Ein wesentlicher Hebel für die Effizienzsteigerung des kommunalen Forderungsmanagements sind die internen Geschäftsprozesse und Workflows. Forderungen sind mit einzelnen Prozessschritten in das Rechnungswesen einer Kommune eingebunden. Der Geschäftsprozess beginnt mit der Entstehung einer Forderung und endet mit der Erledigung durch die fristgerechte Zahlung, Mahnung, weitergehende Beitreibungsmaßnahmen oder mit der Niederschlagung und der bilanziellen Wertberichtigung. Am Prozess sind die Fachämter/Dienste beteiligt, die sachlich-inhaltlich für die Festsetzung von Forderungen zuständig sind und die Gläubigerrolle einnehmen, sowie die für das Rechnungswesen und die Beitreibung zuständigen Fachämter/Dienste. In der Regel sind es die Debitorenbuchhaltung und die Vollstreckung als eigenständige Aufgabenbereiche innerhalb der Stadtkasse, der Stadtkämmerei oder der Finanzbuchhaltung.
Ansatzpunkte für die Optimierung des Forderungsmanagements lassen sich anhand eines Standardprozesses im Forderungsmanagement bestimmen und hieraus entsprechende Maßnahmen ableiten. Der Standardprozess besteht aus folgenden Prozessschritten:
Entstehung der Forderung durch eine Leistungserbringung oder auf gesetzlicher Grundlage
Forderungsfestsetzung durch Erstellung eines Bescheids/einer Rechnung/einer Kostenmitteilung und Versand
Buchung der Forderung
Zahlungseingang oder
Mahnung bei fehlendem Zahlungseingang
Zahlungseingang nach Mahnung oder
Vollstreckung bzw. gerichtliches Mahn- oder Klageverfahren bei privatrechtlichen Forderungen
Zahlungseingang nach Vollstreckung oder
- Langzeitbeobachtung und verjährungsunterbrechende Maßnahmen
Niederschlagung und Wertberichtigung
Die einzelnen Prozessschritte werden im dazugehörigen Beitrag näher erläutert. Dort finden Sie auch entsprechende Checklisten.
