Betriebsbedarf / 3 Was dem Konto Betriebsbedarf zuzuordnen ist

Die Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04 sehen jeweils 2 "Sammelkonten" für Aufwendungen vor, die unter sachlichen Gesichtspunkten bei anderen Konten nicht unterzubringen sind. Das ist einmal das Konto "Sonstiger Betriebsbedarf" und zum andern das Konto "Sonstige betriebliche Aufwendungen" 4900 (SKR 03) bzw. 6300 (SKR 04).

Betriebsbedarf sind alle Dinge, die Sie für Ihren Betrieb benötigen, wie z. B. Fotoarbeiten, Schulungsvideos usw. Es handelt sich zumeist um Gegenstände, die nicht unter Bürobedarf fallen, wie Visitenkarten, Firmenschilder, Putzbedarf, Zubehörteile, z. B. Akkus.

Auf dem Konto 4980/6850 wird Aufwand erfasst, der nicht in die anderen Konten passt oder eine eher seltene Betriebsausgabe darstellt. Da dieses Konto gerne von Betriebsprüfern unter die Lupe genommen wird, sollte es keine großen Beträge ausweisen.

Das Konto "Sonstige betriebliche Aufwendungen" verwendet man eher für betriebliche Dienstleistungen, die keinem anderen Konto zugeordnet werden können. Eine verbindliche Regelung, dass Sie die Aufwendungen auf diese Weise aufzuteilen haben, gibt es allerdings nicht. Sie haben also weitgehend die Freiheit, welches Konto Sie für welche Aufwendungen verwenden.

Betriebsausflug, Buchung des Anteils der Kosten, die auf den Unternehmer entfallen

Herr Huber veranstaltet einen Betriebsausflug, an dem er selbst teilnimmt. Die Kosten, die auf seine Teilnahme entfallen, betragen 107,10 EUR. Darin ist die Vorsteuer mit 17,10 EUR (= 19 %) enthalten. Die Kosten, die auf den Unternehmer entfallen, gehören nicht zu den Personalkosten. Außer den "Sammelkonten" gibt es kein passendes Konto für derartige Aufwendungen. Bei den Kosten für den Betriebsausflug handelt es sich nicht um Betriebsbedarf, sondern um sonstige betriebliche Aufwendungen.

Buchungsvorschlag:

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4900/6300	Sonstiger betrieblicher Aufwand	90,00	Bank	1200/1800	107,10
1576/1406	Abziehbare Vorsteuer 19 %	17,10

Das Beispiel zeigt, dass man bei Aufwendungen für Dienstleistungen nicht das Konto "Sonstiger Betriebsbedarf" verwenden sollte. Andererseits können Sie vom Begriff her den Einkauf von Gegenständen und Material auch auf das Konto "Sonstige betriebliche Aufwendungen" buchen.

Das Konto "Sonstiger Betriebsbedarf" können Sie für unterschiedliche Kosten verwenden. Das bedeutet, dass das Finanzamt aus der Gewinn- und Verlustrechnung bzw. der Einnahmen-Überschussrechnung nicht erkennen kann, welche Aufwendungen sich tatsächlich dahinter verbergen.

Vielfach werden auf dem Konto Aufwendungen "versteckt", bei denen unklar ist bzw. Zweifel bestehen, ob es sich um Betriebsausgaben handelt.

Das Konto "Sonstiger Betriebsbedarf" wird durch Betriebsprüfer kontrolliert

Bei einer Betriebsprüfung wird das Konto "Sonstiger Betriebsbedarf" regelmäßig vom Prüfer kontrolliert. Sie sollten daher nur die Aufwendungen buchen, bei denen sich eine Zuordnung zum Betrieb vertreten lässt. Nur wegen der Möglichkeit, dass ein Betriebsprüfer die betriebliche Verwendung anzweifeln könnte, sollten Sie nicht auf die Buchung als Betriebsbedarf verzichten. Im Zweifel wählen Sie die für Sie günstigere Lösung.

Wartezimmerzeitschriften

Herr Huber kauft wöchentlich für 53,50 EUR Zeitschriften für das Wartezimmer, die seine Patienten (Kunden) während der Wartezeit lesen. Bei den Zeitschriften handelt sich nicht um Fachzeitschriften. Es ist nicht auszuschließen, dass das Finanzamt Probleme macht mit der Begründung, Herr Huber könne die Zeitschriften auch privat lesen. Trotz der Einwendungen, die das Finanzamt machen könnte, bucht Herr Huber die Aufwendungen auf das Konto "Sonstiger Betriebsbedarf".

Buchungsvorschlag:

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4980/6850	Sonstiger Betriebsbedarf	50,00	1000/1600	Kasse	53,50
1571/1401	Abziehbare Vorsteuer	3,50

Aufwendungen über Betriebsbedarf dürfen Sie nur dann als Betriebsausgaben abziehen, wenn Sie diese durch Belege nachweisen können. Die Bezeichnung auf der Rechnung muss eindeutig sein, damit die betriebliche Zuordnung nachvollzogen werden kann.