Fachbeiträge & Kommentare zu Aufbewahrungsfrist

Rz. 25 Der Arbeitgeber muss die in § 27 Abs. 3 genannten Unterlagen gem. § 27 Abs. 4 mindestens bis zum Ablauf von 2 Jahren nach der letzten Eintragung aufbewahren. Diese Aufbewahrungspflicht versetzt die Aufsichtsbehörde in die Lage, die Einhaltung der Vorgaben des MuSchG auch noch im Nachhinein prüfen zu können. Rz. 26 Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit der letzten i. S. d....mehr

Aufzeichnungen der Arbeitszeit fallen unter den Begriff der personenbezogenen Daten i. S. d. Art. 4 Nr. 1 DSGVO. Darunter sind alle Informationen zu verstehen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, was bei Arbeitszeiten, die einem konkreten Arbeitnehmer zugeordnet sind, der Fall ist. Datenschutzrechtlicher Erlaubnistatbestand für d...mehr

Rz. 3 Abs. 1 erlegt Arbeitgebern umfassende Pflichten im Zusammenhang mit Kug und Wintergeld auf. Dies überrascht, soweit das aus Beitragsmitteln finanzierte Kug betroffen ist, und leuchtet beim Wintergeld ein, das durch eine Umlage der Arbeitgeber aufgebracht wird (vgl. Komm. zu § 102 (ab 1.4.2012), §§ 354 ff.). Die Regelung gilt auch für das Saison-Kug. Für das Transfer-Ku...mehr

Rz. 37 Die Arbeitszeitaufzeichnungen sind mindestens 2 Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren, d. h. die 2-Jahres-Pflicht läuft ab dem 7. Tag nach der Arbeitsleistung, dem Tag bis zu dem die Arbeitszeit aufgezeichnet sein muss. Die Berechnung der Aufbewahrungsfrist richtet sich nach den §§ 186 ff. BGB. Für den Beginn der Aufbewahrung...mehr

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Soweit Lohnunterlagen auch für die betriebliche Gewinnermittlung von Bedeutung sind, verlängert sich die Aufbewahrungsfrist auf 10 Jahre.[1] Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt insbesondere für Lohnlisten und Lohnsteuerunterlagen, Jahresabschlüsse und Jahresabschlusserläuterungen, Buchungsbelege und Buchführungsunterlagen, Inventarlisten und Inventurunterlagen.mehr

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1.1 Lohnkonten Für Lohnkonten gilt ein Aufbewahrungszeitraum von 6 Jahren.[1] Für die Fristberechnung ist dabei auf den Beginn des Kalenderjahres abzustellen, das auf die zuletzt eingetragene Entgeltzahlung folgt. Dasselbe gilt für die Sammelkonten, wenn der Arbeitgeber auf die Führung von Einzelkonten verzichtet, weil der Arbeitslohn pauschal versteuert wird. Die Lohnbuchhal...mehr

Rz. 4 Die Vorschrift entspricht § 83 Abs. 3 S. 1 und 2 GBV. Die Protokolldaten sind nach Ablauf des folgenden Kalenderjahres zu löschen. Besonderheiten bestehen bei Auskunft nach Abs. 3 an Strafverfolgungsbehörden.mehr

5.1 Aufbewahrungsfristen für Lohnunterlagenmehr

Für alle übrigen für den Lohnsteuerabzug bedeutsamen Unterlagen gilt nach der Abgabenordnung ebenfalls eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren.[1] Hierunter fallen z. B. Freistellungsbescheinigungen, Reisekostenabrechnungen, Fahrtenbücher, Rechnungsbelege über Auslagenersatz oder Arbeitszeitlisten u. a.mehr

Die Aufbewahrungsfristen für die Aufzeichnungen und Unterlagen im Zusammenhang mit der betrieblichen Altersversorgung richten sich nach den für Lohnsteuerzwecke bestehenden allgemeinen Aufbewahrungsbestimmungen und betragen hiernach 6 Jahre. [1]mehr

Die Unterlagen müssen während der Dauer der Aufbewahrungspflicht verfügbar sein und jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden können. Wer die aufbewahrten Unterlagen nur in Form von Datenträgern vorlegen kann, ist verpflichtet, auf seine Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die zur Lesbarkeit der Daten erforderlich sind (z. B. Compu...mehr

