E-Rechnung: Ein Überblick und erste Schritte

Zusammenfassung

Überblick

Ab dem 1.1.2025 besteht für Unternehmer in Deutschland in bestimmten Fällen die Verpflichtung zur Erstellung und zum Empfang einer Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format (E-Rechnung). Dieser Beitrag fasst die wesentlichen Neuerungen zusammen, zeigt hilfreiche Übergangsregelungen auf und gibt Praxishinweise für eine erfolgreiche Implementierung.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Umsatzsteuergesetz (UStG) in der Fassung des Wachstumchancengesetzes vom 27.3.2024

1 Die E-Rechnung bietet einige Vorteile und ist schon heute neben der Papierrechnung häufig im Einsatz

Hier geht's zur Checkliste zur Beurteilung der E-Rechnungspflicht

Die elektronischen Rechnungen sind aus dem Geschäftsalltag nicht mehr wegzudenken. Schon heute werden viele Rechnungen in einem elektronischen Format ausgestellt und ausgetauscht, sofern beide Parteien (Rechnungsersteller und Rechnungsempfänger) hierüber eine Einigung gefunden haben. Dabei bestehen seitens des Gesetzesgebers (im Bereich der Umsatzsteuer) keine Formatvorgaben, sofern insbesondere die Unveränderbarkeit sichergestellt ist. Prominentestes Beispiel ist dabei eine Rechnung in einem PDF-Format, die über eine E-Mail versendet wird oder für den Rechnungsempfänger in einem Kundenportal zum Download bereitsteht. Alternativ sind heute weiterhin Papierrechnungen aus nahezu keinem Unternehmen wegzudenken, auch wenn diese durch elektronische Rechnungen zunehmend verdrängt werden.

Die Vorteile einer elektronischen Rechnung liegen auf der Hand. Oftmals lassen sich mit Hilfe einer elektronischen Rechnung Geschäftsprozesse digitalisieren und automatisieren. Das spart nicht nur Zeit, sondern kann bei richtigem Aufsatz auch zu einer höheren Qualität der Buchhaltung beitragen.

Neben dem Zweck als geschäftliches Abrechnungsdokument und Buchungsbeleg ist die Rechnung bekannterweise auch eine der zentralen Voraussetzungen (sog. ma...