Elektronische Signatur

Das neue Bürokratieentlastungsgesetz sorgt in vielen Personalabteilungen für Erleichterungen. In einigen Bereichen darf künftig auf die Schriftform verzichtet werden, die Textform reicht aus. Genügt damit eine E-Mail für Arbeitsvertrag, Kündigung oder Befristungsabreden? Wann ist die Schriftform noch vorgeschrieben und was passiert, wenn diese nicht eingehalten wird?

Die qualifizierte Signatur eines Sozius auf einem einfach elektronisch signierten Schriftsatz eines anderen Anwalts der Sozietät führt nicht zur Unwirksamkeit des bei Gericht über das beA des Sozius eingereichten Schriftsatzes.

Sei es bei Neueinstellungen, Vertragsänderungen oder anderen HR-Prozessen - Personalverantwortliche bearbeiten täglich zahlreiche Dokumente. Im Digitalzeitalter erscheint das Ausdrucken, Unterzeichnen und Einscannen dieser Schriftstücke wenig zeitgemäß. Durch den Einsatz einer elektronischen Signatur lässt sich der Prozess effizienter und zugleich nachhaltig gestalten.

Die Überlassung des eigenen beA-Zertifikats des Rechtsanwalts an eine Kanzleikraft unter Mitteilung der zugehörigen PIN zur Übermittlung einer Rechtsmittelschrift ist unzulässig.

Bereits seit Anfang des vergangenen Jahres sind ergänzende Unterlagen zu den Entgeltunterlagen in elektronischer Form zu führen. Diese Regelung steht in einem engen Zusammenhang mit der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung. Wir haben für Sie die wichtigsten Fragen und Antworten zusammengefasst.

Digitaler Aufbruch? Nicht, wenn es um Arbeitsverträge geht, beobachtet Transformationsexperte Johannes Brinkkötter. Er hat sich das Thema elektronische Signatur und rechtliche Hürden genauer angesehen.

Papierverträge kosten Zeit und machen die Vermietung ineffizient. Mit der E-Signatur lassen sich Mietverträge digital abwickeln und Medienbrüche vermeiden. Es winken Kostensenkungen, weniger Leerstand und zeitgemäße Prozesse. Doch ist die digitale Unterschrift auch rechtsgültig? Wir klären auf.

Die Unterzeichnung als Vertreter kann auch mit dem Zusatz „i. A.“ kenntlich gemacht werden, insbesondere wenn dies im Zusammenhang mit einem Firmenstempel des Vertretenen erfolgt.

Elektronische Schriftsätze über das EGVP müssen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein – eine Container-Signatur ist seit 2018 nicht mehr ausreichend. Das gilt auch, wenn lediglich ein Dokument via Container übermittelt wurde. Aus dem Rechtsstaatsprinzip und der prozessuale Fürsorgepflicht folgt aber eine Hinweispflicht des Gerichtes bei einem entsprechenden Schriftsatzeingang.

Berufsgeheimnisträger wie Anwälte, Steuerberater oder Ärzte müssen berufliche E-Mails mit sensiblen Daten in jedem Fall verschlüsseln. Wer das unterlässt, handelt nicht nur datenschutzwidrig, es kann sich laut Ansage des Sächsischen Datenschutzbeauftragten auch um eine Straftat gemäß § 203 StGB handeln.

E-Commerce und E-Government gewinnen immer mehr an Bedeutung, doch gibt es immer noch Probleme, wenn es um Vorgänge geht, bei denen die gesetzliche Schriftform vorgeschrieben ist. Zwar gibt es seit Jahren die qualifizierte elektronische Signatur, die das Pendant zur handschriftlichen Unterschrift darstellt. Doch in der Praxis konnte sie sich nicht wirklich durchsetzen. Da soll das Vertrauensdienstegesetz ändern.

Ein Einspruch kann mit einfacher E-Mail - ohne qualifizierte elektronische Signatur - eingelegt werden.

Der BFH hat entschieden, dass auch nach der bis zum 31.7.2013 geltenden Rechtslage ein Einspruch mit einfacher E-Mail, d. h. ohne eine qualifizierte elektronische Signatur, eingelegt werden konnte, wenn die Finanzbehörde einen Zugang für die Übermittlung elektronischer Dokumente eröffnet hat.

Ein Arbeitgeber kann von seinem Arbeitnehmer die Beantragung einer qualifizierten elektronischen Signatur und die Nutzung einer elektronischen Signaturkarte verlangen, wenn dies für die Erbringung der Arbeitsleistung erforderlich und dem Arbeitnehmer zumutbar ist, so das Bundesarbeitsgericht.

In Nr. 1 Satz 2 AEAO zu § 357 ist geregelt, dass ein Einspruch unter der Voraussetzung der Zugangseröffnung auch elektronisch eingelegt werden kann, ohne dass es einer qualifizierten elektronischen Signatur bedarf (in Hamburg ist der Zugang eröffnet).

Das Versenden einer einfachen E-Mail ohne qualifizierte elektronische Signatur genügt nicht den Anforderungen einer „schriftlichen Mängelrüge“ nach der VOB/B und kann deshalb auch die Verjährungsfrist für Baumängel nicht wirksam verlängern. Dies bestätigte kürzlich das OLG Frankfurt am Main in einem Hinweisbeschluss.