Die European Space Agency (ESA)
Die ESA ist eine internationale Weltraumorganisation mit 20 Mitgliedsstaaten und einem Haushalt von 4,3 Milliarden Euro. Zweck der ESA ist unter anderem die nachhaltige Stärkung der europäischen Raumfahrtaktivitäten, Ausarbeitung einer langfristigen europäischen Weltraumpolitik und Koordinierung des europäischen Weltraumprogramms und der nationalen Programme.
In seinem Vortrag „Steuerungssystem und Organisationsentwicklung am Beispiel einer internationalen Organisation“ referierte Hans Georg Mockel, Director of Human Resources, Facility Management and Informatics der ESA, über die Neuausrichtung des Finanzmanagement-Modells der Europäischen Weltraumorganisation sowie die gewählte Herangehensweise und daraus gewonnene Erkenntnisse.
Die Rahmenbedingungen
Zwischen 2006 und 2009 forderten die ESA Mitgliedsstaaten eine grundlegende Überprüfung des Steuerungssystems im Hinblick auf:
Verbesserung der Genauigkeit bei der Finanzplanung und Optimierung der Bereitstellung der jährlichen Beiträge
Reduzierung der nicht programmrelevanten Betriebskosten und der Gemeinkosten
Mehr Transparenz bei der Zuordnung der Kosten und im Berichtswesen
Mehr Verantwortung und Kontrolle bei der Verteilung und Nutzung von Ressourcen
Einsatz standardisierter Rechnungslegungsgrundsätze
Neuausrichtung der Management- und Controllingstruktur
Diesen Forderungen begegnete die ESA mit einer Neuausrichtung des Finanzmanagement-Modells und der Management- und Controllingstruktur. Wesentliche Inhalte des neuen Finanzmanagement-Modells sind unter anderem eine Mehrjahresplanung, jährliche Kostenplanung und Budgetierung, Flexibilität bei der Finanzplanung, Liquiditätssteuerung mit globalem, organisationsweitem Ansatz und analytische Kostenrechnung für internes Management und Controlling sowie Berichtswesen nach IPSAS.
Hinsichtlich Management- und Controllingstruktur sind Programmdirektorate primär verantwortlich und rechenschaftspflichtig für die planmäßige Ausführung der Projekte unter Berücksichtigung des mehrjährigen Finanzrahmens. Daneben verantwortet das Corporate Controlling das Zusammenführen der Pläne der einzelnen Direktorate aus ESA-Ebene, sowie den Zielsetzungsprozess und die jährlichen Budgets unter Berücksichtigung der Finanzierungszusagen aus Sicht der Mitgliedsstaaten.
Gewähltes Vorgehen und „Lessons learned“
Die Reform des Finanzmanagements wurde mit einer durchgehenden Prozessanalyse des gesamten ESA Finanz-, Planungs- und Beschaffungswesens gestartet. Anschließend folgte eine stufenweise Implementierung (Machbarkeit, Anforderungsdefinition, detaillierter Entwurf und Entwicklung, Erprobung und Einsatz). Als wesentliche „Lessons learned“ betonte Herr Mockel vor allem
- den erheblichen Ressourcenbedarf für das Projektteam,
- die Notwendigkeit organisatorischer Handlungsvollmacht, um interne Widerstände gegen die Änderungen zu überwinden,
- den Zeit- und Ressourcenbedarf für Change Management, Training & Akzeptanztest sowie
- den Zeit- und Ressourcenbedarf für eine gute Planung und Vorbereitung der komplexen Datenmigration.
