Rückstellungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterla ... / 4.4 Steuerbilanz: Folgebewertung

Da die Rückstellung im Vorjahr erstmalig gebucht wurde, ist im Folgejahr und in den folgenden Jahren lediglich eine Anpassung hinsichtlich der Änderungen der Bewertungsparameter vorzunehmen. Unter der Annahme, dass keine Veränderungen in den Grunddaten vorliegen, werden im Beispielsfall lediglich gestiegene Kosten im Folgejahr berücksichtigt.

Sollten jedoch grundlegende Veränderungen vorliegen, wie beispielsweise die Vergrößerung der Archivfläche, Ausweitung der Nebenkosten durch Inanspruchnahme eines Sicherheitsdienstes oder die Anschaffung weiterer Schränke und Regale, ist die Kosten- und Rückstellungsermittlung neu aufzusetzen und zu verbuchen.

Im vorliegenden Beispielsfall wird eine Kostensteigerung von 2 % angenommen. Somit sind die laufenden Kosten von 4.000 EUR im Vorjahr auf 4.080 EUR (4.000 EUR x 1,02) gestiegen. Die Neuberechnung der Rückstellung sieht wie folgt aus:

Berechnung	Betrag
4.080 EUR jährl. Kosten x Faktor 5,5	22.440 EUR
einmalige Kosten	300 EUR
Rückstellung in der Steuerbilanz	22.740 EUR

Im Vergleich zur Zugangsbewertung im Vorjahr ergibt sich ein Zuführungsbetrag im Rahmen der Folgebewertung in Höhe von 440 EUR (22.740 EUR – 22.300 EUR = 440 EUR). Dieser Zuführungsbetrag ist gemäß den prozentualen Anteilen auf die verschiedenen Kostenarten aufzuteilen und entsprechend zuzubuchen:

Kostenart	Berechnung	Kosten
Mietkosten	82,5 % von 440 EUR	363 EUR
Heizkosten	7,5 % von 440 EUR	33 EUR
Reinigung (Lohn)	2,5 % von 440 EUR	11 EUR
Hausmeister (Lohn)	2,5 % von 440 EUR	11 EUR
Schränke (Abschreibung)	5,0 % von 440 EUR	22 EUR
	Summe	440 EUR

Die anteilige Verteilung des Zuführungsbetrags über alle Kostenarten ist konsequent und wird in der Praxis in der Regel so durchgeführt. Diese Vorgehensweise hinkt jedoch hinsichtlich der Abschreibungen auf die Schränke, da diese – sofern keine Veränderung in der Bemessungsgrundlage vorliegt – über die Nutzungsdauer unveränderlich sind. Daher wäre die Verteilung auf alle Kostenarten außer den Abschreibungen auch denkbar und sogar etwas genauer.

Die Zuführung der Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen im Folgejahr ist anschließend über die entsprechenden Aufwandskonten zu verbuchen:

Konto SKR 03 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4210	Miete (Anteil 82,5 %)	363
4230	Heizung (Anteil 7,5 %)	33
4110	Löhne (Anteil 2 x 2,5 %)	22
4830	Abschr. auf Sachanl. (Anteil 5 %)	22	0966	Rückstellung zur Erfüllung der Aufbewahrungspflichten	440

Konto SKR 04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
6310	Miete (Anteil 82,5 %)	63
6320	Heizung (Anteil 7,5 %)	33
6010	Löhne (Anteil 2 x 2,5 %)	22
6220	Abschr. auf Sachanl. (Anteil 5 %)	22	3096	Rückstellung zur Erfüllung der Aufbewahrungspflichten	440