Zusammenfassung
Ab dem 1.1.2025 besteht für Unternehmer in Deutschland in bestimmten Fällen die Verpflichtung zur Erstellung und zum Empfang einer Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format (E-Rechnung). Dieser Beitrag fasst die wesentlichen Neuerungen zusammen, zeigt hilfreiche Übergangsregelungen auf und gibt Praxishinweise für eine erfolgreiche Implementierung.
1 Die E-Rechnung bietet einige Vorteile und ist schon heute neben der Papierrechnung häufig im Einsatz
Hier geht's zur Checkliste zur Beurteilung der E-Rechnungspflicht
Die elektronischen Rechnungen sind aus dem Geschäftsalltag nicht mehr wegzudenken. Schon heute werden viele Rechnungen in einem elektronischen Format ausgestellt und ausgetauscht, sofern beide Parteien (Rechnungsersteller und Rechnungsempfänger) hierüber eine Einigung gefunden haben. Dabei bestehen seitens des Gesetzesgebers (im Bereich der Umsatzsteuer) keine Formatvorgaben, sofern insbesondere die Unveränderbarkeit sichergestellt ist. Prominentestes Beispiel ist dabei eine Rechnung in einem PDF-Format, die über eine E-Mail versendet wird oder für den Rechnungsempfänger in einem Kundenportal zum Download bereitsteht. Alternativ sind heute weiterhin Papierrechnungen aus nahezu keinem Unternehmen wegzudenken, auch wenn diese durch elektronische Rechnungen zunehmend verdrängt werden.
Die Vorteile einer elektronischen Rechnung liegen auf der Hand. Oftmals lassen sich mit Hilfe einer elektronischen Rechnung Geschäftsprozesse digitalisieren und automatisieren. Das spart nicht nur Zeit, sondern kann bei richtigem Aufsatz auch zu einer höheren Qualität der Buchhaltung beitragen.
Neben dem Zweck als geschäftliches Abrechnungsdokument und Buchungsbeleg ist die Rechnung bekannterweise auch eine der zentralen Voraussetzungen (sog. materiell-rechtliche Voraussetzung) für den Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers. Daher ist es wichtig den Entwicklungen des Umsatzsteuergesetzes zu folgen und die aktuelle Gesetzeslage zu kennen.
2 Änderungen im Umsatzsteuergesetz: Die E-Rechnung wird zum 1.1.2025 Pflicht
2.1 Was ändert sich im Kern?
Zum 1.1.2025 erfolgt durch die Umsetzung des Wachstumschancengesetzes vom 27.3.2024 eine wichtige Änderung des Umsatzsteuergesetzes, die jeden Unternehmer in Deutschland betrifft und Auswirkungen auf die Rechnungsstellung und den Rechnungsempfang hat.
Analyse empfohlen!
Jeder Unternehmer sollte sich vor dem 1.1.2025 mit dem Thema E-Rechnung auseinander setzen und seine individuelle Betroffenheit analysieren. Beachten Sie dabei die hilfreichen Übergangsregelungen (Kapitel 3).
Wichtigste Änderung ist, dass in den unten näher dargestellten Fällen zukünftig zwingend eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) einzusetzen ist. Dabei erfährt der Begriff "elektronische Rechnung" im Umsatzsteuergesetz eine neue Definition, die weitrechende Konsequenzen hat.
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist ab dem 1.1.2025 (d. h. für nach dem 31. Dezember 2024 ausgeführte Umsätze) eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Zentrale Änderung ist demnach, dass eine elektronische Rechnung zukünftig erfordert, dass diese in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird.
2.2 Was sind diese strukturierten elektronischen Formate?
Vor dem Hintergrund der Einheitlichkeit bedingt sich der deutsche Gesetzgeber hierbei eines europäischen Formats.
Das strukturierte elektronische Format einer elektronischen Rechnung muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16.4.2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (ABl. L 133 vom 6.5.2014, S. 1) entsprechen.
Hinter diesem Format versteckt sich ein XML-Datensatz auf Basis der CEN 16931, d. h. ein maschinenlesbares Format, welches nicht unmittelbar für das menschliche Auge lesbar ist. Für die Lesbarkeitsmachung gibt es Softwarelösungen am Markt. Noch nicht offiziell bestätigt ist, ob die Finanzverwaltung hier ein kostenloses Tool bereitstellen wird.
Parallel wird es, nach derzeitigen Verlautbarungen, weiterhin zulässig sein, dass der Rechnungsersteller ein lesbares Mehrstück (d. h. eine Verbildlichung des Datensatzes) erstellt und an den Rechnungsempfänger übersendet. Dieses Mehrstück ist jedoch kein offizieller Rechnungsbeleg und berechtigt daher nicht (mehr) zum Vorsteuerabzug.
Seien Sie technisch vorbereitet!
Prüfen Sie, ob ihr ERP-System, Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware die Erstellung und Verarbeitung von Rechnungen im neuen Format unterstützt und kümmern Sie sich ggf. rechzeitig um eine etwaige technische Lösung.
Aus Sicht der Finanzverwaltung stellt insbesondere sowohl eine Rechnung nach dem XStandard als auch eine Rechnung nach dem ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profil...