Wird einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin ein Dienstwagen für Privatfahrten und/oder für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte überlassen, entsteht ihm ein geldwerter Vorteil. Wenn der geldwerte Vorteil pauschal mit der Ein-Prozent-Regelung ermittelt wird, sind vielfältige Besonderheiten zu beachten.
Ein-Prozent-Regelung: Nutzungswert höher als die tatsächlichen Kosten
Der pauschale Nutzungswert kann die dem Arbeitgeber für das Kraftfahrzeug insgesamt entstandenen Kosten übersteigen. Wird dies im Einzelfall nachgewiesen, ist der pauschale Nutzungswert höchstens mit dem Betrag der Gesamtkosten des Kraftfahrzeugs anzusetzen (sogenannte Kostendeckelung).
Ein-Prozent-Regelung: keine Privatnutzung - keine Besteuerung?
Der pauschale Nutzungswert für Privatfahrten ist grundsätzlich auch dann anzusetzen, wenn das Kraftfahrzeug tatsächlich nur gelegentlich überlassen wird. Die Monatsbeträge müssen allerdings nicht angesetzt werden für volle Kalendermonate, in denen Mitarbeitern kein betriebliches Kraftfahrzeug zur Verfügung steht.
Gleiches gilt, wenn Mitarbeitern das Kraftfahrzeug aus besonderem Anlass oder zu einem besonderen Zweck nur gelegentlich (von Fall zu Fall) für nicht mehr als fünf Kalendertage im Kalendermonat überlassen wird. In diesem Fall sind der pauschale Nutzungswert für Privatfahrten und der pauschale Nutzungswert für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte je Fahrtkilometer mit 0,001 Prozent des inländischen Listenpreises des Kraftfahrzeugs zu bewerten (Einzelbewertung). Zum Nachweis der Fahrstrecke müssen die Kilometerstände festgehalten werden.
Ein-Prozent-Regelung bei Poolfahrzeugen
Stehen einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin in einem Fahrzeugpool mehrere Kraftfahrzeuge zur Verfügung, so ist der Nutzungswert für Privatfahrten mit 1 Prozent der Listenpreise aller Kraftfahrzeuge zu ermitteln und die Summe entsprechend der Zahl der Nutzungsberechtigten aufzuteilen.
Wird ein Kraftfahrzeug mehreren Mitarbeitern überlassen, so ist der pauschale Nutzungswert für Privatfahrten von 1 Prozent des Listenpreises entsprechend der Zahl der Nutzungsberechtigten aufzuteilen.
Stehen Mitarbeitern gleichzeitig mehrere Kraftfahrzeuge zur Verfügung, so ist grundsätzlich für jedes Kraftfahrzeug der pauschale Nutzungswert mit monatlich 1 Prozent des Listenpreises anzusetzen. Dem pauschalen Nutzungswert kann jedoch der Listenpreis des überwiegend genutzten Kraftfahrzeugs zugrunde gelegt werden, wenn die Nutzung der Kraftfahrzeuge durch andere zur Privatsphäre gehörende Personen so gut wie ausgeschlossen ist.
Privatnutzung: kein geldwerter Vorteil bei Nutzungsverbot
Wird Mitarbeitern ein Kraftfahrzeug mit der Maßgabe zur Verfügung gestellt, es für Privatfahrten nicht zu nutzen, ist von dem Ansatz des pauschalen Nutzungswertes abzusehen, wenn das Nutzungsverbot durch entsprechende Unterlagen (z. B. eine arbeitsvertragliche oder andere arbeits- oder dienstrechtliche Rechtsgrundlage) nachgewiesen wird. Diese Belege sind zum Lohnkonto aufzubewahren.
Dem Nutzungsverbot des Arbeitgebers steht ein ausdrücklich mit Wirkung für die Zukunft erklärter schriftlicher Verzicht des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin auf die Nutzung für Privatfahrten, Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte oder mehr als eine Familienheimfahrt wöchentlich gleich, wenn aus außersteuerlichen Gründen ein Nutzungsverbot des Arbeitgebers nicht in Betracht kommt.
Die eventuelle unbefugte Privatnutzung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs hat nach der Rechtsprechung keinen Lohncharakter. Ein Zufluss von Arbeitslohn liegt in diesen Fällen erst in dem Zeitpunkt vor, in dem der Arbeitgeber zu erkennen gibt, dass er die ihm zustehende Schadenersatzforderung gegenüber den betroffenen Mitarbeitern nicht geltend machen wird.
