Ist der Rechnungsversand einer PDF-Datei und deren Speicherung GoBD-konform?

Im Zusammenhang mit der Einhaltung der GoBD wird oft nur von der Rechnungsstellung in Office-Programmen (z.B. Word und Excel) gesprochen, die nicht GoBD-konform ist.

Die Fragen: PDF-Dokument per E-Mail - Rechnungsverwaltung?

Reicht ein PDF-Dokument, das dann per Mail versendet wird, auch nicht aus? Wird man gezwungen ein Programm zu kaufen, das die Rechnungen verwaltet?

Die Antworten: Nur ein spezielles DMS kann die in den GoBD geforderten Spezifikationen erfüllen

Das PDF-Format ist grundsätzlich gut für die vom Finanzamt geforderte „Unveränderbarkeit“. Für eine GoBD-konforme Speicherung reicht das PDF-Format alleine jedoch nicht aus.

Maßgebend für das Finanzamt ist hier die Frage: Wird gespeichert (digitaler Beleg) oder nur gedruckt (Papierbeleg)?

Hier gilt:

Wird ein Beleg mit einem Office-Programm (WORD, EXCEL, OpenOffice, usw.) erstellt und gespeichert, gilt er als digitaler Beleg  und muss in einem GoBD-konformen Datei-Management-System (DMS) gespeichert werden. Ein normaler Dateimanager (Windows, Mac usw.) reicht hier nicht aus, denn:

• Dateien können jederzeit aufgerufen und verändert werden.
• Weder die Aufrufe noch die Änderungen werden vom System protokolliert.
• Löschungen ganzer Dateien sind möglich.
• Zeitstempel können manipuliert werden.
• Die Finanzamtsschnittstelle fehlt.

Nur ein spezielles DMS kann die in den GoBD geforderten Spezifikationen erfüllen. 

Praxis-Hinweis: Anschaffung eines Datei-Management-Systems notwendig

Da die Speicherung im normalen Dateimanager nicht ausreicht, ist man gezwungen eine entsprechende Anschaffung zu tätigen.

Dies ist explizit auch in der Abgabenordnung in § 147 Abs. 6 Satz 4 (bis 29.12.2016 Satz 3) vermerkt: "Die Kosten trägt der Steuerpflichtige".

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