Ausgangssituation: Dezentral, individuell und technisch aufwendig
Die Ausgangslage des operativen Reportings der Mobiliar war durch eine starke Dezentralisierung und Individualisierung des Berichtswesens sowie einer nicht optimalen technischen Struktur zur Aufbereitung der Daten aus den Quellsystemen gekennzeichnet. Zudem fehlte es an einer Vision für ein durchgehendes dispositives Führungsinformationssystem auf Basis der Informationen der Quellsysteme. Des Weiteren fehlte es an verbindlichen Standards und Richtlinien für Berichte und deren Erstellung. Darüber hinaus war die durchgehende Verwendung einheitlicher Kennzahlendefinitionen zur Erstellung von aufeinander aufbauenden und empfängergerechten Berichten über alle Managementebenen hinweg nicht gegeben.
Dr. Sebastian Preil, Leiter Projekt- & Projektportfoliomanagement bei der schweizerischen Versicherung „Die Mobiliar“, teilte seine Erfahrungen aus einem Projekt zum Aufbau eines integrierten Reporting-Systems mit und zeigte die damit verbundenen Herausforderungen und Möglichkeiten auf.
Zielsetzung: Standardisiert, integriert und schnell
Zielsetzung und Vision des Projekts „MobiliarFIS“ war es, die Bereitstellung von Führungsinformationen zu optimieren, um dadurch Wettbewerbsvorteile für die Unternehmung zu generieren. Daher sollte ein integriertes, inhaltsgetriebenes Reporting entwickelt werden, welches standardisiert die notwendigen Informationen zuverlässig und schnell an die Entscheidungsträger der verschiedenen Managementebenen liefert. Das Leistungsspektrum des Projekts umfasst auf Ebene des Reporting die Themen Cockpits, Standardberichte, Spezialberichte und Ad-hoc-Analysen.
Vorgehensweise: Parallele Entwicklung in Fach und IT
Damit die „Phase der Dunkelheit“, also die Zeit zwischen Projektstart und Lieferung erster Ergebnisse für die Fachbereiche, möglichst kurz gehalten werden konnte, wurde das Projekt zeitgleich auf fachlicher und technischer Ebene gestartet. Auf fachlicher Ebene wurden zu Beginn des Projekts zunächst die wesentlichen Berichte der dezentralen Controller gesammelt, analysiert und die darin enthaltenen Kennzahlen, Komponenten und Kombinationen konsolidiert. Parallel hierzu wurden die als notwendig identifizierten Nutzdaten aus den operativen Quellsystemen extrahiert und in einem mehrstufigen Enterprise Data Warehouse (EDWH) aufbereitet. Ein durchgehender Integration Layer bildet die Basis für die Belieferung der verschiedenen Data Marts, wodurch eine mehrspurige Datenhaltung vermieden werden konnte. Die Data Marts wiederum halten die notwendige Datenbasis für die Erstellung von Berichten eines bestimmten Themengebiets wie bspw. „Schaden“ oder „Vertrag“ vor. Schlussendlich werden die vordefinierten und flexibel konfigurierbaren Berichte in einem Presentation-Layer den verschiedenen Anwendern zur Verfügung gestellt.
Lösung: Cockpit mit Drill-down-Funktion
Durch den Einsatz von Cockpits werden die wesentlichen KPIs auf höchster Integrationsebene zusammengefasst. Bei diesem kaskadisch aufgebauten Berichtswesen mit zentraler Kennzahlenverwaltung können zudem bei zusätzlichem Informationsbedarf weitere Daten zu den Top-KPIs in den darunter liegenden Detailberichten abgerufen werden. Damit wird das Cockpit dem spezifischen Informationsbedürfnis des Anwenders gerecht.
Durch die Schaffung eines einheitlichen Kennzahlengebrauchs auf allen Unternehmensstufen wurde die Durchgängigkeit der Kommunikation verbessert (s. Abb. 2 der Bilderserie). Zielbild des Ansatzes ist es, dass die Kennzahlen und der Bericht vernetzt werden.
Die Aktualität der Daten werden, so Dr. Preil, durch den zeitlichen Versatz von Vertragsabschluss einer Versicherung und deren Erfassung im System sowie durch die Batchverarbeitung im Nachlauf bestimmt wird. Durch das neue System können nun alle User von einem aggregierten Informationslevel direkt und zeitnah auch auf alle detaillierten Informationen zu Verträgen und Abschlüssen zugreifen können. Grundsätzlich, so die Zusammenfassung von Dr. Preil, sind alle relevanten Informationen nahezu auf Knopfdruck verfügbar.
Lessons learned aus dem Projektverlauf
Der Einsatz von integrierten Datensystemen eröffnet den Nutzern respektive dem Management die Möglichkeit, Top-down-gerichtet Informationen über alle Geschäftsbereiche innerhalb kürzester Zeit zu erhalten und zu interpretieren. Trotz der erfolgreichen Umsetzung wies Dr. Preil auch darauf hin, dass innerhalb eines solchen Projekts einige Herausforderungen zu meistern sind. Zum einen sei es zwingend, dass ein solches Projekt aufgrund seiner Kostenintensität vom Top-Management nachhaltig unterstützt und diese Unterstützung regelmäßig bestätigt wird. Zum anderen gilt es, das Anforderungsmanagement konsequent zu leben, da andernfalls zu viele Ressourcen in den Nachbau der IST-Situation und zu wenig in die Aufbau des Zielbildes investiert wird. In diesem Zusammenhang ist die Akzeptanz der Systemumstellung mit den Anforderungen aller Beteiligten in Einklang zu bringen und von vorneherein die Notwendigkeit des Verzichts und der Fokussierung zu diskutieren und zu fixieren. Ferner sollte man kritisch und objektiv bei der Softwareauswahl sein. Empfehlenswert sei hierbei auf die Verbreitung einer Software sowie die daraus resultierende Anzahl an verfügbaren Entwicklern am Markt zu achten, damit auch zukünftig das System weiter vorangetrieben werden kann. Schlussendlich hängt der Projekterfolg auch von einem effizienten und effektiven Projektmanagement ab, das zielgerichtet in Interaktion mit Mitarbeitern und Management an den bestehenden Problemen arbeitet.
Die Mobiliar Versicherungen & Vorsorge
Als genossenschaftliche im Jahr 1826 gegründete Versicherung ist Die Mobiliar Versicherungen & Vorsorge die älteste private Versicherung in der Schweiz. Schwerpunkt des Versicherungsangebots der Mobilar liegt in der Nicht-Lebensversicherung. Mit einem Prämienvolumen von ca. 3,5 Mrd. CHF nimmt Die Mobiliar eine Führungsrolle auf dem Schweizer Versicherungsmarkt ein. Insgesamt vertrauen 1,7 Mio. Kundinnen und Kunden der Mobiliar, wenn es um Versicherungen geht.
