Fachbeiträge & Kommentare zu Aufbewahrungsfrist

Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden, z. B. Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat. Eine Umwandlung in ein anderes Format ist dann zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden.mehr

Das MuSchG sieht verschiedene Mitteilungs- und Dokumentationspflichten des Arbeitgebers betreffend schwangere und stillende Arbeitnehmerinnen vor.[1] Unterlagen aus denen die Namen der beschäftigten schwangeren oder stillenden Frauen, die Art und der zeitliche Umfang ihrer Beschäftigung, die Entgelte, die an sie gezahlt worden sind, die Ergebnisse der mutterschutzrechtlichen...mehr

Der Steuerpflichtige muss die Finanzbehörde bei dem Datenzugriff aktiv unterstützen.[1] Dabei entstehende Kosten hat der Steuerpflichtige selbst zu tragen.[2] Eine Kostenübernahme durch die Finanzverwaltung erfolgt nicht. Wichtig Vorsicht bei Daten, die dem Berufsgeheimnis unterliegen Eine Außenprüfung umfasst das Recht der Finanzverwaltung, die Überlassung der gespeicherten U...mehr

Der Arbeitgeber ist gut beraten, auch ohne gesetzliche Verpflichtung, bestimmte Personalunterlagen so lange aufzubewahren, wie noch mit Ansprüchen des Arbeitnehmers zu rechnen ist. Damit ist grundsätzlich bis zum Ablauf der einschlägigen Verjährungsfristen zu rechnen, soweit nicht kürzere arbeitsvertragliche oder tarifvertragliche Ausschlussfristen gelten. Die Verjährungsfri...mehr

Die Finanzbehörde hat das Recht, die mithilfe eines Datenverarbeitungssystems (DV-System) erstellten und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen durch Datenzugriff zu prüfen.[1] Wichtig Datenzugriff nur während der Außenprüfung Das Recht auf Datenzugriff steht der Finanzbehörde nur im Rahmen steuerlicher Außenprüfungen zu. Durch die Regelungen zum Datenzugriff wird der sachliche Um...mehr

Die Höhe der Rückstellung in der Steuerbilanz darf den zulässigen Ansatz in der Handelsbilanz nicht überschreiten.[1] Der BFH hat diese Auffassung mit Urteil vom 11.10.2012 bestätigt.[2] Praxis-Beispiel Berechnung der Rückstellung für die Aufbewahrung in digitaler Form Der Einzelunternehmer bewahrt seine Geschäftsunterlagen in digitaler Form am Arbeitsplatz des Büromitarbeiter...mehr

Problemüberblick Im Fall will ein Wohnungseigentümer die Einsichtnahme in die nach seiner Ansicht vorhandenen Originale der Verwaltungsunterlagen erzwingen. Auf ihm übersandte Kopien will er sich nicht einlassen. Bei der Einsichtnahme will er sich begleiten lassen. Originale und Durchführung der Einsichtnahme Wie vom LG entschieden, hat der Einsichtsberechtigte das Recht, die O...mehr

Im Rahmen der Einrichtung und Nutzung von Hinweisgeberschutzsystemen werden zahlreiche Daten verarbeitet. Insoweit sind die Meldestellen befugt, personenbezogene Daten zu verarbeiten, wenn dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist; dies gilt auch für die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten abweichend von Art. 9 DSGVO. Hierzu zählen z. B. Daten,...mehr

Steuerpflichtige, die Überschusseinkünfte von mehr als 500.000 EUR im Kalenderjahr erzielen, haben die Aufzeichnungen und Unterlagen über die den Überschusseinkünften zu Grunde liegenden Einnahmen und Werbungskosten 6 Jahre aufzubewahren. In § 147a Abs. 1 AO soll der für die Aufbewahrungspflicht für Überschusseinkünfte maßgebliche Schwellenwert von derzeit 500.000 EUR auf 75...mehr

Der Arbeitgeber muss die Lohnunterlagen, die Beitragsabrechnungen und Beitragsnachweise sowie die Bescheinigungen für den Arbeitnehmer bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres aufbewahren.[1] 6-jährige Aufbewahrungsfrist Das Einkommensteuergesetz sieht für Lohnkonten eine eigene Aufbewahrungsfrist vor.[2] Der Aufbewahrungszeitraum beträgt 6 Ja...mehr

