Wie Controller das Reporting beschleunigen können

Für die Beurteilung einer Leistung ist die Veränderung von Kennzahlen maßgeblich. Umsatzwachstum, Kostensenkung, zusätzliche Produkte, solche Veränderungen brauchen mindestens zwei Werte: Um die Veränderungen darstellen zu können, werden Zahlen aus verschiedenen Zeitperioden miteinander verglichen.

• Vergangenheitswerte sind beliebte Vergleichswerte. Sie stammen aus den Vorperioden oder wurden zu früheren Stichtagen berechnet. Die direkte Vorperiode, also der Vormonat, das letzte Quartal oder das Vorjahr werden in den meisten Fällen bemüht, um eine Veränderung festzustellen. Ältere Vergleichswerte können aber auch ihre Berechtigung haben.
• Gegenwartswerte sind in der Regel die Informationen, die vom Controller berichtet werden. Die aktuellen Werte sind trotzdem oft schon wieder veraltet, bis der Controller sie präsentieren kann.

Controller brauchen aktuelle Werte  

Bis das Controlling die aktuellen Werte berichten kann, vergeht einige Zeit. Der Monat muss im Lager und in der Buchhaltung abgeschlossen sein, bevor die Kostenrechnung mit ihren Verteilungen und Umlagen beginnen kann. Dann verlangt die Berechnung im Controlling einige Zeit. Übliche Zeiträume zwischen der Entstehung der Daten und dem Reporting sind 4 bis 6 Wochen. Sonderauswertungen dauern gerne noch länger.

Bevor beispielsweise der Aprilwert berichtet wird, ist der Mai bereits abgeschlossen und der Juniwert schon entstanden. Maßnahmen können so erst ab Juli ergriffen werden. Der Controller hat etwas Zeit zur Verfügung, deren intelligente Nutzung großes Staunen gar nicht erst aufkommen lässt.

So kann er beispielsweise, wenn der April schlechte Zahlen zu vermelden hat, der Mai sich aber gut entwickelte, versuchen, das Reporting für Mai zu beschleunigen. Der gute Maibericht überdeckt dann den Bericht der schlechten Zahlen aus dem April.

Den Ablauf verkürzen 

• Beschleunigtes Buchen führt zu einem schnelleren Abschluss.
• Der Verzicht auf Genauigkeit in unwesentlichen Bereichen kann ebenfalls den gesamten Ablauf verkürzen.
• Temporär kann durch zusätzliche Arbeitskapazität die Buchhaltung schneller buchen.
• Wenn möglich, können Daten auch durch Schätzwerte vorläufig ersetzt werden.

Der so entwickelte Wert wird gleichzeitig anstelle des Werts der Vorperiode oder zusammen mit ihm berichtet. Das Bild des Empfängers wird entsprechend den Wünschen des Controllers gestaltet.

Beschleunigtes Reporting ist mit Risiken verbunden 

Das beschriebene Vorgehen birgt aber ein gewisses Risiko: Der frühe Bericht wird unter großem Aufwand erzeugt. Er weckt jedoch bei den Berichtsempfängern den Wunsch, die Berichte immer so früh zu erhalten. Der Aufwand würde dann erheblich steigen. Es besteht also das Risiko, ein Verlangen zu wecken, das nicht befriedigt werden kann.

Richtige Auswahl der Zeitdimension für Vergleichswerte 

Zukunftswerte sind in vielen Unternehmen in Form von Plandaten und Budgetrechnungen vorhanden. Sie zeigen auf, welche zukünftige Entwicklung erwartet wird und können im Vergleich die aktuellen Werte relativieren.

Der Trick besteht in der richtigen Auswahl der Zeitdimension für den Vergleichswert. Damit bewertet er die aktuelle Leistung. Eine Veränderung zwischen dem aktuellen Wert und dem Wert aus der Vergleichsperiode wird berechnet. Dadurch entsteht eine neue Kennzahl, die wesentlich aussagefähiger ist als die beiden miteinander verglichenen Werte.

