So setzen Sie (elektronische) Gutscheine und Geldkarten richtig ein

Gutscheine und Geldkarten sind ein flexibles Mittel der Sachzuwendung im Rahmen der monatlichen 50-Euro-Freigrenze und gerade in der heutigen digitalen Zeit bei Arbeitgebern und Arbeitnehmenden weit verbreitet. Deren Sachbezugseigenschaft ist inzwischen ausdrücklich im Gesetz verankert worden (§ 8 Abs. 1 Satz 3 EStG). 

Gutscheine und elektronische Karten grundsätzlich begünstigt

Als begünstigte Sachbezüge gelten danach Gutscheine und Geldkarten, die ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen und die Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10 des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) erfüllen. Was mit dem zweiten Teil der Definition gemeint ist, war lange unklar, ein Verwaltungserlass schafft aber inzwischen weitgehende Sicherheit bei der Abgrenzung begünstigter Gutscheine (BMF, Schreiben vom 15. März 2022, IV C 5 – S 2334/19/10007 :007, BStBl 2022 I S. 242). 

Einschränkungen seit 2022 für Gutscheine und Geldkarten 

Insbesondere Geldkarten mit unbegrenzten Einlösungsmöglichkeiten für Waren und Dienstleistungen sowie Onlinegutscheine mit Einkaufsmöglichkeit bei Drittanbietern sind aber seit 2022 nicht mehr begünstigt. Gutscheine und Geldkarten müssen nämlich neuerdings zusätzlich die Kriterien des ZAG erfüllen. Danach kommen für die Anwendung der Sachbezugsfreigrenze oder als Aufmerksamkeit nur noch folgende Kategorien in Betracht: 

• Gutscheine und Geldkarten gehören zu den Sachbezügen, wenn sie bei einem begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen im Inland ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen. Darunter fallen beispielsweise von einer bestimmten Tankstellenkette ausgegebene Tankkarten oder Karten eines Online-Händlers, die nur zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen aus seiner eigenen Produktpalette berechtigen. 
• Gutscheine oder Geldkarten gehören ebenfalls zu den Sachbezügen, wenn sie dazu berechtigen, Waren oder Dienstleistungen ausschließlich aus einer sehr begrenzten Waren- oder Dienstleistungspalette zu beziehen. Hiernach begünstigt sind Gutscheine und Geldkarten, die beispielsweise begrenzt sein können auf Kraftstoffe, Ladestrom usw. ("alles, was das Auto bewegt") oder auf Streamingdienste für Film und Musik. 

Bei Gutscheinen Zuflusszeitpunkt beachten

Steuerlich erfolgt der Lohnzufluss bei Gutscheinen in dem Augenblick, in dem Arbeitnehmende über das Guthaben verfügen können. Für die Frage, ob die monatliche Sachzuwendungsfreigrenze eingehalten ist, muss der Arbeitgeber den Zeitpunkt der Übergabe des Gutscheins nachweisen können. Auf das Einlösen des Gutscheins kommt es nicht an – es sei denn, es wird ein Gutschein auf das eigene Produktsortiment des Arbeitgebers ausgestellt.

Elektronische Gutscheine vs. Papiergutscheine

Bei elektronischen Gutscheinen, sogenannten E-Cards, kann die Aktivierung – also der steuerliche Zufluss – vom Arbeitgeber exakt bestimmt werden. Damit wird vermieden, dass Gutscheine für zwei unterschiedliche Monate versehentlich in einem Monat ausgehändigt werden. In der Regel verlangen die Anbieter für das monatliche Aufladen eine Gebühr. Diese wird von der Verwaltung nicht auf die 50-Euro-Grenze angerechnet, sodass die Beschäftigten in den Genuss der vollen 50 Euro monatlich kommen. Das gilt auch, wenn derartige Guthabenkarten anlässlich eines persönlichen Ereignisses als sogenannte Aufmerksamkeit steuerfrei mit bis zu 60 Euro aufgeladen werden.

Allerdings gewährt die Finanzverwaltung auf den jeweiligen Eurobetrag den sonst bei Sachbezügen üblichen Bewertungsabschlag von vier Prozent in diesen Fällen nicht noch zusätzlich.

Ansparen von Guthaben möglich

Den Mitarbeitenden steht es frei, wann und für welche Zuwendung das Guthaben verwendet wird. Sie können das Guthaben ansparen und damit zu einem späteren Zeitpunkt größere Anschaffungen finanzieren. Die Einlösung muss nicht innerhalb einer bestimmten Frist erfolgen – unter Umständen können Guthaben über einen Zeitraum von mehr als einem Jahr aufgebaut werden.

Werden die 50 Euro monatlich in vollem Umfang ausgenutzt, bleibt keine Luft mehr für andere sonstige Sachzuwendungen. Im Rahmen von Lohnsteuer-Außenprüfungen wird das aber Arbeitgebern immer wieder zum Verhängnis: Der Prüfer entdeckt weitere Sachzuwendungen, die in den Anwendungsbereich der Sachbezugsfreigrenze fallen. Dies kann dazu führen, dass die gesamten Zuwendungen – auch die monatlichen Gutschriftsbeträge – rückwirkend versteuert werden müssen.