Der Behandelnde ist verpflichtet, zum Zweck der Dokumentation im unmittelbaren zeitlichen Zusammenhang mit der Behandlung eine Patientenakte in Papierform oder elektronisch zu führen. Patientenakten sind vollständig und sorgfältig zu führen. Fehlt die Dokumentation oder ist sie unvollständig, wird im Prozess (z. B. zur Klärung eines Behandlungsfehlers) zulasten des Behandeln...mehr

Weitere Änderungen, die sich im HGB niederschlagen werden, sind angekündigt, ohne dass zum Zeitpunkt der Erstellung dieser Ausarbeitung absehbar war, ob und wann sie umgesetzt werden. Insofern seien sie an dieser Stellung nur kurz erwähnt: Die Merkmale für die Unternehmensgrößenklassen nach HGB (§ 267 HGB und § 267a HGB) sollen angehoben werden (bis auf die Mitarbeiterzahl). ...mehr

Rz. 31 Gelegentliche Fahrzeuglieferer i. S. d. § 2a UStG sind zur Ausstellung von Rechnungen verpflichtet, in denen auf die Steuerfreiheit der Lieferung hingewiesen wird. Die Rechnungen müssen spätestens bis zum 15. Tag des auf den Verkauf folgenden Monats ausgestellt werden.[1] Die gelegentlichen Fahrzeuglieferer haben von diesen Rechnungen ein Doppel zehn Jahre lang aufzub...mehr

Von jeder Sitzung ist eine Niederschrift (Protokoll) anzufertigen. Dies dient zum einen der Dokumentation der Sitzung, zum anderen auch der Information der nicht anwesenden Mitglieder. Das Protokoll muss Ort, Tag und Beginn und Ende der Sitzung, den Wortlaut der Beschlüsse und die Stimmenmehrheit, mit der sie gefasst wurden, enthalten. Sie muss ferner unterschrieben sein, und...mehr

Rz. 1070 Solange der Unternehmer keiner gesetzlichen Buchführungspflicht (§ 238 HGB; §§ 140, 141 AO, auch ausländische Vorschriften lt. BFH, Urteil v. 20.4.2021, IV R 3/20, BFH/NV 2021 S. 1256) unterliegt oder nicht freiwillig Bücher führt und Abschlüsse erstellt, kann er zwischen der Einnahmenüberschussrechnung und der Buchführung wählen und somit auch freiwillig Bücher füh...mehr

Rz. 18 Die gesetzliche Dokumentationspflicht hat folgende Voraussetzungen und Zielsetzungen: Grundlage ist der konkrete Arbeitsplatz und die konkrete Tätigkeit der Frau vor dem Hintergrund einer abstrakt möglichen Gefährdungslage durch die Ausübung der Tätigkeit, den Arbeitsplatz oder die Arbeitsumgebung. Dazu zählen die Arbeitsmaterialien, Werkzeuge, Arbeitsschritte, aber au...mehr

Führt der Anwalt eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person (z. B. GmbH, AG) aus, muss er innerhalb von sechs Monaten nach Ausführen der Leistung eine Rechnung ausstellen.[1] Der Leistungsempfänger hat in diesen Fällen einen zivilrechtlichen Anspruch auf die Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer, den er notfalls auch e...mehr

Die steuerliche Aufbewahrungsfrist beginnt[1] am Schluss des Kalenderjahres, in welchem die Bilanz aufgestellt wurde, das Inventar aufgestellt wurde, die letzte Eintragung im Geschäftsbuch vorgenommen wurde, die Aufzeichnungen gemacht worden sind, die Unterlagen entstanden sind, der Geschäfts- oder Handelsbrief eingegangen ist, der Geschäfts- oder Handelsbrief versandt worden ist. D...mehr

Gem. § 147 AO müssen folgende Unterlagen aufbewahrt werden: Bücher und Aufzeichnungen (Aufbewahrungsfrist 10 Jahre),[1] Inventare (Aufbewahrungsfrist 10 Jahre),[2] Jahresabschlüsse, Lageberichte (Aufbewahrungsfrist 10 Jahre),[3] die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen (Aufbewahrungsfrist 10 Jahre...mehr

Für eine Ordnungsmäßigkeit muss die Buchführung einige formelle Vorgaben erfüllen, die im Folgenden näher dargestellt werden. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit [1] Die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit beinhaltet folgende Punkte: Belegprinzip, d. h. zu jeder Buchung muss es einen entsprechenden Beleg geben. Ein sachverständiger Dritter muss sich innerhalb angemessener...mehr

