Mit Business Planning & Consolidation wurde das strategische Planungsprodukt von SAP zur Unterstützung der Planung von OXEA ausgewählt. Die Lösung zeichnet sich durch hohe Investitionssicherheit und eine zukunftsfähige, integrierte Technologieplattform aus. Mit Funktionen wie Workflow-Management, Integration und Verknüpfung von Teilplänen sowie einem intuitiv bedienbaren Excel-Frontend ermöglicht die Planungssoftware Effizienzsteigerungen im Planungsprozess. Das Unternehmen wurde dabei im Rahmen des agilen Projektansatzes von der Infomotion GmbH unterstützt. Helge Völlers von der OXEA GmbH und Nhu-Cuong Ngo von der Infomotion GmbH stellten den visuellen Spezifikationsansatz für die präzise Abstimmung von Implementierungsaufgaben für eine SAP BPC-Lösung auf der H&P-Planungsfachkonferenz vor.
Bei der Einführung von Planungssoftware eignet sich ein agiles Projektvorgehen
Die Rahmenbedingungen für die Einführung einer Planungssoftware bei OXEA waren herausfordernd. Der geplante Zeitrahmen für die Implementierung war sehr kurz gewählt und es bestanden einige Unsicherheiten bezüglich der Anforderungen des Fachbereichs. Infomotion und OXEA haben sich daher für ein agiles Projektvorgehen entschieden, bei dem das Gesamtprojekt in kleine Arbeitspakete zerlegt wurde. Jedes detailliert definierte Arbeitspaket durchlief dabei eine fest vorgegebene Prozessfolge, bei der iterativ Anforderungen spezifiziert und im System umgesetzt wurden. Hierbei sind vordefinierte Feedbackschleifen vorgesehen, um kontinuierlich Funktionen, Spezifikationen und Benutzerakzeptanz zu überprüfen (s. Abb. 1 in der Bilderserie). Prozess verschiedene Schritte und Tests sowie vordefinierte Feedbackschleifen. Dadurch wird eine konstante Überprüfung der Funktionen, Spezifikationen und Benutzerakzeptanz gewährleistet. Am Ende des Projekts findet ein Integrationstest aller Systembestandteile statt.
Designmaster als zentrales Instrument der IT-Implementierung
Anstelle eines umfangreichen und detaillierten Fach- und IT-Konzeptes wurde die Implementierung von SAP BPC bei OXEA in einem Designmaster vorbereitet. Er enthält alle projektrelevanten Informationen wie z.B. die Übersicht der Systemlandschaft, eine Beschreibung des Datenmodells und das Design des Planungsprozesses. Mittels visueller Konzeption werden alle Anforderungen in Designvorlagen spezifiziert und dokumentiert. Sie sind zentraler Bestandteil und stellen benötigte Eingabemasken und Berichte prototypisch in Excel dar. Die Designvorlagen vereinfachen die Abstimmung mit den Fachbereichen, da oftmals abstrakte Anforderungen direkt in Excel umgesetzt und veranschaulicht werden können. Der gesamte Designmaster wird während des Umsetzungsprojektes kontinuierlich weiterentwickelt, als zentrales Abstimmdokument genutzt und kann zum Projektende in wesentlichen Teilen in die Dokumentation übernommen werden.
Fazit
Durch die visuelle Spezifikation in Designtemplates und das zügige, agile Projektvorgehen hat das neue Planungstool bei OXEA eine hohe Akzeptanz erreicht. Der Planungsprozess konnte durch die Einführung von SAP BPC deutlich beschleunigt werden. Darüber hinaus fördert das Tool die Kommunikation zwischen allen Planungsverantwortlichen.
