Kassenführung: Besonderheiten bei Taxibetrieben / 1 Die Kassenführung – ein Bestandteil der Buchführung – auch bei Taxi- und Mietwagenunternehmen

Wichtig

Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) und Zertifikat:

Ab 1.4.2021 dürfen nur noch Kassen mit sog. TSE-Zertifizierung verwendet werden. Auch eine Nachrüstung alter Kassen musste bis zu diesem Zeitpunkt durchgeführt worden sein. Nicht nachrüstbare Kassen, welche nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschafft wurden, durften bis zum 31.12.2022 weiter genutzt werden. Weitere Voraussetzung war, dass diese Kassen die "Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26.11.2010 erfüllten" (= Einzelspeicherung der Beträge, keine Verdichtungen). Mitteilungspflicht: Die Mitteilungspflicht, wonach TSE-Kassen beim Finanzamt (auf elektronischem Weg) angemeldet werden müssen, ist bis 31.12.2014 ausgesetzt. Das elektronische Mitteilungsverfahren per Programm "Mein ELSTER" und ERiC-Schnittstelle steht ab 1.1.2025 zur Verfügung. Bis zum 31.7.2025 sind alle vor diesem Zeitpunkt in Betrieb genommenen elektronischen Aufzeichnungssysteme zu melden.^[1] Alle nach diesem Zeitpunkt in Betrieb genommenen derartigen Systeme sind innerhalb eines Monats nach Inbetriebnahme zu melden.^[2] Binnen eines Monats ist darüber hinaus zu melden, wenn ein elektronisches Aufzeichnungssystem außer Betrieb genommen wird (sofern die vorherige Inbetriebnahme gemeldet wurde).^[3]

Allgemeines zur Kassenführung

Bei Unternehmen mit hohem Bargeldanteil hat die Kassenführung einen besonderen Stellenwert. Als Hauptbestandteil der gesamten Buchführung ist sie entscheidend für deren Ordnungsmäßigkeit verantwortlich. Nur durch eine sorgfältige und lückenlose Aufzeichnung aller baren Geschäftsvorfälle ist der Unternehmer in der Lage seine Einnahmen und Ausgaben prüfungssicher nachzuweisen.

Mängel in der Kassenführung stellen Buchhaltungsmängel dar. Je nach Schwere der festgestellten Mängel steht die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung infrage. Wird eine Buchhaltung verworfen, kann sie nicht mehr der Besteuerung zugrunde gelegt werden. Die Besteuerungsgrundlagen sind dann im Wege der Schätzung zu ermitteln. Hinzuschätzungen von Einnahmen im Rahmen von Außenprüfungen können je nach Höhe ungeahnte steuerliche Folgen haben und auch empfindliche strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Sachliche Mängel in der Kassenführung führen fast immer zu steuerlichen Hinzuschätzungen nach § 162 AO, weil bei solchen materiellen Fehlern grundsätzlich von einer Steuerminderung auszugehen ist. Für die Höhe des steuerlichen Hinzuschätzungsbetrags spielt es dabei keine Rolle, ob die Einnahmenverkürzung bewusst oder ohne Wissen des Unternehmers herbeigeführt wurde.

Aber auch rein formelle Kassenführungsmängel können so schwerwiegend sein, dass die materielle Richtigkeit nicht mehr gewährleistet ist. Sie entstehen meist aus Unwissenheit, Fehlinformationen, Nachlässigkeit oder durch falsche Auslegung von Vorschriften. Formelle Fehler sind fast immer vermeidbar. Im Einzelfall können auch Formfehler Anlass für eine Hinzuschätzung sein. Ist es dem Prüfer aufgrund gewichtiger formeller Fehler nicht mehr möglich, die materielle Richtigkeit der Einnahmen und Ausgaben zu überprüfen, ist eine Schätzung des Betriebsergebnisses unabwendbar. Dabei kann es auch zu einer der Höhe nach ungerechtfertigten Besteuerung kommen.

Eine aus formellen oder materiellen Gründen verworfene, nicht ordnungsmäßige Buch- oder Kassenführung ist wertlos und hat keine Aussagekraft mehr. Sie kann somit nicht mehr als Nachweis dienen eine dem Grunde oder der Höhe nach möglicherweise unzutreffende Schätzung zu widerlegen.

[1] BMF, Schreiben v. 28.6.2024, IV D 2 – S 0316-a/19/10011 :009.

[2] BMF, Schreiben v. 28.6.2024, IV D 2 – S 0316-a/19/10011 :009.

[3] BMF, Schreiben v. 28.6.2024, IV D 2 – S 0316-a/19/10011 :009.