Beispiel: Spielereien mit dem Umsatz

Dass durch unterschiedliche Vergleiche ein selbst so simpler Wert wie der Umsatz eines Monats unterschiedliche Bedeutung bekommt, zeigt ein vereinfachtes Beispiel. Dem Controller liegen die folgenden Daten vor:

Der Controller kann den Berichtswert "Umsatz aktueller Monat Ist" mit folgenden Variationen berichten:

Die nackte Umsatzzahl lässt keine objektive Bewertung der Situation zu.

Der Umsatz konnte gegenüber dem Vorjahresmonat um 11 % gesteigert werden. Das scheint eine gute Leistung zu sein.

Geplant war allerdings eine Steigerung auf 1,2 Mio. Euro. Das Ziel wurde um 17 % verfehlt. Das ist schlecht.

Dieser Vergleich gibt ein Versprechen für die Zukunft. Im nächsten Monat soll der Umsatz um 10 % steigen. Die Aussage ist positiv, ob sie allerdings so eintrifft, muss sich noch beweisen.

Einzig der Bericht 3 liefert eine angemessene Beschreibung der Situation. Der Umsatz konnte gegenüber dem Vorjahr zwar gesteigert werden, geplant war jedoch mehr. Daher sind alle Anstrengungen, den Budgetwert zu erreichen, vergebens gewesen. Das muss erkannt und darauf muss reagiert werden.

Mit zeitlichen Vergleichsperioden punkten 

Das Beispiel zeigt die Möglichkeiten des Controllers, mit zeitlichen Vergleichsperioden aus zusammengehörigen Zeiträumen den Effekt beim Publikum zu steuern. Üblich ist es, in den Vergleichen entweder den gleichen Zeitraum einer anderen Dimension zu verwenden (Monat des Vorjahres, des laufenden Jahres und des Budgetjahres), oder aneinanderhängende Zeiträume (Vormonat, laufender Monat und nächster Monat) zu verwenden.

Allerdings kann der Controller auch Vergleichswerte verwenden, die aus weiter entfernt liegenden Perioden stammen. Das ist sinnvoll, wenn der gewünschte Effekt beim Leser des Berichts so verstärkt werden kann.

Beispiel: Richtige Einschätzung

Das Unternehmen des Controllers ist in den letzten fünf Jahren stark gewachsen und soll das auch in Zukunft tun. Dazu soll eine zusätzliche Kapitalquelle erschlossen werden. Der potenzielle Investor hat unter vielen anderen Berichten auch die Kennzahlen Umsatz und Absatz des gerade abgelaufenen Jahres mit Vergangenheitsvergleich verlangt.

Leider hat es gerade im Vergleich zum Vorjahr kein Wachstum gegeben, weil der Vorlieferant seine Kapazitäten nicht schnell genug erweitern konnte. Das Problem ist behoben, die Zahlen zeigen das allerdings nicht. So entschließt sich der Controller, den verlangten Vergangenheitsvergleich mit der Zahl von vor drei Jahren zu erledigen.

Er berichtet also: Umsatz im aktuell beendeten Jahr 2,9 Mio. Euro, Umsatz im Jahr t-3 1,7 Mio. Euro. Das entspricht einer durchschnittlichen Wachstumsrate von 20 % pro Jahr.

Dieser Bericht ist korrekt, stellt die aktuelle Situation jedoch nicht richtig dar. Um den Investor nicht gleich zu verunsichern, wird auf den erklärungsbedürftigen Vergleich mit dem Vorjahr verzichtet. Da das Problem gelöst ist und das Unternehmen das verlorene Wachstum zum Vorjahr bereits aufgeholt hat, ist die Anwendung dieses Tricks verständlich.

Achtung: Für Berichtsempfänger können Zeitreisen verwirrend sein 

Eine Zeitreise des Controllers in die Vergangenheit und die Zukunft ist für regelmäßige Berichtsempfänger sehr verwirrend. Wenn Berichte definiert sind, sollten nur Veränderungen bei den Inhalten vorgenommen werden. Darum werden die Zeitvergleiche in neuen Berichten bewusst gewählt, auch wenn das Staunen über die Veränderungen der Werte mit der Zeit nachlässt.

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