1 Allgemeines Rz. 1 § 24 PStTG dient der Umsetzung von Anhang V, Abschn. IV, Unterabschn. B, Nr. 1 der Amtshilferichtlinie.[1] Rz. 2 In § 24 PStTG werden umfangreiche Aufzeichnungspflichten und Aufbewahrungsfristen kodifiziert, um eine nachträgliche Überprüfung der Pflichterfüllung durch die Finanzverwaltung sicherzustellen.[2] Rz. 3 Hinweis Praxishinweis[3]: Ein Testat über di...mehr

Rz. 10 Die vom Plattformbetreiber nach § 24 Abs. 1 PStTG zu erstellenden umfangreichen Aufzeichnungen sind für die Dauer von 10 Jahren aufzubewahren. Die Aufzeichnungen nach § 24 Abs. 1 Nrn. 2 bis 5 sind nach Ablauf dieser Frist zu löschen. Die Frist zur Aufbewahrung beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Aufzeichnungen erstellt worden sind.mehr

Rz. 1 § 24 PStTG dient der Umsetzung von Anhang V, Abschn. IV, Unterabschn. B, Nr. 1 der Amtshilferichtlinie.[1] Rz. 2 In § 24 PStTG werden umfangreiche Aufzeichnungspflichten und Aufbewahrungsfristen kodifiziert, um eine nachträgliche Überprüfung der Pflichterfüllung durch die Finanzverwaltung sicherzustellen.[2] Rz. 3 Hinweis Praxishinweis[3]: Ein Testat über die Erfüllung d...mehr

Tz. 111 Stand: EL 134 – ET: 11/2023 Steuerbegünstigte Vereine haben die Vereinnahmung von Zuwendungen (Spenden, Beiträge usw.) und ihre zweckentsprechende Verwendung ordnungsgemäß aufzuzeichnen. Auch müssen sie ein Doppel der ausgestellten Zuwendungsbestätigungen aufbewahren (§ 50 Abs. 4 EStDV, Anhang 11). Bei Sachzuwendungen und Verzicht auf Erstattungsansprüche müssen sich a...mehr

Die Entgeltunterlagen sind bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren.[1] Die Aufbewahrungsfristen für die Unterlagen des Rechnungswesens ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO). Es gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 bzw. 6 Jahren.[2] Die Prüfmitteilungen sind vom Arbeitgeber bis zur näch...mehr

Eine elektronische Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 Satz 8 UStG eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Bei einer elektronischen Rechnung muss neben den Pflichtangaben einer Rechnung gem. § 14 Abs. 4 UStG beachtet werden, dass der Rechnungsempfänger damit einverstanden ist, dass er die Rechnung in elektronischer Form erhält; die Echtheit d...mehr

Erbringt ein Unternehmen steuerpflichtige Leistungen an einen anderen Unternehmer, kann dieser für die Abschlagszahlungen die Ausstellung einer Rechnung mit gesondertem Steuerausweis verlangen. Die Abschlagsrechnungen sind hinsichtlich des gesonderten Umsatzsteuerausweises wie normale Rechnungen auszustellen. Wichtig hierbei: Aus der Rechnung muss eindeutig hervorgehen, dass ...mehr

Problemüberblick Im Fall verlangt ein Wohnungseigentümer Einsicht in die Originale der Verwaltungsunterlagen. Das LG gibt ihm diesen Anspruch. Zu Recht. Originale der Verwaltungsunterlagen Der Einsichtsberechtigte hat das Recht, die Originale der Verwaltungsunterlagen einzusehen. Allerdings ist vorstellbar, dass die Originalbelege nur digital vorliegen. Nach herrschender Meinun...mehr

1 Überblick Rz. 1 Die handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten des § 257 HGB sind im Zusammenhang mit den Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten nach § 238 HGB zu sehen. Den Aufbewahrungsvorschriften kommen insb. Dokumentations- und Beweissicherungsfunktionen zu. Für die mit der Aufbewahrung verbundenen Aufwendungen sind Rückstellungen zu bilden (§ 249 Rz 210).[1] Rz. 2 Adr...mehr

Rz. 27 Die handelsrechtliche Aufbewahrungsfrist beträgt zehn oder sechs Jahre. Die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gilt für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB, Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen, Buchungsbelege. Die Aufbewahrungsfrist von s...mehr

