Neben dem Grundsatz der Richtigkeit gilt bei der Führung von Personalakten der Grundsatz der Vollständigkeit und Kontinuität (siehe dazu Abschnitt 4.1.5). Daher besteht nicht in jedem Fall Anspruch des Beschäftigten darauf, dass unzutreffende Angaben ersatzlos entfernt werden. Der Beschäftigte hat keinen Anspruch auf Entfernung, wenn dadurch die Personalakte lückenhaft oder unvollständig würde oder wenn sie dadurch ein unrichtiges Bild über den dienstlichen Werdegang wiedergeben würden[1]. Es ist daher stets zu prüfen, ob der beanstandete Vorgang zum Verständnis der Personalakte insgesamt notwendig ist.
Dies ist in der Regel bei einem zu Unrecht in die Akte aufgenommenen Strafurteil oder einer unberechtigten Abmahnung nicht der Fall. Hier geht das Interesse des Beschäftigten an einem richtigen Bild von ihm und seiner Leistung vor. Etwas anderes gilt jedoch, wenn sich der beanstandete Vorgang bereits negativ auf den dienstlichen Werdegang ausgewirkt hat. Dieser könnte bei Entfernung des Vorgangs nicht mehr verständlich nachvollzogen werden[2].
Wenn ein unzutreffendes ärztliches Gutachten oder eine unberechtigte Verdächtigung zu einer Kündigung geführt hat oder sich eine fehlerhafte dienstliche Beurteilung negativ auf den Werdegang des Beschäftigten ausgewirkt hat, würde eine Entfernung dieser Vorgänge dazu führen, dass die Folgemaßnahmen nicht mehr verständlich sind.
Anstelle des Anspruches auf Entfernung kommt in diesen Fällen lediglich ein Anspruch auf Berichtigung zum Tragen[3]. In der Berichtigung muss der Fehler klar und für jedermann erkennbar zum Ausdruck gebracht werden[4] . Enthalten Schriftstücke neben zu entfernenden Daten auch Informationen, die in der Personalakte verbleiben müssen, dürfte sich der Berichtigungsanspruch im Regelfall darauf beschränken, die zu tilgenden Daten zu schwärzen oder auf andere Weise unkenntlich zu machen[5] (vgl. BVerwG, Urteil vom 09.12.1999 – 1 WB 55.99).
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