Der Aufschrei ist groß. So groß, dass man meinen könnte, es gäbe zum ersten Mal in Deutschland eine Pflicht zur Dokumentation der Arbeitszeit. Und doch ist vielen Arbeitgebern nicht klar, was nun von Ihnen erwartet wird. Immer neue Verordnungen zur Nachbesserung der einschlägigen Vorschriften des Mindestlohngesetzes (MiLoG) machen die Gesetzeslage noch undurchsichtiger.
Aufzeichnungspflichten nicht neu – nur verschärft
§ 17 Abs. 1 MiLoG enthält dabei lediglich erweiterte Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten. Bereits bisher galten neben tarifvertraglichen bzw. arbeitsrechtlichen Aufzeichnungsvorschriften (z. B. § 2 Nachweisgesetz) für die Sozialversicherung Aufzeichnungspflichten des Arbeitgebers, mit denen die zutreffende Ermittlung des Arbeitsentgelts nachgewiesen werden muss (§ 8 Beitragsverfahrensordnung).
Die Aufzeichnungspflichten werden durch das MiLoG für 2 Fallgruppen verschärft:
- Für geringfügig und kurzfristig Beschäftigte (§ 8 Abs. 1 SGB IV), unabhängig von der Branche des Arbeitgebers (mit Ausnahme von Minijobbern in Privathaushalten),
- sowie für Arbeitgeber in Wirtschaftsbereichen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG).
Wer muss was dokumentieren?
In diesen Fällen müssen bereits seit Inkrafttreten des Gesetzes im August 2014 Aufzeichnungen über
- Beginn,
- Ende und
- Dauer der täglichen Arbeitszeit
geführt und bereitgehalten werden.
Notwendig ist, dass die Dokumentation und Aufzeichnung der Arbeitszeiten bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages vorliegen müssen. Einen Verstoß hiergegen kann eine bußgeldbewährte Ordnungswidrigkeit von bis zu 30.000 Euro nach sich ziehen.
Die Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten gelten in Unternehmen, die in Branchen tätig sind, die besonders von der Schwarzarbeit bedroht sind, grundsätzlich für alle Mitarbeiter dieses Unternehmens (ohne Ausnahme). Dies gilt entsprechend auch für einen Entleiher, dem ein Verleiher einen Arbeitnehmer oder mehrere Arbeitnehmer zur Arbeitsleistung in einem der in § 2a SchwarzArbG genannten Wirtschaftszweige überlässt.
Bei fehlenden Aufzeichnungen droht Nachzahlung der Sozialversicherungsbeiträge
Sollte eine Aufzeichnung der Arbeitszeiten weder vereinbart noch erfolgt sein, besteht das Risiko, dass über Erfahrungswerte in Form der Phantomlohndiskussion der Zeitaufwand geschätzt wird. Da für laufendes Arbeitsentgelt in der Sozialversicherung nicht das Zufluss-, sondern das Entstehungsprinzip gilt, würde ein Arbeitgeber auch dann Sozialversicherungsbeiträge aus einem Arbeitslohn schulden, den er gar nicht bezahlt hat. Dies kann insoweit zur Folge haben, dass ein Arbeitgeber ggf. weder den Mindestlohn wahrt, noch seinen ihm nach dem Mindestlohn obliegenden Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten genügt.
Bisherige Korrekturen des Gesetzes durch Rechtsverordnungen
Mit der Mindestlohnaufzeichnungsverordnung werden insbesondere mobile Tätigkeiten, also Beschäftigungen, die nicht an einen Ort gebunden sind, von der Aufzeichnungspflicht teilweise ausgenommen. Voraussetzung ist, dass diese Tätigkeiten keinen Vorgaben über die konkrete tägliche Arbeitszeit unterliegen (etwa weil nur ein zeitlicher Rahmen vorgegeben wird) und die Arbeitnehmer ihre Arbeitszeit eigenverantwortlich einteilen können. In diesen Fällen braucht der Arbeitgeber nur die Dauer der tatsächlichen täglichen Arbeitszeit aufzeichnen.
Aufgrund der Mindestlohndokumentationspflichten-Verordnung müssen Branchen des § 2a SchwarzArbbG erst ab einer bestimmten Einkommensgrenze die genaue Arbeitszeit erfassen, nämlich dann, wenn das regelmäßige sogenannte "verstetigte" Monatseinkommen über 2.985 Euro liegt; vorausgesetzt der Arbeitgeber erfüllt dennoch seine Pflicht nach § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz zur Aufzeichnung der Überstunden.
(Exkurs: Ein "verstetigtes" Monatsentgelt liegt bei sämtlichen monatlichen Zahlungen des Arbeitgebers vor, die den Arbeitnehmern regelmäßig monatlich ausgezahlt werden.)
Autor: Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht Marco Ferme, Wirtschaftskanzlei Beiten Burkhardt