Rz. 30 Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kj., in dem die letzte Eintragung in den Büchern, die Erstellung des Inventars, die Versendung bzw. der Erhalt von Handelsbriefen oder Feststellung des Jahresabschlusses oder die Erstellung des Buchungsbelegs erfolgt.[1] Es kommt also nicht auf ein evtl. abweichendes Gj an. Durch diese Regelung verlängert sich die Auf...mehr

Rz. 56 Abs. 4 Satz 2 schreibt für auf Datenträgern geführten Büchern (Rz 39 f.) vor, dass die geführten Handelsbücher während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und innerhalb einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden können. Rz. 57 Eine gleichlautende Vorschrift enthält § 257 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 HGB, der eine Archivierung auf Bild- oder Datenträgern nur dann er...mehr

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Rz. 7 Die Beweismittelvorlagepflicht nach § 258 Abs. 1 HGB beschränkt sich ausschl. auf Handelsbücher eines streitenden Kaufmanns.[1] Diesem Handelsbücherbegriff liegt das gleiche Verständnis wie in den §§ 238, 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB zugrunde. Darunter fallen das Grundbuch, das Hauptbuch und die Nebenbücher (vgl. weiterführend, insb. zur strittigen Klassifizierung von Warenein...mehr

Rz. 2 § 261 HGB konstituiert keine Vorlagepflichten für Kaufleute. Die Vorschrift setzt diese voraus (Rz 3). Die Pflichten und Rechte aus § 261 HGB beziehen sich nur auf solche vorzulegenden Unterlagen, die beim Kaufmann ausschl. auf einem Bild- oder Datenträger und nicht in anderer Form, insb. auf Papier, vorliegen. Von den nach § 257 Abs. 1 HGB aufzubewahrenden Unterlagen ...mehr

Rz. 16 Trotz der Fülle an Vorgaben in § 257 HGB verbleiben Zweifelsfälle. Unklar ist etwa, wie lange Prüfungsberichte des AP und Vorstands- bzw. Aufsichtsratsprotokolle aufbewahrungspflichtig sind. Stellt man auf ihre Bedeutung für das Verständnis der Geschäftsvorfälle und/oder des Jahresabschlusses ab, so ist eine Aufbewahrung von zehn Jahren nahe liegend.[1] Auch die Aufbe...mehr

Rz. 67 § 238 Abs. 2 HGB schreibt die Zurückbehaltung einer Kopie der abgesandten Handelsbriefe vor. An diese Vorschrift zur Zurückbehaltung knüpfen die Aufbewahrungsfristen des § 257 HGB an (§ 257 Rz 8). Zum Begriff Handelsbrief vgl. § 257 Rz 13. Zum Begriff vollständige Kopie bzw. zur Aufbewahrung auf Datenträgern vgl. § 257 Rz 17 ff.mehr

Rz. 39 Die Buchführung auf Datenträgern ist nach § 239 Abs. 4 HGB zulässig; als Datenträger kommen infrage: Mikrofilm oder andere Bildträger und EDV-Datenträger. Rz. 40 Bei der Mikrofilm-Buchführung erfolgt die Dokumentation der Buchführung nicht in Papierform, sondern auf Mikrofilm; diese Form der Buchführung spielt in der heutigen Praxis keine wesentliche Rolle mehr. Rz. 41 Be...mehr

Rz. 35 Ist die Aufbewahrungsfrist abgelaufen, können die Unterlagen grds. vernichtet werden, ohne dass hieraus nachteilige Konsequenzen (weder handels- noch steuerrechtlich) resultieren. Dies gilt jedoch nur im Hinblick auf § 257 HGB bzw. § 147 AO. Sofern nach anderen Vorschriften eine längere Aufbewahrung geboten ist oder die Fristen anders berechnet werden, verbleibt es hi...mehr

Rz. 1 Die handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten des § 257 HGB sind im Zusammenhang mit den Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten nach § 238 HGB zu sehen. Den Aufbewahrungsvorschriften kommen insb. Dokumentations- und Beweissicherungsfunktionen zu. Für die mit der Aufbewahrung verbundenen Aufwendungen sind Rückstellungen zu bilden (§ 249 Rz 210).[1] Rz. 2 Adressaten von...mehr

Rz. 14 Der nach § 299 Abs. 2 Satz 2 HGB aufzustellende Zwischenabschluss dient ausschl. als Grundlage für die Aufstellung des Konzernabschlusses. [1] Durch den Zwischenabschluss ist es möglich, für den Zeitraum des Konzern-Gj die Daten des TU mit abweichendem Stichtag des Einzelabschlusses in den Konzernabschluss einzubeziehen. Bei der Aufstellung des Zwischenabschlusses ist ...mehr

