Computer, Notebook, Tablet-PC / 9 Wie die Kosten der Garantieerweiterung richtig gebucht werden

Gem. § 255 HGB gehören zu den Anschaffungskosten alle Aufwendungen, die geleistet werden, um einen Vermögensgegenstand (z. B. EDV-Hardware) zu erwerben und ihn in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen. Zu den Anschaffungskosten gehören auch die Nebenkosten sowie die nachträglichen Anschaffungskosten. Eine Nebenleistung liegt nur vor, wenn sie nur ein Mittel ist, um die Hauptleistung unter optimalen Bedingungen in Anspruch nehmen zu können.^[1] EDV-Hardware ist üblicherweise nach ihrer Einrichtung (ggf. am Arbeitsplatz) betriebsbereit.

Aufwendungen für eine zusätzliche Garantieerweiterung gehören nicht zu den Anschaffungskosten, weil sie sich nicht auf die Nutzung auswirken. Die EDV-Hardware ist nämlich ohne oder mit Garantieerweiterung in gleicher Weise uneingeschränkt nutzbar. Mit der Garantieerweiterung wird dem Erwerber ein Schutz verschafft, für den Fall, dass während der vereinbarten Garantiezeit ein Defekt auftritt. Die Garantieerweiterung beinhaltet also neben der Lieferung einen eigenen unabhängigen Zweck, nämlich den Gegenstand gegen Schäden zu versichern. Die Verschaffung von Versicherungsschutz ist somit keine unselbstständige Nebenleistung zur Lieferung. Sie ist vielmehr eine eigenständige Leistung, die nach § 4 Nr. 10 Buchst. b UStG steuerfrei ist.^[2] Nach § 4 Nr. 10 Buchst. b UStG sind Leistungen, die darin bestehen, dass anderen Personen Versicherungsschutz verschafft wird, umsatzsteuerfrei.

Konsequenz: Ein Unternehmer, der Hardware erwirbt, kann die Kosten einer zusätzlichen Garantieerweiterung nicht zusammen mit den Anschaffungskosten der Hardware aktivieren. Bei den Kosten für eine zusätzliche Garantieerweiterung handelt es sich um einen vorausbezahlten Versicherungsbeitrag, der

• bei einer Einnahmen-Überschussrechnung im Jahr der Zahlung voll als Betriebsausgaben abziehbar ist und
• im Fall der Bilanzierung aktiv abzugrenzen ist. Es ist ein "positiver Rechnungsabgrenzungsposten" zu bilden, das bedeutet, die Kosten sind auf die Laufzeit der Garantieerweiterung zu verteilen und wirken sich nur anteilig aus.

Praxis-Beispiel

So werden die Kosten für eine Garantieerweiterung gebucht

Ein Unternehmer hat einen Server für 5.000 EUR netto erworben. Er hat mit dem Veräußerer eine zusätzliche Garantieerweiterung auf 5 Jahre vereinbart, für die er 1.500 EUR zahlt. Der Server ist mit 5.000 EUR zu aktivieren und über die Nutzungsdauer abzuschreiben. Der Betrag von 1.500 EUR ist aktiv abzugrenzen. Nach Ablauf der kostenlosen Garantiezeit, z. B. von 1 Jahr, sind die 1.500 EUR dann anschließend über 4 Jahre gewinnmindernd aufzulösen.

Buchungsvorschlag für den Kauf des Servers:

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
0490/0690	Sonstige Betriebs- und Geschäftsausstattung	5.000
1576/1406	Abziehbare Vorsteuer 19 %	950	1200/1800	Bank	5.950

Buchung des Rechnungsabgrenzungsposten:

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
0980/1900	Aktive Rechnungsabgrenzung	1.500	1200/1800	Bank	1.500

Auflösung des Rechnungsabgrenzungspostens zu ¼ im 2. Jahr:

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4360/6400	Versicherungen	375	0980/1900	Aktive Rechnungsabgrenzung	375

[1] BFH, Urteil v. 31.5.2001, V R 97/98.

[2] Vgl. BFH, Urteil v. 9.10.2002, V R 67/01 zum Garantieschutz bei Gebrauchtfahrzeugen.