Kassenführung: Besonderheiten bei Taxibetrieben

Zusammenfassung

Überblick

Dieser Beitrag informiert über die Besonderheiten bei der Kassenführung, die Inhaber von Taxibetrieben kennen und beachten müssen.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

§§ 238 ff. HGB

§§ 140 ff. AO (insbes. §§ 146, 146a, 146b, 147 AO) und § 158 AO

AEAO zu §§ 140 ff. und § 158

§ 22 UStG i. V. m. § 63 UStDV

Kassengesetz vom 22.12.2016 (GSchuMadiG – Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen)

BMF, Schreiben v. 26.11.2010, IV A 4 – S 0316/0810004-07 (Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften)

BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 (GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff)

Kassensicherungsverordnung v. 26.9.2017 (KassenSichV – Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr)

BMF, Schreiben v. 30.6.2020, III C 2 – S 7030/20/10009 :004 (Befristete Absenkung der Mehrwertsteuer)

BMF, Schreiben v. 13.10.2023, IV D 2 – S 0319/20/10002 :010 (Nichtbeanstandungsregelung bei Verwendung von EU-Taxametern und Wegstreckenzählern ohne zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung nach dem 31.12.2023)

BMF, Schreiben v. 11.3.2024, IV D 2 – S 0316-a/21/10006 :008 (Aufzeichnung und Aufbewahrung von Geschäftsvorfällen und anderen steuerlich relevanten Daten bei Taxi- und Mietwagenunternehmen)

BMF, Schreiben v. 28.6.2024, IV D 2 – S 0316-a/19/10011 :009 (Beginn der Mitteilungsverpflichtung nach § 146a Abs. 4 AO)

BFH, Urteil v. 24.10.1990, V B 60/89 (nv)

BFH, Urteil v. 29.3.2001, IV R 67/99

BFH, Urteil v. 26.2.2004, XI R 25/02

BFH, Urteil v. 14.6.2006, XI B 130-132/05 (nv)

BFH, Urteil v. 7.2.2007, V B 161/05

BFH, Urteil v. 7.2.2007, V B 162/05

BFH, Urteil v. 31.5.2007, V R 18/05

BFH, Urteil v. 2.7.2014, XI R 22/10

BFH, Urteil v. 2.2.2014, XI R 39/10

FG Hamburg, Urteil v. 7.9.2010, 3 K 13/09

FG Hamburg, Urteil v. 11.11.2014, 6 K 206/11

FG Hamburg, Urteil v. 18.12.2015, 2 K 281/14

FG Baden-Württemberg, Urteil v. 7.9.2015, 1 K 772/15

FG Hamburg, Urteil v. 29.8.2017, 2 K 238/16

1 Die Kassenführung – ein Bestandteil der Buchführung – auch bei Taxi- und Mietwagenunternehmen

Wichtig

Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) und Zertifikat:

Ab 1.4.2021 dürfen nur noch Kassen mit sog. TSE-Zertifizierung verwendet werden. Auch eine Nachrüstung alter Kassen musste bis zu diesem Zeitpunkt durchgeführt worden sein. Nicht nachrüstbare Kassen, welche nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschafft wurden, durften bis zum 31.12.2022 weiter genutzt werden. Weitere Voraussetzung war, dass diese Kassen die "Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26.11.2010 erfüllten" (= Einzelspeicherung der Beträge, keine Verdichtungen). Mitteilungspflicht: Die Mitteilungspflicht, wonach TSE-Kassen beim Finanzamt (auf elektronischem Weg) angemeldet werden müssen, ist bis 31.12.2014 ausgesetzt. Das elektronische Mitteilungsverfahren per Programm "Mein ELSTER" und ERiC-Schnittstelle steht ab 1.1.2025 zur Verfügung. Bis zum 31.7.2025 sind alle vor diesem Zeitpunkt in Betrieb genommenen elektronischen Aufzeichnungssysteme zu melden.^[1] Alle nach diesem Zeitpunkt in Betrieb genommenen derartigen Systeme sind innerhalb eines Monats nach Inbetriebnahme zu melden.^[2] Binnen eines Monats ist darüber hinaus zu melden, wenn ein elektronisches Aufzeichnungssystem außer Betrieb genommen wird (sofern die vorherige Inbetriebnahme gemeldet wurde).^[3]

Allgemeines zur Kassenführung

Bei Unternehmen mit hohem Bargeldanteil hat die Kassenführung einen besonderen Stellenwert. Als Hauptbestandteil der gesamten Buchführung ist sie entscheidend für deren Ordnungsmäßigkeit verantwortlich. Nur durch eine sorgfältige und lückenlose Aufzeichnung aller baren Geschäftsvorfälle ist der Unternehmer in der Lage seine Einnahmen und Ausgaben prüfungssicher nachzuweisen.

Mängel in der Kassenführung stellen Buchhaltungsmängel dar. Je nach Schwere der festgestellten Mängel steht die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung infrage. Wird eine Buchhaltung verworfen, kann sie nicht mehr der Besteuerung zugrunde gelegt werden. Die Besteuerungsgrundlagen sind dann im Wege der Schätzung zu ermitteln. Hinzuschätzungen von Einnahmen im Rahmen von Außenprüfungen können je nach Höhe ungeahnte steuerliche Folgen haben und auch empfindliche strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Sachliche Mängel in der Kassenführung führen fast immer zu steuerlichen Hinzuschätzungen nach § 162 AO, weil bei solchen materiellen Fehlern grundsätzlich von einer Steuerminderung auszugehen ist. Für die Höhe des steuerlichen Hinzuschätzungsbetrags spielt es dabei keine Rolle, ob die Einnahmenverkürzung bewusst oder ohne Wissen des Unternehmers herbeigeführt wurde.

Aber auch rein formelle Kassenführungsmängel können so schwerwiegend sein, dass die materielle Richtigkeit nicht mehr gewährleistet ist. Sie entstehen meist aus Unwissenheit, Fehlinformationen, Nachlässigkeit oder durch falsche Auslegung von Vorschriften. Formelle Fehler sind fast immer vermeidbar. Im Einzelfall können auch Formfehler Anlass für ein...