Rz. 174d Gem. des mit dem durch das JStG 2022[1] mWv 1.1.2024 eingeführten § 22g Abs. 6 UStG (Rz. 17) hat der Zahlungsdienstleister die Aufzeichnungen i. S. d. § 22g Abs. 1 S. 1 UStG in elektronischer Form für einen Zeitraum von drei Kalenderjahren nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Zahlung ausgeführt wurde, aufzubewahren. Rz. 174e Tatsächlich gibt es auch zu dieser "...mehr

Rz. 130 Der objektive Tatbestand des § 26a Abs. 2 Nr. 3 UStG wird verwirklicht, wenn ein bestimmter Empfänger einer Leistung entgegen § 14b Abs. 1 S. 5 UStG eine dort bezeichnete Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage nicht oder nicht mindestens zwei Jahre aufbewahrt wird. Diese Regelung hat folgenden Wortlaut: Zitat 5 In den Fällen des § 14 Abs...mehr

Rz. 200 Das Umsatzsteuerrecht kennt als belegmäßigen Nachweis einer innergemeinschaftlichen Lieferung nur den Verbringungsnachweis und den Be- oder Verarbeitungsnachweis. Wie die Nachweise im Einzelnen zu führen sind, ist in der UStDV geregelt, und zwar a. die Gelangensvermutung (§ 17a UStDV; Rz. 207ff.), b. der Verbringungsnachweis (§ 17b Abs. 2 und 3 UStDV; Rz. 221), in Beför...mehr

Der schon bestehende Katalog an Ordnungswidrigkeiten wird dahingehend erweitert, dass nun auch ein vorsätzlicher oder leichtfertiger Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht wie auch gegen die Aufbewahrungsfrist des § 147 Abs. 1 AO eine Ordnungswidrigkeit darstellt.[1] Dies betrifft einmal die elementaren, für 10 Jahre aufzubewahrenden Unterlagen und Dokumente wie Jahresabschl...mehr

Künftige Aufwendungen aus der Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten für Geschäftsunterlagen (§ 257 HGB, § 147 AO) führen zur Rückstellungspflicht. Die Bewertungsvorgaben (künftige Kosten- und Preisverhältnisse, Abzinsung) sind zu beachten.[1] Steuerlich besteht ebenfalls Rückstellungspflicht, allerdings gelten hier andere Bewertungsvorgaben.[2] Praxis-Beispiel[3] Die ...mehr

Rz. 1348 [Autor/Stand] Die Bauabzugsteuer wurde mit dem Gesetz zur Eindämmung illegaler Betätigung im Baugewerbe (EIBE) vom 30.8.2001[2] mit Wirkung zum 1.1.2002 eingeführt und ist in den §§ 48–48d EStG geregelt. Siehe näher dazu § 380 Rz. 29.1 ff. Rz. 1348.1 [Autor/Stand] Ziel des Gesetzes war es, die Schwarzarbeit zu bekämpfen und Steueransprüche des deutschen Fiskus bei Ba...mehr

Die für die Gefährdungsbeurteilung notwendigen Informationen zum Gefahrstoff erhält der Arbeitgeber aus dem Sicherheitsdatenblatt, weiteren Informationen des Herstellers, der Kennzeichnung, anderen ohne weiteres zugänglichen Quellen. Achtung Aufbewahrungsfrist von Sicherheitsdatenblättern Die Aufbewahrungsfrist von Sicherheitsdatenblättern, die im Zusammenhang mit der Erstellung d...mehr

Unter Bezugnahme auf das Ergebnis der Erörterung mit den Vertretern der obersten Finanzbehörden der Länder gilt für die Prüfung der Einkunftsabgrenzung zwischen international verbundenen Unternehmen in Bezug auf Ermittlungs- und Mitwirkungspflichten, Berichtigungen sowie auf Verständigungs- und EU-Schiedsverfahren Folgendes: Inhaltsangabemehr

Unter Bezugnahme auf das Ergebnis der Erörterung mit den Vertretern der obersten Finanzbehörden der Länder gilt für die Prüfung der Einkunftsabgrenzung zwischen international verbundenen Unternehmen in Bezug auf Mitwirkungspflichten sowie Schätzung von Besteuerungsgrundlagen und Zuschlägen Folgendes:mehr