Rz. 5 Die historisch komplex geregelte Protokollierungspflicht wurde durch die Verordnung vom 10.2.1999[3] wesentlich vereinfacht, in § 83 Abs. 2 GBV wurden die Sätze 3–5 eingefügt, der bisherige Satz 3 wurde zu Satz 6, Abs. 3 S. 2 wurde eingefügt, der bisherige Satz 2 wurde Satz 3 mit ERVGBG von 2009.[4] Mit dem DaBaGG[5] wurden die Fristen für die Aufbewahrung von Protokol...mehr

Rz. 413 Die notarielle Urkunde sollte dieses Verfahren auch dokumentieren. Empfehlenswert ist es also, den Entwurfsversand und die Besprechungen ebenso in der Urkunde festzuhalten wie die anwaltliche Vertretung. Zudem sollten die Nebenakten nach § 5 Abs. 4 DONot mit einem Vermerk über eine längere Aufbewahrungsfrist versehen werden. Dokumentieren sollten die Notare auch die z...mehr

Für Lohnkonten gilt ein Aufbewahrungszeitraum von 6 Jahren.[1] Für die Fristberechnung ist dabei auf den Beginn des Kalenderjahres abzustellen, das auf die zuletzt eingetragene Entgeltzahlung folgt. Dasselbe gilt für die Sammelkonten, wenn der Arbeitgeber auf die Führung von Einzelkonten verzichtet, weil der Arbeitslohn pauschal versteuert wird. Die Lohnbuchhaltung für das J...mehr

a) Zur Erhaltung der Übersichtlichkeit sind Schriftstücke von vorübergehender Bedeutung zu separat geführten Sonderheften zu nehmen. Hierfür kommen insbesondere in Betracht: aa) den Geschäftsgang betreffende Schriftstücke, soweit sie nicht Erklärungen von selbstständiger Bedeutung enthalten, bb) unbrauchbar gemachte Hypothekenbriefe oder dazugehörige Schuldurkunden, die dem Be...mehr

Soweit als Ersatz für die elektronische Lohnsteuerkarte ein Papierverfahren[1] vorgesehen ist (z. B. für Arbeitnehmer mit falschem ELStAM-Datensatz oder übergangsweise noch für Steuerpflichtige mit Auslandsbezug), gelten die hierfür verfassten Regelungen.[2] Aufbewahrungsfrist nur bis zum Ende des Kalenderjahres bzw. bis zum Austritt Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Beson...mehr

Um die Meldungen überprüfbar zu machen, haben die abgabepflichtigen Unternehmen fortlaufende Aufzeichnungen über die an Künstler/Publizisten gezahlten abgabepflichtigen Entgelte zu führen.[1] Dabei ist das Zustandekommen der Ergebnisse des Meldebogens mit den zugrunde liegenden Unterlagen (Buchhaltung, Belege etc.) nachprüfbar darzustellen. Die abgabepflichtigen Entgelte müss...mehr

Rz. 86 Nach § 257 Abs. 1 HGB müssen die bilanzierungspflichtigen Unternehmen Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte einschließlich der zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, empfangene Handelsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe un...mehr

Sachverhalt Zum 31.12. soll das Archiv mit den alten Unterlagen der Entgeltabrechnung geräumt werden. Welche Unterlagen sind 6 bzw. 10 Jahre aufzubewahren? Ergebnis Lohnkonten sowie alle mit der Abrechnung relevanten Belege und Bescheinigungen sind 6 Jahre lang aufzubewahren. Unterlagen, die für den Jahresabschluss relevant sind, wie Lohnjournale und Buchungsbelege müssen 10 Ja...mehr

Begriff Der Arbeitgeber hat sowohl im Arbeits- als auch im Steuer- und Sozialversicherungsrecht bestimmte Unterlagen und Daten für eine bestimmte Zeit aufzubewahren, um in dieser Zeit einen Zugriff darauf sicherzustellen. Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung Arbeitsrecht: Im Arbeitsrecht gibt es in § 16 Abs. 2 ArbZG eine gesetzliche Pflicht, die über die werktägliche Arbe...mehr

