Anschaffungskosten oder sofort abzugsfähige Betriebsausgaben: Das ist in der Praxis bei diversen Rechnungen die Frage. Heute greifen wir auf, wie die Kosten der Garantieerweiterung für die Anschaffung von Hardware zu beurteilen sind.
Frage zu Anschaffungsnebenkosten:
Kann man, wenn man Hardware käuflich erwirbt, auch die zusätzliche Garantieerweiterung mit aktivieren?
Beispiel:
Kauf eines Servers | 5.000 EUR |
+ zusätzliche Garantieerweiterung auf 5 Jahre | 1.500 EUR |
Kaufpreis | 6.500 EUR |
Betragen die Anschaffungskosten 5.000 EUR oder 6.500 EUR?
Antwort
Gemäß § 255 HGB gehören zu den Anschaffungskosten alle Aufwendungen, die geleistet werden, um einen Vermögensgegenstand (z. B. EDV-Hardware) zu erwerben und ihn in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen. Zu den Anschaffungskosten gehören auch die Nebenkosten sowie die nachträglichen Anschaffungskosten.
Eine Nebenleistung liegt vor, wenn sie nur ein Mittel ist, um die Hauptleistung unter optimalen Bedingungen in Anspruch zu nehmen. EDV-Hardware ist üblicherweise nach ihrer Einrichtung (ggf. am Arbeitsplatz) betriebsbereit. Aufwendungen für eine zusätzliche Garantieerweiterung gehören nicht zu den Anschaffungskosten, weil sie sich nicht auf die Nutzung auswirken. Die EDV-Hardware ist nämlich ohne oder mit Garantieerweiterung in gleicher Weise uneingeschränkt nutzbar.
Mit der Garantieerweiterung wird dem Erwerber ein Schutz verschafft, falls während der vereinbarten Garantiezeit ein Defekt auftritt. Die Garantieerweiterung beinhaltet also neben der Lieferung einen eigenen unabhängigen Zweck, nämlich den Gegenstand gegen Schäden zu versichern. Die Verschaffung von Versicherungsschutz ist somit keine unselbständige Nebenleistung zur Lieferung. Sie ist vielmehr eine eigenständige Leistung, die nach § 4 Nr. 10 Buchst. b UStG steuerfrei ist. Nach § 4 Nr. 10 Buchst. b UStG sind Leistungen umsatzsteuerfrei, die darin bestehen, dass anderen Personen Versicherungsschutz verschafft wird.
Konsequenz: Ein Unternehmer, der Hardware erwirbt, kann die Kosten einer zusätzlichen Garantieerweiterung nicht zusammen mit den Anschaffungskosten der Hardware aktivieren. Bei den Kosten für eine zusätzliche Garantieerweiterung handelt es sich um einen vorausbezahlten Versicherungsbeitrag. Einnahmen-Überschussrechner haben in der Regel den Sofortabzug bei Zahlung (beachten Sie hierbei aber § 11 Abs. 2 Satz 3 EStG), Bilanzierer müssen u. U. einen aktiven Rechnungsabgrenzungsposten bilden, um die Aufwendungen über die Laufzeit zu verteilen. Dies ist abhängig von der Höhe und Wesentlichkeit der abzugrenzenden Beträge.
Garantieverlängerung buchen: Beispielfall
Eun Unternehmer hat einen Server für 5000 EUR netto erworben. Er hat mit dem Veräußerer eine zusätzliche Garantieerweiterung auf 5 Jahre vereinbart, für die er 1500 EUR zahlt. Der Server ist mit 5.000 EUR zu aktivieren und über die Nutzungsdauer abzuschreiben. Der Betrag von 1.500 EUR ist aktiv abzugrenzen. Nach Ablauf der kostenlosen Garantiezeit von z. B. einem Jahr, sind die 1.500 EUR dann anschließend über 4 Jahre gewinnmindernd aufzulösen.