Betriebsveranstaltungen: Freibetrag, abzugsfähige Kosten ... / 5 Aufteilung der Kosten bei einer gemischten Veranstaltung

Der Unternehmer kann eine Betriebsveranstaltung mit einer Betriebsversammlung oder einer Geschäftsreise kombinieren. In diesem Fall sind die Aufwendungen nach dem Verhältnis der Zeitanteile aufzuteilen.^[1] Die Aufwendungen, die auf die Betriebsversammlung bzw. Geschäftsreise entfallen, werden getrennt erfasst und haben keine Auswirkung auf den Höchstbetrag von 110 EUR.

Praxis-Beispiel

Ausflug mit Betriebsbesichtigung

Ein Unternehmer veranstaltet mit seinen 24 Arbeitnehmern eine 2-tägige Fahrt. Die gemeinsame Fahrt startet um 16.00 Uhr. Am Abend (ab 18.00 Uhr) findet eine Betriebsveranstaltung (Feier) statt, die um 23.00 Uhr endet. Am folgenden Tag steht die Betriebsbesichtigung bei einem der Hauptlieferanten auf dem Programm. Die Besichtigung beginnt um 8.00 Uhr und endet um 14.00 Uhr. Die Rückfahrt zum Betrieb erfolgt um 16.00 Uhr.

Lösung:

Eine Betriebsbesichtigung hat einen unmittelbaren Bezug zur Berufstätigkeit der teilnehmenden Arbeitnehmer, sodass es sich um eine Geschäftsreise handelt. Das gilt selbst dann, wenn die Betriebsbesichtigung beim Kunden an einem Tag der offenen Tür stattfindet. Der Unternehmer teilt die Aufwendungen in Reisekosten und Kosten für eine Betriebsveranstaltung auf.^[2] Die Aufteilung erfolgt nach Zeitanteilen. Die Abwesenheit beträgt insgesamt 24 Stunden, davon entfallen 5 Stunden auf die Betriebsfeier und 6 Stunden auf die Betriebsbesichtigung. Die Fahrtzeit und die Zeit, die auf die Übernachtung entfällt, sind im Verhältnis 5:6 aufzuteilen.

Aufteilung der Zeiten (Aufteilungsschlüssel in %):

Geschäftsreise = 54,55 %

Betriebsfeier= 45,45 %

Kosten	Gesamtbetrag	Betriebsfeier	Geschäftsreise
Busfahrt	1.252,00 EUR	569,03 EUR	682,97 EUR
Abendessen und Getränke	1.450,00 EUR	1.450,00 EUR	---
Übernachtung mit Frühstück	1.000,00 EUR	454,50 EUR	545,50 EUR
Gesamtbetrag	3.702,00 EUR	2.473,53 EUR	1.228,47 EUR
Umsatzsteuer (Vorsteuer)	591,08 EUR	394,93 EUR	196,14 EUR
Nettobetrag (ohne USt)	3.110,92 EUR	2.078,60 EUR	1.032,33 EUR
Nettobetrag pro Person (: 25)	124,44 EUR	83,14 EUR	41,29 EUR
Ermittlung des Höchstbetrags von 110 EUR pro Person (2.473,53 : 25 =)		98,94 EUR

An der Fahrt haben zusammen mit dem Unternehmer 25 Personen teilgenommen. Von den Kosten der Betriebsfeier entfallen 98,94 EUR (brutto) auf jeden teilnehmenden Arbeitnehmer. Der Höchstbetrag von 110 EUR für die Betriebsveranstaltung wird nicht überschritten. Der Gesamtbetrag ist wie folgt zu buchen:

Buchungsvorschlag:

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4670/6670	Reisekosten Unternehmer	41,29		eigener Anteil
4660/6650	Reisekosten Arbeitnehmer	991,03
4900/6300	Sonstige betriebliche Aufwendungen	83,14		eigener Anteil an der Betriebsfeier
4140/6130	Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei	1.995,46
1576/1406	Abziehbare Vorsteuer 19 %	591,08	1200/1800	Bank	3.702,00

Ergebnis:

Da der Höchstbetrag von 110 EUR nicht überschritten wird, sind die Kosten für den Betriebsausflug insgesamt als "Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei" zu buchen und die übrigen Kosten auf das Konto "Reisekosten Arbeitnehmer" bzw. "Reisekosten Unternehmer".

Der BFH^[3] hat entschieden, dass bei einer gemischten Veranstaltung (Betriebsversammlung an Bord eines Ausflugsschiffs und Betriebsfest in einem Hotel) die Aufwendungen, die nicht klar und eindeutig zuzuordnen sind, nach Zeitanteilen aufzuteilen sind. Überschreiten die Aufwendungen, die auf den Betriebsausflug entfallen, nicht den Höchstbetrag von 110 EUR, bucht der Unternehmer die Kosten für den Betriebsausflug als "Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei" und die übrigen Kosten auf das Konto "Reisekosten Arbeitnehmer". Wird der Höchstbetrag überschritten, muss der übersteigende Betrag als steuerpflichtiger Arbeitslohn erfasst werden. Die Lohnsteuer kann hierfür pauschal ermittelt werden.

Praxis-Tipp

Dienstreise und Betriebsfeier können kombiniert werden

Kombiniert der Unternehmer eine Betriebsfeier und eine Dienstreise, dann ist es sinnvoll, beide Bereiche so zu trennen, dass die Kosten leicht aufgeteilt werden können. Es kommt entscheidend darauf an, das richtige Ziel für eine Dienstreise zu finden. So kann z. B. eine Fachmesse mit einem Betriebsausflug kombiniert werden.

Anstelle eines 2-tägigen Betriebsausflugs kann der Unternehmer z. B. den 1. Tag (Abend) für den Besuch des Oktoberfests nutzen und am 2. Tag eine Fachmesse besuchen. Die Kosten für die Fachmesse sind dann zu 100 % als Betriebsausgaben abziehbar, ohne dass die Arbeitnehmer insoweit einen geldwerten Vorteil versteuern müssen.

[1] BFH, Urteil v. 30.4.2009, VI R 55/07; BFH, Urteil v. 22.9.2009, GrS 1/09.

[2] BFH, Urteil v. 16.11.2005, VI R 118/01.

[3] BFH, Urteil v. 30.4.2009, VI R 55/07.