Sachverhalt Der Arbeitgeber muss in jedem Jahr für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto führen. Dazu ist er nach § 41 EStG verpflichtet. Wie lange müssen die Lohnkonten des Jahres 2024 aufbewahrt werden? Ergebnis Die Lohnkonten sowie alle mit der Abrechnung relevanten Belege und Bescheinigungen müssen 6 Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Kalenderjahr, das auf die z...mehr

Rz. 251 Die unterlassene oder nicht vollständige Führung der Handelsbücher, zu deren Führung die Geschäftsführung gesetzlich verpflichtet ist, oder die nicht ordnungsgemäße Aufbewahrung oder Vernichtung der Handelsbücher oder sonstiger Unterlagen vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen können in der Krise des Unternehmens zur Straftat werden. Rz. 252 Praxishinweis Zu...mehr

Seit der Geltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) müssen Unternehmen in der Datenschutzerklärung (auch) Angaben zu den jeweils erhobenen sowie verarbeiteten Daten der Nutzer nebst Rechtsgrundlage machen. Dies ergibt sich aus Art. 13 und Art. 14 DSVGO. Hierzu gehören auch Informationen über die Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden, oder, falls ...mehr

Rz. 8 § 80 Abs. 1 S. 2 GBV, angefügt mit dem 2. EDVGB-ÄndV,[11] greift § 133 Abs. 6 GBO insoweit auf, als die abgerufenen Daten nur zu dem Zweck verwendet werden dürfen, zu dem sie übermittelt wurden. Die Bezugnahme auf "personenbezogene Daten" fehlt in § 80 S. 3 GBV, jedoch geht aus der Begründung des Verordnungsgebers hervor, dass mit der Vorschrift das in §§ 133 Abs. 6 GB...mehr

Rz. 8 Nähere Vorschriften über die Behandlung des Protokolls enthält die Vorschrift nicht mehr. Das Protokoll muss nunmehr nur noch für Stichprobenverfahren durch die aufsichtsführenden Stellen bereitgehalten werden. Neben Zwecken der Überprüfung dient es nunmehr ausdrücklich auch der Kostenberechnung. Rz. 9 Die Ausgestaltung des in § 133 Abs. 5 S. 2 GBO angelegten Verfahrens...mehr

Rz. 248 Wenn der Schuldner bei Überschuldung oder drohender oder eingetretener Zahlungsunfähigkeit Bestandteile seines Vermögens, die für den Fall der Insolvenzeröffnung zur Insolvenzmasse gehören, beiseiteschafft oder verheimlicht, wenn er Waren oder Wertpapiere auf Kredit beschafft und sie oder die aus diesen Waren hergestellten Sachen erheblich unter ihrem Wert in eine de...mehr

Im Grundsatz ist es eine freie Entscheidung des Unternehmens , wie es Beiträge zum Klima- und Umweltziele umsetzen möchte. Der betriebliche Umweltschutz ist zwar mit dem Betriebsrat zu diskutieren. §§ 88 Nr. 1a, 89 BetrVG sind jedoch nicht als Mitbestimmung, sondern als Beratungs- und Unterrichtungsrechte ausgestaltet. Den Arbeitnehmervertretern steht aber kein generelles umw...mehr

Problemüberblick Im Fall will ein Wohnungseigentümer die Einsichtnahme in die nach seiner Ansicht vorhandenen Originale der Verwaltungsunterlagen erzwingen. Auf ihm übersandte Kopien will er sich nicht einlassen. Bei der Einsichtnahme will er sich begleiten lassen. Originale und Durchführung der Einsichtnahme Wie vom LG entschieden, hat der Einsichtsberechtigte das Recht, die O...mehr

Im Rahmen der Einrichtung und Nutzung von Hinweisgeberschutzsystemen werden zahlreiche Daten verarbeitet. Insoweit sind die Meldestellen befugt, personenbezogene Daten zu verarbeiten, wenn dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist; dies gilt auch für die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten abweichend von Art. 9 DSGVO. Hierzu zählen z. B. Daten,...mehr

Steuerpflichtige, die Überschusseinkünfte von mehr als 500.000 EUR im Kalenderjahr erzielen, haben die Aufzeichnungen und Unterlagen über die den Überschusseinkünften zu Grunde liegenden Einnahmen und Werbungskosten 6 Jahre aufzubewahren. In § 147a Abs. 1 AO soll der für die Aufbewahrungspflicht für Überschusseinkünfte maßgebliche Schwellenwert von derzeit 500.000 EUR auf 75...mehr

