Fünf Tipps zur Urlaubsvorbereitung in Coronazeiten

Urlaubszeit vorbereiten

Die Feriensaison steht vor der Tür und es zeichnet sich ab, dass in diesem Jahr Urlaub mit Verreisen möglich sein wird. Aber unabhängig davon, ob man selbst verreisen kann, muss der Urlaub genommen werden, auch wenn es nur für "Balkonien" reicht. Damit das klappt und es nicht zu Problemen kommt, sollten Unternehmen und Mitarbeiter darauf achten, dass eine gut organisierte Übergabe stattfindet, um nicht nur den Urlauber, sondern auch mögliche Vertreter zu entlasten. Eine gute Vorbereitung sorgt zudem dafür, dass man selbst nach dem Urlaub entspannter wieder einsteigen kann.

1. Tipp: Frühzeitig mit den Vorbereitungen beginnen

Etwa zwei Wochen vor Urlaubsbeginn sollte man Kollegen und mögliche Vertretungen darüber informieren, dass demnächst eine Auszeit ansteht. Hier sollte konkret angegeben werden, von wann bis wann diese Auszeit geht und dass man in dieser Zeit nicht oder nur in echten Notfällen erreichbar ist. Die Zeit bis zum Urlaubsantritt sollte genutzt werden, um die wichtigsten Projekte, die während des Urlaubs betreut werden müssen, in Grundzügen mit den Kollegen und der Vertretung zu besprechen und Fragen zu klären. Dazu sollte u.a. benannt werden:

• die Projekte sowie Ansprechpartner,
• mögliche To-Do‘s und
• Fundstellen für Dokumente oder Dateien.

Es kann eventuell sinnvoll sein, Projekte auf mehrere Kollegen zu verteilen, um niemanden zu sehr zu belasten.

Besonders wichtig für den Urlauber: Zwei bis drei Tage vor dem Beginn sollte man keine neuen Aufgaben anfangen oder Termine vereinbaren, die man ohnehin erst nach der Rückkehr umfassend bearbeiten kann. Außerdem sollte man sich eine Liste mit Aufgaben erstellen, die bis zum Urlaubsantritt erledigt werden müssen, auch um den oder die Vertreter nicht mit zu vielen Aufgaben betreuen zu müssen.

2. Tipp: Checkliste für die Übergabe erstellen

Derjenige, der den Urlaub antritt, sollte den Vertretern helfen und eine Checkliste erstellen, in der alle Projekte, Aufgaben und Termine hinterlegt werden, die während der Abwesenheit bearbeitet werden müssen. Zusätzlich sollten die Kontaktdaten aller intern und extern Beteiligter festgehalten werden. Die Liste hilft übrigens auch dem Urlauber, da mit einer solchen Übersicht das Risiko, etwas wichtiges zu vergessen, deutlich verringert wird.

Zugänge für Vertreter einrichten

Außerdem muss sichergestellt werden, dass Vertreter Zugang zum Rechner, allen benötigten IT-Programmen, internen Datenbanken oder zur Cloud erhalten. Dazu gehört auch, dass geklärt wird, wer Ansprechpartner bei Problemen mit der IT ist, soweit es mehrere EDV-Mitarbeiter gibt, die unterschiedliche Bereiche betreuen. Nicht zuletzt muss gewährleistet werden, dass die Vertreter die Berechtigung erhalten, alle nötigen Arbeiten erledigen zu können. Das gilt auch für den Fall, dass z.B. Rechnungen bezahlt werden müssen.

Liste für die Urlaubsvertretung vorbereiten

Die Vertreter-Liste kann beispielsweise folgendermaßen aussehen:

Zugriff auf Papierunterlagen

In Zeiten von Homeoffice und vielfach leeren Büros muss man sich auch Gedanken darüber machen, ob und welche (Papier-)Ordner während der Abwesenheitszeit benötigt werden und wie man sicherstellen kann, dass Vertreter hierauf Zugriff bekommen. Hier kommt z.B. ein Versand per Post oder eine Übergabe kurz vor dem Urlaub in Betracht. Alternativ sollte man darüber nachdenken, wichtige Teile der Ordner zu digitalisieren. Wer von der Möglichkeit der (Teil-)Digitalisierung Gebrauch macht, sollte die vollständigen Ordner aber ins Büro bringen, damit der Vertreter Zugriff hat, falls etwas vergessen worden ist.

