Changemanagement: Nachhaltiges Changemanagement im Konte ... / 2.2 Erfolgsfaktor Activity-Based-Working

Für einen pauschalen Ansatz sind die Ansprüche und Bedürfnisse der verschiedenen Menschentypen zu unterschiedlich. Komplexer wird das Ganze noch durch die unterschiedlichen Ansprüche und Bedürfnisse von Tätigkeitsprofilen und Aufgabentypen. Schließlich bewegen wir uns in einem Unternehmenskontext und wollen in unserer Verantwortung neben der Mitarbeitendenzufriedenheit auch die Leistungsperformance im Sinne des Unternehmenserfolges sicherstellen. Gesucht wurde also eine Lösung, die beides unter einem Hut bringt. Der Activity-Based-Working-Ansatz kann genau das leisten.

Hinweis

Was ist Activity-Based-Working?

Der Begriff bezeichnet ein Bürokonzept und eine Organisationsstruktur mit aktivitätsbezogenen Arbeitsplätzen zur Förderung der Leistungsfähigkeit und Kreativität. Das Modell wurde in den 1970er und 1980er Jahren in den USA von den Architekten Phillip Stone and Robert Luchetti entwickelt und zeichnet sich dadurch aus, dass der einzelne Mitarbeiter keinen festen Arbeitsplatz mehr hat und starre Raumstrukturen aufgelöst werden.

OTTO hat diesen Begriff weiterentwickelt und definieret Activity-Based-Working als das Leitprinzip, dort zu arbeiten, wo es für die Aufgabe, das Team und jede einzelne Person am besten ist. Damit ist neben dem Büro auch Orte deutschlandweit und das europäische Ausland gemeint. Aktuell wird das Arbeiten im europäischen Ausland für insgesamt 30 Tage im Kalenderjahr angeboten. Damit werden die Arbeitsumgebungen im Büro mit denen außerhalb des Büros vereint. Dies bezeichnet OTTO als das hybride Arbeitsmodell. Es wird teamspezifisch und partizipativ ausgestaltet. Dazu wurde eine Methodik und Handlungsempfehlung für die Organisation entwickelt.

Um sowohl für das Büro als auch für die gesamtheitliche Ausgestaltung eine Basis zu haben, wurde gemeinsam mit dem Fraunhofer Institut^[1] eine umfassende Befragung im Unternehmen vorgenommen, um die Arbeitstypen (Menschen mit verschiedenen Arbeitsorten und Tätigkeitsprofilen) und konkret die Tätigkeitsprofile (Menschen mit verschiedenen Aufgaben im Büro) zu analysieren (siehe Abb. 1). Nach dieser Analyse ergab sich, dass die Mehrheit der Befragten den Arbeitstyp "Mobiler" 70 % repräsentiert und somit die Möglichkeit hat, remote zu arbeiten. Ein geringerer Anteil von 16 % hat hauptsächlich Aufgaben, die ausschließlich im Büro erledigt werden müssen (Büro Professional), während 14 % eine Mischung aus beiden Arbeitsformen bevorzugen (Hypercrosser).

Abb. 1: Studie OTTO in Zusammenarbeit mit dem Fraunhofer IAO in 2020^[2]

Die genannten Tätigkeitsprofile lassen sich wiederum in 4 Kategorien unterteilen:

1. Communicator: Seine Tätigkeit beinhaltet einen hohen Anteil an Sprecharbeit. Der Alltag ist geprägt durch viele Telefonate und persönliche Besprechungen mit Kolleginnen und Kollegen. Diesen Tätigkeiten geht dieser Mitarbeitende überwiegend am Schreibtisch nach. Einen gewissen Anteil des Arbeitstages verbringt diese Person aber auch noch mit konzentrierter Einzelarbeit. Beispiel: Teamarbeiterin/Teamarbeiter oder Disponentin/Disponent.
2. Thinker: Er verbringt einen großen Teil der Arbeitszeit mit konzentrierter Einzelarbeit am Schreibtisch. Gelegentlich hat dieser Mitarbeitende auch Besprechungen oder Telefonate mit Kolleginnen und Kollegen, diese spielen für den Thinker jedoch eher eine untergeordnete Rolle. Beispiel: Business Analystin/Analyst oder Juristin/Jurist.
3. Networker: Sein Arbeitstag ist geprägt von zahlreichen spontanen, aber auch geplanten Besprechungen und von ständigem intensivem Austausch mit Kolleginnen und Kollegen. Hier spielt die konzentrierte Einzelarbeit eher eine untergeordnete Rolle. Beispiel: Projektleiterin/Projektleiter oder Führungskraft.
4. Hands-On: Er arbeitet überwiegend im Büro. Arbeitsphasen außerhalb des Bürogebäudes sind eher selten, da diese Arbeit schwerer digitalisiert werden kann. Der Schwerpunkt liegt in der Arbeit mit Gegenständen und Mustern am Arbeitsplatz. Beispiel: Betriebsärztinnen/Betriebsärzte, Kantinenmitarbeitende.

Die folgende Darstellung verdeutlicht die Verteilung der Arbeitstypen im Unternehmen (siehe Abb. 2):

Abb. 2: Studie OTTO in Zusammenarbeit mit dem Fraunhofer IAO in 2020^[3]

Der klare Fokus des Büros liegt auf kollaborativem Arbeiten, Gemeinschaftlichkeit und Vernetzung. Es ist zudem der Anker für Identifikation mit den Unternehmenswerten und der Unternehmenskultur. Neben dem klassischen Arbeiten am Schreibtisch-Arbeitsplatz werden unterschiedliche Arbeitsmöglichkeiten für das aktivitätenbasierte Arbeiten angeboten, sodass die Kolleginnen und Kollegen je nach Tätigkeit entscheiden, welcher Arbeitsort und welche Arbeitsmethode zur Erfüllung eben dieser Aktivität am sinnvollsten ist.

Daneben ist es aber auch ganz wichtig, Raum für Ruhe zu schaffen. Die Bibliotheksräume bieten Arbeitsplatzsituationen für konzentrierte Einzelarbeit beziehungsweise für Stillarbeit. Darüber hinaus gibt es klassischerweise Meetingräume mit Technik für eine hybride Zusammenarbeit, Think Tanks und Projektgaragen. Für den spontanen Austausc...