Der Arbeitgeber muss die Lohnunterlagen, die Beitragsabrechnungen und Beitragsnachweise sowie die Bescheinigungen für den Arbeitnehmer bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres aufbewahren.[1] 6-jährige Aufbewahrungsfrist Das Einkommensteuergesetz sieht für Lohnkonten eine eigene Aufbewahrungsfrist vor.[2] Der Aufbewahrungszeitraum beträgt 6 Ja...mehr

Der Behandelnde ist verpflichtet, zum Zweck der Dokumentation im unmittelbaren zeitlichen Zusammenhang mit der Behandlung eine Patientenakte in Papierform oder elektronisch zu führen. Patientenakten sind vollständig und sorgfältig zu führen. Fehlt die Dokumentation oder ist sie unvollständig, wird im Prozess (z. B. zur Klärung eines Behandlungsfehlers) zulasten des Behandeln...mehr

Weitere Änderungen, die sich im HGB niederschlagen werden, sind angekündigt, ohne dass zum Zeitpunkt der Erstellung dieser Ausarbeitung absehbar war, ob und wann sie umgesetzt werden. Insofern seien sie an dieser Stellung nur kurz erwähnt: Die Merkmale für die Unternehmensgrößenklassen nach HGB (§ 267 HGB und § 267a HGB) sollen angehoben werden (bis auf die Mitarbeiterzahl). ...mehr

Rz. 31 Gelegentliche Fahrzeuglieferer i. S. d. § 2a UStG sind zur Ausstellung von Rechnungen verpflichtet, in denen auf die Steuerfreiheit der Lieferung hingewiesen wird. Die Rechnungen müssen spätestens bis zum 15. Tag des auf den Verkauf folgenden Monats ausgestellt werden.[1] Die gelegentlichen Fahrzeuglieferer haben von diesen Rechnungen ein Doppel zehn Jahre lang aufzub...mehr

Von jeder Sitzung ist eine Niederschrift (Protokoll) anzufertigen. Dies dient zum einen der Dokumentation der Sitzung, zum anderen auch der Information der nicht anwesenden Mitglieder. Das Protokoll muss Ort, Tag und Beginn und Ende der Sitzung, den Wortlaut der Beschlüsse und die Stimmenmehrheit, mit der sie gefasst wurden, enthalten. Sie muss ferner unterschrieben sein, und...mehr

Rz. 1070 Solange der Unternehmer keiner gesetzlichen Buchführungspflicht (§ 238 HGB; §§ 140, 141 AO, auch ausländische Vorschriften lt. BFH, Urteil v. 20.4.2021, IV R 3/20, BFH/NV 2021 S. 1256) unterliegt oder nicht freiwillig Bücher führt und Abschlüsse erstellt, kann er zwischen der Einnahmenüberschussrechnung und der Buchführung wählen und somit auch freiwillig Bücher füh...mehr

Rz. 18 Die gesetzliche Dokumentationspflicht hat folgende Voraussetzungen und Zielsetzungen: Grundlage ist der konkrete Arbeitsplatz und die konkrete Tätigkeit der Frau vor dem Hintergrund einer abstrakt möglichen Gefährdungslage durch die Ausübung der Tätigkeit, den Arbeitsplatz oder die Arbeitsumgebung. Dazu zählen die Arbeitsmaterialien, Werkzeuge, Arbeitsschritte, aber au...mehr

Führt der Anwalt eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person (z. B. GmbH, AG) aus, muss er innerhalb von sechs Monaten nach Ausführen der Leistung eine Rechnung ausstellen.[1] Der Leistungsempfänger hat in diesen Fällen einen zivilrechtlichen Anspruch auf die Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer, den er notfalls auch e...mehr

Die steuerliche Aufbewahrungsfrist beginnt[1] am Schluss des Kalenderjahres, in welchem die Bilanz aufgestellt wurde, das Inventar aufgestellt wurde, die letzte Eintragung im Geschäftsbuch vorgenommen wurde, die Aufzeichnungen gemacht worden sind, die Unterlagen entstanden sind, der Geschäfts- oder Handelsbrief eingegangen ist, der Geschäfts- oder Handelsbrief versandt worden ist. D...mehr