3. Tipp: Arbeitsplatz aufräumen und für ruhigen Start nach der Rückkehr sorgen

Die letzten Tage vor dem Urlaub sollten zusätzlich genutzt werden, um so viele Arbeiten wie möglich noch selbst zu erledigen, etwa:

• Welche Dokumente / Dateien können noch entsorgt werden?
• Welche Mails müssen noch erledigt werden?
• Welche Mails können ggf. bis zur Rückkehr warten?
• Welche Mails können gelöscht werden?
• Welche Anrufe müssen noch getätigt werden?
• Was von allen Aktivitäten ist für den / die Vertreter relevant und muss ggf. die Checkliste ergänzt werden?

Wer kein Homeoffice nutzen kann, sollte auch dafür sorgen, dass der Kühlschrank aufgeräumt und Geschirr sowie Kaffeemaschine gesäubert wird, damit man nach der Rückkehr keine bösen Überraschungen erlebt.

Liste für die Urlaubsrückkehr vorbereiten

Außerdem kann man eine weitere Liste erstellen, in der man festhält, welche Aufgaben nach dem Urlaub anstehen. Die Liste sollte möglichst schon mit Terminen und Prioritäten versehen werden. Eine solche Liste hat neben dem "Ordnungscharakter" den Vorteil, dass man während des Urlaubs nicht darüber nachdenken muss, ob und was man ggf. vergessen hat. Die Liste könnte wie folgt aussehen:

Reservieren Sie sich mit dem oder den Vertretern noch vor dem Urlaub einen festen Termin per Telefon oder Video für die Zeit nach Ihrer Rückkehr, um zeitnah über alles Wichtige zu sprechen und sich über anstehende Termine, Aufgaben oder auch mögliche zu lösende Probleme informieren zu können. Sie sollten auch daran denken, dass Sie alle Berechtigungen, z.B. für IT oder die Bezahlung von Rechnungen, wieder zurücknehmen und ggf. Passwörter oder Zugangscodes ändern.

4. Tipp: Abwesenheitsnotiz einrichten

Auch wenn man die meisten Kollegen und externe Partner informiert hat, kommt es immer wieder vor, dass man Personen vergisst – oder diese vergessen, dass man selbst in Urlaub ist. Daher sollte man eine Abwesenheitsnotiz für den E-Mail-Account einrichten und ggf. auch eine Änderung des Textes der Mobilbox vornehmen. Ein vorhandenes Festnetztelefon sollte umgeleitet werden, z.B. auf die eigene Mailbox oder den Vertreter.

Abwesenheitsnotiz und Mailbox sollten möglichst über folgende Inhalte informieren:

• Zeitraum des Urlaubs / der Abwesenheit
• Name und Kontaktdaten des Vertreters oder der Vertreter
• Hinweis, ob Mails oder Anrufe weitergeleitet werden und wenn ja, an wen
• Ggf. zusätzlich einen Hinweis, dass es nach der Rückkehr an den Arbeitsplatz noch ein bis zwei Tage bis zu einer Rückmeldung dauern kann, wenn man selbst damit rechnen muss, dass viele Mails oder andere Anfragen beantwortet werden müssen
• Bei internationalen Unternehmen / Partnern sollten die Angaben zur Abwesenheit auch in englischer Sprache verfasst werden

Vorsicht vor Kriminellen

Selbstständige mit einem Büro im eigenen Haus oder einem Büro, das sie nur selbst nutzen, sollten gründlich überlegen, ob sie eine Abwesenheitsnotiz einrichten, mit der natürlich auch potenzielle Kriminelle darüber informiert werden, dass sie während der Urlaubszeit z.B. ohne größere Risiken einbrechen können. Im Zweifel ist es hier günstiger, auf eine Abwesenheitsnotiz zu verzichten und Anrufe nur auf die Mobilbox umzuleiten. E-Mails können dann z.B. ein- oder zweimal pro Woche abgerufen werden. Aus dem gleichen Grund sollten möglichst während des Urlaubs keine entsprechenden Hinweise in den sozialen Medien platziert werden.

5. Tipp: Für dringende Anliegen erreichbar bleiben und dennoch entspannen

Wer im Urlaub erreichbar sein muss oder will, z.B. Führungskräfte oder Mitarbeiter bei Notfällen, ist natürlich nicht verpflichtet, rund um die Uhr zur Verfügung zu stehen. Sonst ist eine Erholung kaum möglich und man könnte auch im Büro oder Homeoffice bleiben.

Im Normalfall reicht es, genau definierte Zeitfester festzulegen, in denen man erreichbar ist, z.B. in der Woche (oder nur an bestimmten Tagen) am späten Nachmittag zwischen 17 und 18 Uhr und Kollegen entsprechend bitten, nur dann und zu keinen anderen Zeiten zu kontaktieren. Auch ein Hinweis darauf, dass man zu anderen Tageszeiten nicht reagiert, sollte nicht fehlen, um niemanden zu ermuntern, es dennoch zu anderen Zeiten zu versuchen.