Aufgaben des Business Partners
Controller liefern dem Management zahlreiche Daten und Fakten. Doch das Reporting endet mittlerweile nicht mehr mit der schlichten Übergabe von Kennzahlen. Zunehmend werden Controller auch als Berater des Managements bei der erweiterten Planung und Analyse gesehen. Sie unterstützen dabei, die Kennzahlen zu interpretieren und Auswertungen vorzunehmen. Für das Management sind Business Partner deshalb eine wichtige Anlaufstelle bei der Entscheidungsfindung. Sie liefern nicht nur Informationen, sondern helfen auch dabei, die Informationen zu interpretieren und Maßnahmen zu definieren. Wo lauern mögliche Risiken? Gibt es ungenutzte Potenziale, beispielsweise im Working Capital Management? Ihre Expertise sorgt für mehr Rückhalt, wenn strategische Entscheidungen getroffen werden müssen – und stärkt das gesamte Unternehmen in der weiteren Entwicklung.
Diese Kompetenzen benötigt ein Business Partner
Controller galten in der Vergangenheit im besten Fall als Zahlenmeister, im schlechtesten Fall als „graue Maus“. Solche Vorurteile unterstellen, dass sie eher introvertiert sind und sich lieber hinter ihren Zahlen verstecken. Doch als Business Partner müssen auch eher in sich gekehrte Controller ihre Komfortzone verlassen und mit einem neuen Auftreten auf sich aufmerksam machen. Eine starke Kommunikationsfähigkeit ist dafür unerlässlich – schließlich müssen sie manchmal auch unangenehme Wahrheiten aussprechen und ggf. schwierige Entscheidungen treffen. Das kann zu Konfliktsituationen mit Gesprächspartnern führen, die es dann zu überzeugen gilt.
Ein erfolgreicher Controller liefert in der Rolle des Business Partners nicht nur Fakten, sondern erklärt seinem Gesprächspartner auch die Hintergründe dazu. Visualisierungen wie Diagramme können ihm dabei helfen, die entscheidenden Kennzahlen und Informationen in den Vordergrund zu rücken. Mehr ist dabei nicht immer besser: Controller benötigen auch ein Gespür dafür, wie viele Kennzahlen sie in einen Bericht aufnehmen und wie sie diese möglichst kompakt darstellen können. Da die Datenmengen immer mehr zunehmen, ist es umso wichtiger, dass Controller weiterhin strukturiert bleiben und die Informationen in Präsentationen übersichtlich gestalten.
Controller müssen das Unternehmen gut kennen. In Zeiten der digitalen Transformation müssen sie neue digitale Geschäftsmodelle verstehen und in der Folge auch aus Controllersicht mitbegleiten können.
Die wichtigsten Kompetenzen eines Business Partners
- Analysefähigkeiten
- Kommunikationsfähigkeiten
- Überzeugungskraft
- Unternehmenswissen
- Strukturierte Präsentationen
Business Partner benötigen moderne Instrumente
Die neuen Aufgaben als Business Partner nehmen viel Zeit in Anspruch. Der technologische Fortschritt ermöglicht es jedoch, dass zahlreiche vormals manuelle Aufgaben nun automatisiert erledigt werden. Dadurch können Controller freigewordene Kapazitäten nutzen, um ihre Rolle als Berater des Managements auszubauen.
Diese strategische Ausrichtung des Berufs macht es jedoch erforderlich, dass eine Softwarelösung insbesondere Szenario-Planungen ermöglicht. „What-if-Analysen“ gehören zu den wichtigsten Instrumenten als Business Partner. Das kann zum Beispiel im Bereich der Planung sowie bei Ad-hoc-Analysen von Vorteil sein.
Im Idealfall sollte die Anwendung einfach sein, sodass auch rollierende Forecasts und regelmäßige Planungen ohne großen manuellen Aufwand möglich sind. Mit einem intelligenten Forecasting und granularer Analysefunktionalität, die die Entscheidungsfindung unterstützt, wird das Management Reporting auf ein neues Level gehoben. Eine moderne Softwarelösung sollte agil, dabei einfach in der Anwendung und anpassungsfähig sein. Für die größere Nutzerfreundlichkeit sollte idealerweise auch die Excel-Nähe bei der Auswahl der Software berücksichtigt werden. Die Integration der Anwendung muss unkompliziert sein. Wenn sich verschiedene BI-Tools mit der Software verbinden lassen, kann eine Single Source of Truth (SSOT) entstehen. Basis für die Arbeit eines Business Partners sind Daten, Daten und noch mehr Daten! Sowohl das interne als auch das externe Rechnungswesen liefern zahlreiche Informationen.
Integrierte Planung als Zukunftsziel
Immer mehr Unternehmen setzen in Zukunft auf eine integrierte Planung. Die Datengrundlage ist hier für den Erfolg von maßgeblicher Bedeutung. Der Controller in seiner Rolle als Governor sollte die Datenkonsistenz und klare Datenaufbereitung forcieren.
„Mit Jedox profitieren wir von besseren Entscheidungen und konsistenten Informationen. Es hat mein Leben deutlich einfacher gemacht", berichtet Jason Lamb, CFO bei Exclusive Tyres.
Der Controller als Business Partner ist auf die Arbeit des Governors dringend angewiesen, denn nur so kann sichergestellt werden, dass er das Management mit den tatsächlich entscheidungsrelevanten Informationen versorgt. So kann sich der Controller vom reinen Datenlieferanten zum Berater weiterentwickeln und dem Management Handlungsempfehlungen aufzeigen.
