Durch den Wechsel zu LucaNet und die damit ermöglichte Einführung einer quartalsweisen Konsolidierung konnte die Zeit für die Erstellung eines Konzernabschlusses erheblich verkürzt werden. Dennis Wehrmann, Director Group Tax & Accounting bei der GNH, war für diesen Teil des Transformationsprozesses mitverantwortlich. In seinem Vortrag erläuterte er, wie sich die Unternehmensgruppe damit für zukünftige Anforderungen im Finanzbereich wappnet.
LucaNet als Single-Source-of-Truth
Die GNH Gruppe ist mit ihren Gesellschaften ROWA GROUP Holding GmbH und NORDMANN, Rassmann GmbH mit insgesamt 40 Tochtergesellschaften auf drei Kontinenten mit Vertriebs- und Produktionsstandorten präsent. Dies erfordert die Erstellung von drei separaten Konzernabschlüssen.
Nachdem jahrzehntelang Excel die Software der Wahl war, startete 2019 die Umstellung auf LucaNet mit der Implementierung des Systems. Im Rahmen eines intensiven Transformationsprozesses auf allen Ebenen wurde diese Entwicklung in den letzten drei Jahren fortgeführt mit dem Ergebnis, dass LucaNet als Single-Source-of-Truth nun für die Finanzzahlen in der Unternehmensgruppe etabliert ist.
Kürzere Dauer für Konzernabschlusserstellung
Vor der Umstellung auf die neue Konsolidierungslösung führte die GNH Gruppe die systemgestützte Konsolidierung nur einmal jährlich durch, da die Erstellung eines Konzernabschlusses im Durchschnitt 88 Arbeitstage dauerte. Es bestand die dringende Notwendigkeit einer Veränderung. Gemeinschaftlich mit allen Beteiligten sollte eine Optimierung der Prozesse erreicht werden. Daher nahm sich die GNH Gruppe drei Jahre Zeit, um den Prozess zu überarbeiten und die Dauer für einen Konzernabschluss zu verkürzen.
Implementierung eines neuen Systems
Ein wesentliches Kriterium bei der Auswahl des Systems war die Flexibilität, insbesondere bei der Anbindung von Vorsystemen, z.B. bei Akquisitionen. Im Dezember 2019 erfolgte die Migration auf das ausgewählte LucaNet System und die GNH Gruppe konnte das neue System erstmals für die Konsolidierung im Rahmen des Jahresabschlusses 2019 einsetzen. Ein weiterer Pluspunkt dieses Systems war, dass damit der Wechsel zu einer quartalsweisen Konsolidierung angestrebt werden konnte. Für 2021 wurde die Finanzberichterstattung entsprechend angepasst, sodass seitdem viermal im Jahr berichtet wird. Zudem wurde 2021 ein umfassendes Berichtswesen für Planzahlen auf Basis einer automatisierten Plan-Konsolidierung in LucaNet integriert.
Quartalsweise Konsolidierung und monatliche Datenuploads
Insgesamt konnte die Konsolidierungshäufigkeit also von einmal auf viermal jährlich gesteigert werden. Zusätzlich wurden monatliche Datenuploads etabliert, um eine Cashflow-Rechnung zu erstellen. Gleichzeitig wurde das Budget integriert. Die Übergangsphase wurde bereits Ende 2022 erfolgreich abgeschlossen und die damit benötigte Zeit für einen Konzernabschluss auf 66 Arbeitstage reduziert, was einer Einsparung von ca. 25 % entspricht.
Technischer Prozess der finalen Struktur
Der gesamte Prozess basiert auf der Bereitstellung von Daten aus verschiedenen ERP-Systemen (SAP, eGecko und Excel-Daten) an LucaNet, wo sie einer Validierung unterzogen werden. Zur Erstellung von Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz, Cashflow-Rechnung, Lagebericht oder CSRD verwendet die GNH Smartnotes als umfassendes Disclosure Management System.
Im Rahmen des ETL-Prozesses werden verschiedene Datenquellen (FI/CO, Subledger, CRM/HR/WWS, OLAP/RDBMS, Excel, Flat Files) in das LucaNet OLAP/DATA-Warehouse -System importiert. Anschließend wird der LucaNet Group-Report erstellt und die Daten an den OLAP-Server übermittelt. Das Frontend kann aus diesem Prozess den LucaNet Financial Client Datenfeed beziehen. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, aus diesen Daten einen Datentransfer für andere Systeme zu generieren.
Vorteile durch die Umstellung
Die resultierenden Verbesserungen bewirken folgende konkrete Vorteile:
- Ein wesentlicher Vorteil von LucaNet ist die hohe Benutzerfreundlichkeit. Durch Drag-and-Drop können Daten verschoben und der Bericht im Live-Modus aktualisiert werden.
- LucaNet übernimmt das gesamte Financial Warehouse (z.B. aus SAP) in das LucaNet System. Dies wird mit weiteren angereicherten Daten aus anderen Reports kombiniert. Auf diese Weise werden alle Informationen in einer Datenbank zusammengeführt und dem Anwender eine Drill-down-Funktion auf den jeweiligen Datenursprung ermöglicht. Zusätzlich können die Zahlen einfach exportiert und für die Weiterverarbeitung in anderen Systemen (z.B. SmartNotes) genutzt werden.
- Bei einer Umstellung des Reporting- und Konsolidierungssystems ermöglicht die Größe eines Konzerns eine Vielzahl an Synergien. Da die erhöhte Komplexität im Aufbau und der Wartung des Systems einen hohen Arbeitsaufwand erfordert, hat sich die GNH Gruppe frühzeitig mit der Komplexität des Systems beschäftigt und verfügt nun in der eigenen Gruppe über die notwendigen, hilfreichen Experten.
Auf dem Weg zur automatisierten Konsolidierung und Berichterstattung
Mit der Implementierung von LucaNet hat die GNH Gruppe einen bedeutenden Fortschritt in Richtung automatisierter Konsolidierung und Berichterstattung erzielt. Die dadurch gewonnene Zeitersparnis ermöglicht es, freigewordene Ressourcen anderen Themen im Finanzbereich zuzuführen. Die GNH Gruppe ist damit sowohl mit Kapazitäten als auch Kompetenzen bestens gerüstet für künftige Herausforderungen im Finanzbereich.
Themen und Schlagworte des Vortrags im Graphic Recording.
Über das Unternehmen:
Die Georg Nordmann Holding Aktiengesellschaft, kurz GNH, ist eine international aufgestellte und im Familienbesitz befindliche Hamburger Unternehmensgruppe. Sie besteht aus zahlreichen Tochtergesellschaften auf drei Kontinenten und stellt sich den Herausforderungen eines sich internationalisierenden und weiter konsolidierenden Marktes. Dabei verfolgt die GNH eine langfristige, nachhaltige Strategie, um nicht nur weiterhin solide zu wachsen, sondern auch verantwortungsvoll, modern und innovativ in einem stabilen Umfeld zu agieren.