Gem. § 147 AO müssen folgende Unterlagen aufbewahrt werden: Bücher und Aufzeichnungen (Aufbewahrungsfrist 10 Jahre),[1] Inventare (Aufbewahrungsfrist 10 Jahre),[2] Jahresabschlüsse, Lageberichte (Aufbewahrungsfrist 10 Jahre),[3] die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen (Aufbewahrungsfrist 10 Jahre...mehr

Für eine Ordnungsmäßigkeit muss die Buchführung einige formelle Vorgaben erfüllen, die im Folgenden näher dargestellt werden. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit [1] Die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit beinhaltet folgende Punkte: Belegprinzip, d. h. zu jeder Buchung muss es einen entsprechenden Beleg geben. Ein sachverständiger Dritter muss sich innerhalb angemessener...mehr

1 Allgemeines Rz. 1 § 24 PStTG dient der Umsetzung von Anhang V, Abschn. IV, Unterabschn. B, Nr. 1 der Amtshilferichtlinie.[1] Rz. 2 In § 24 PStTG werden umfangreiche Aufzeichnungspflichten und Aufbewahrungsfristen kodifiziert, um eine nachträgliche Überprüfung der Pflichterfüllung durch die Finanzverwaltung sicherzustellen.[2] Rz. 3 Hinweis Praxishinweis[3]: Ein Testat über di...mehr

Rz. 10 Die vom Plattformbetreiber nach § 24 Abs. 1 PStTG zu erstellenden umfangreichen Aufzeichnungen sind für die Dauer von 10 Jahren aufzubewahren. Die Aufzeichnungen nach § 24 Abs. 1 Nrn. 2 bis 5 sind nach Ablauf dieser Frist zu löschen. Die Frist zur Aufbewahrung beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Aufzeichnungen erstellt worden sind.mehr

Rz. 1 § 24 PStTG dient der Umsetzung von Anhang V, Abschn. IV, Unterabschn. B, Nr. 1 der Amtshilferichtlinie.[1] Rz. 2 In § 24 PStTG werden umfangreiche Aufzeichnungspflichten und Aufbewahrungsfristen kodifiziert, um eine nachträgliche Überprüfung der Pflichterfüllung durch die Finanzverwaltung sicherzustellen.[2] Rz. 3 Hinweis Praxishinweis[3]: Ein Testat über die Erfüllung d...mehr

Eine elektronische Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 Satz 8 UStG eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Bei einer elektronischen Rechnung muss neben den Pflichtangaben einer Rechnung gem. § 14 Abs. 4 UStG beachtet werden, dass der Rechnungsempfänger damit einverstanden ist, dass er die Rechnung in elektronischer Form erhält; die Echtheit d...mehr

Erbringt ein Unternehmen steuerpflichtige Leistungen an einen anderen Unternehmer, kann dieser für die Abschlagszahlungen die Ausstellung einer Rechnung mit gesondertem Steuerausweis verlangen. Die Abschlagsrechnungen sind hinsichtlich des gesonderten Umsatzsteuerausweises wie normale Rechnungen auszustellen. Wichtig hierbei: Aus der Rechnung muss eindeutig hervorgehen, dass ...mehr

Problemüberblick Im Fall verlangt ein Wohnungseigentümer Einsicht in die Originale der Verwaltungsunterlagen. Das LG gibt ihm diesen Anspruch. Zu Recht. Originale der Verwaltungsunterlagen Der Einsichtsberechtigte hat das Recht, die Originale der Verwaltungsunterlagen einzusehen. Allerdings ist vorstellbar, dass die Originalbelege nur digital vorliegen. Nach herrschender Meinun...mehr

1 Überblick Rz. 1 Die handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten des § 257 HGB sind im Zusammenhang mit den Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten nach § 238 HGB zu sehen. Den Aufbewahrungsvorschriften kommen insb. Dokumentations- und Beweissicherungsfunktionen zu. Für die mit der Aufbewahrung verbundenen Aufwendungen sind Rückstellungen zu bilden (§ 249 Rz 210).[1] Rz. 2 Adr...mehr