Zielsetzung: Aussagekraft des Reportings verbessern
Das interne periodische Berichtswesen ist zentrales Medium der Informationsversorgung in der Berliner Sparkasse. Die zunehmende Anzahl an periodischen Berichten einerseits und der Berichtersteller andererseits erforderte eine Anpassung des Management- und Vertriebs-Reportings. Alexander Fussan, Controller und Business Analyst im Firmenkundengeschäft der Berliner Sparkasse, sowie Andreas Wiener (reportingimpulse GmbH) erläuterten bei der 11. Fachkonferenz Reporting, wie in nur wenigen Schritten Effizienz, Effektivität und Homogenität des Reportings verbessert wurden.
Bevor das Projekt zur Verbesserung des Management Reportings gestartet wurde, definiert das Team um Alexander Fussan die übergeordnete Zielsetzung. Diese bestand darin, die Informationsqualität der Berichte der Berliner Sparkasse in Summe zu maximieren. Hierzu sollten alle Berichte in Bezug auf fehlerfreie (Effektivität), schnelle (Effizienz) und einheitliche Wahrnehmung (Homogenität) überprüft werden. Dabei standen die Fragen im Mittelpunkt, ob die richtigen Schlüsse aus den Informationen gezogen und ob gleiche Sachverhalte einheitlich dargestellt werden.
Dreistufiges Vorgehen im Projekt
Das Regelwerk für die Anpassung der Visualisierung im Reporting wurde bei der Berliner Sparkasse bestand aus drei wesentlichen Eckpfeilern:
- Zuerst wurden alle relevanten Informationen ausgewählt und in dem Selektionskonzept definiert.
- Anschließend wurde in dem Notationskonzept die Informationsgestaltung beschrieben und bspw. Richtlinien und Regeln für Berichtsstruktur, Berichtstitel, Schriftart und -größen, Verwendung von Farben sowie die Gestaltung von Texten, Tabellen und Diagrammen exakt festgelegt.
- Im Distributionskonzept wurde die Informationsverteilung bestimmt. Dieses stellt sicher, dass die richtige Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung steht.
Anpassungen am Reporting und Verprobung der Umsetzung
Bei der Vorstellung der Ergebnisse des Visualisierungsprojekts erläuterte Alexander Fussan, wie mit nur wenigen Maßnahmen bspw. durch eine Anpassung des Farb-Codings die Unterschiede in der Zielerreichung und Zielbeitrag im Bericht besser erkennbar sind. Darüber hinaus verdeutlichte er, wie durch Anpassungen von Struktur und Layout des Berichts bspw. Abweichungen zum Vormonat besser verständlich sind.
Wissenschaftlicher Nachweis der Verbesserung
Um die Verbesserungen der Visualisierung quantifizieren zu können, arbeitete die Berliner Sparkasse mit der Fachhochschule Oberösterreich zusammen. Es wurden 20 Teilnehmern aus Management und Vertrieb drei Berichte vorgelegt und anschließend Verständnisfragen gestellt. Mit dem innovativen Eye-Tracking-Verfahren konnten die Augen- bzw. die Blickbewegungen der Testpersonen aufgezeichnet bzw. ausgewertet und die Verbesserung der Effektivität und Effizienz nachgewiesen werden.
Lessons Learned
Das umfassende Konzept der Berliner Sparkasse hat die Visualisierung der Management- und Vertriebs-Reports vereinheitlicht und verbessert. Weil Informationen jetzt im Allgemeinen fehlerfrei, schnell und einheitlich wahrgenommen werden, wurde die Informationsqualität der Berichte in Summe maximiert. So zahlt die richtige Visualisierung und Kommentierung von Berichten, wie Andreas Wiener besonders betonte, direkt auf das übergeordnete Ziel ein, Entscheidungen beim Management herbeizuführen.
Kurzvorstellung Berliner Sparkasse
Die Berliner Sparkasse ist eine öffentlich-rechtliche Sparkasse und hat ihren Sitz in Berlin-Mitte. Ihre Trägerin ist die Landesbank Berlin AG. Mit fast 2 Millionen Kunden, 214 Beratungsstellen und mehr als 1,2 Millionen Girokonten ist die 1818 gegründete Sparkasse Marktführer in Berlin.
