Nicht jede Aufgabe kann vom Homeoffice aus erledigt werden. Es gibt viele Arbeiten, bei denen die Arbeitnehmer physisch vor Ort sein müssen. Typische Aufgaben in diesem Bereich finden sich
- in der Pflege,
- bei der Bedienung von Maschinen oder
- dem Führen von Fahrzeugen.
Der Verkäufer im stationären Einzelhandel muss ebenso am Arbeitsplatz erscheinen, wie der Polizist oder der Handwerker. Immer dann, wenn Informationen entstehen oder verarbeitet werden, bieten sich allerdings Möglichkeiten, die damit verbundenen Aufgaben losgelöst von einem vorgegebenen Ort zu erfüllen.
Prädestiniert sind verwaltende oder unterstützende Aufgaben, die z. B. im Backoffice des Vertriebs, dem Marketing oder dem Rechnungswesen zu finden sind. Auch Bereiche, die einen hohen Grad an digitaler Unterstützung aufweisen, z. B. in den Entwicklungsabteilungen, beinhalten viele geeignete Aufgaben. Doch nicht jede zum Homeoffice fähige Aufgabe ist auch reif dafür. Dazu müssen zusätzliche Voraussetzungen vorhanden sein, die je nach Bereich und Aufgabe sehr individuell zu erfüllen sind. Das gilt insbesondere auch für Aufgaben in der Buchhaltung und im Controlling.
Unterschiede in einer Abteilung
Es gibt kaum Unternehmensbereiche, die ihre Aufgaben vollständig ins Homeoffice verlagern können. Eine Mischung aus Abläufen, die eine physische Anwesenheit verlangen, und solchen Prozessen, die auch im Homeoffice erledigt werden können, ist normal. So kann z. B. in der Versandabteilung die Organisation und Freigabe von Aufträgen auch in der Wohnung des Arbeitnehmers erfolgen, die Kommissionierung ist nur durch physische Arbeitsleistung im Lager zu erbringen. Oder die Durchführung der Abweichungsanalysen im Controlling erfolgt im Homeoffice, die Planung von Maßnahmen hingegen verlangt direkte Kontakte des Controllers mit allen Unternehmensbereichen. Da nicht alle infrage kommenden Stellen über digitale Kommunikationsmedien verfügen, ist bei den Abstimmungen zur Planung die Anwesenheit im Unternehmen notwendig.
2.1 Digitale Strukturen
Die wichtigste Voraussetzung für die Erledigung von Aufgaben im Homeoffice ist das Vorliegen aller notwendigen Informationen, Dokumente und Hilfsmittel am externen Arbeitsplatz. Gleichzeitig muss das Ergebnis der Arbeit den Empfängern innerhalb und außerhalb des Unternehmens zur Verfügung gestellt werden. Ein physischer Transport analoger Dokumente zwischen den Arbeitsplätzen im Homeoffice und zum Unternehmen ist keine sinnvolle, vor allem keine wirtschaftliche Lösung. Voraussetzung für die Verlagerung von Aufgaben in das Homeoffice sind digitale Strukturen, in denen die notwendigen Daten transportiert und verarbeitet werden können.
Die Digitalisierung besteht nur zum Teil aus digitaler Technik. Für das Homeoffice bilden vor allem digitale Prozesse mit Zugriff auf Daten im gesamten Unternehmen und Verbindungen mit den Prozessen in anderen Bereichen die Voraussetzung. Moderne IT-Anwendungen wie z. B. ERP-Systeme bilden die Grundlage für eine auf höchstem Niveau integrierte digitale Anwendung.
Autonome Abläufe digitalisieren Standardaufgaben
Mithilfe autonomer Abläufe werden Standardaufgaben vollkommen digital, ohne menschliche Eingriffe, erledigt. Der Mensch steuert diesen Prozess durch Vorgabe von Grenzwerten und Entscheidungsparametern. Die dabei eingesetzte künstliche Intelligenz macht es möglich, viele Aufgaben, die sich auch im Homeoffice erledigen ließen, durch autonom arbeitende IT-Prozesse zu ersetzen. Die notwendige Kontrolle dieser Abläufe, deren Steuerung und Planung, sind als Aufgabe prädestiniert für die Erledigung im Homeoffice.
Im Rechnungswesen finden sich bereits viele dieser autonomen Abläufe, da die Digitalisierung diesen Unternehmensbereich schon seit Jahren stetig optimiert. Bekannte digitale Abläufe in der Buchhaltung sind
- die Verbuchung von Ausgangsrechnungen oder
- die autonome Verarbeitung der Bankkontoauszüge.
Die autonome Verbuchung von digitalen Eingangsrechnungen mit einer vorhergehenden, ebenso autonomen Rechnungsprüfung verbreitet sich immer weiter und ist oft schon Standard.
Rechnungsprüfung
Eine digitale Rechnungsprüfung setzt digitale oder digitalisierte Eingangsrechnungen voraus. Diese werden verbunden mit digitalen Wareneingangsbuchungen und digitalen Bestellungen. Analoge Dokumente kommen nicht vor. So kann die digitale Rechnungsprüfung auch im Homeoffice erfolgen. Müssen noch Papierdokumente verarbeitet werden, dann macht die Arbeit im Homeoffice keinen Sinn. Es könnte jedoch eine Mischung von Präsenz und Homeoffice erfolgen, bei der z. B. an 3 Tagen in der Woche digitale Dokumente im Homeoffice verarbeitet werden, die verbleibenden 2 Tage arbeitet der Arbeitnehmer im Büro die analogen Belege ab.
Auftragsnachkalkulation
Im Controlling von Industrieunternehmen wird die Nachkalkulation von Fertigungsaufträgen bestimmt durch wesentliche Informationen aus dem Fertigungsbereich. Sind diese Auftragsformulare, Fertigmeldungen, Verbrauchsmeldungen usw. digitalisiert, kann die Aufgabe aut...