Kurzarbeit und Kurzarbeitergeld nutzen und richtig abwickeln

Konjunkturelle Kurzarbeit ist für ein Unternehmen das Mittel der Wahl, wenn Mitarbeiter aufgrund der wirtschaftlichen Situation unterbeschäftigt sind, aber nicht entlassen werden sollen. Sie kann bei Auftragsausfällen durch entsprechende Vereinbarungen zur Reduzierung der Arbeitszeit im Betrieb sehr kurzfristig eingeführt werden.

Definition Kurzarbeit

Kurzarbeit bedeutet konkret: 

1. Mitarbeiter arbeiten vorübergehend weniger und erhalten im Gegenzug ein entsprechend der geringeren Arbeitszeit reduziertes Entgelt, genannt Kurzlohn. Diesen Kurzlohn zahlt der Arbeitgeber als Entgelt weiter. 
2. Einen Teil der Einbußen für die Mitarbeiter fängt die Bundesagentur für Arbeit (BA) durch das Kurzarbeitergeld auf. Das Kurzarbeitergeld berechnet der Arbeitgeber und zahlt es anschließend zunächst selbst an die Beschäftigten aus. Anschließend beantragt das Unternehmen eine Erstattung bei der BA. 

Leistungsvoraussetzungen und Anspruchsdauer

Die gesetzliche Bezugsfrist für konjunkturelles Kurzarbeitergeld beträgt grundsätzlich zwölf Monate. Der Bezug beginnt mit dem ersten Kalendermonat, für den in einem Betrieb Kurzarbeitergeld gezahlt wird, und gilt einheitlich für sämtliche in einem Betrieb beschäftigten Mitarbeiter. Nicht alle Arbeitnehmer haben allerdings Anspruch auf Kurzarbeitergeld. Beschäftige müssen für den Bezug der Leistung folgende Voraussetzungen erfüllen:

1. Versicherungspflichtige Beschäftigung

Der Arbeitnehmer setzt nach Beginn des Arbeitsausfalls eine versicherungspflichtige Beschäftigung fort oder nimmt eine solche Beschäftigung auf (auch im Anschluss an seine Ausbildung). Geringfügig beschäftigte versicherungsfreie Mitarbeiter, also beispielsweise kurzfristig beschäftigte Aushilfen und 450-Euro-Kräfte, sowie unständig Beschäftigte sind vom Bezug von Kurzarbeitergeld ausgeschlossen. 

2. Fortbestand der Beschäftigung 

Das Arbeitsverhältnis darf nicht bereits gekündigt oder durch einen Aufhebungsvertrag aufgelöst sein. Entscheidend ist dabei bereits die Kündigung, nicht der Zeitpunkt der tatsächlichen Beendigung infolge der regelmäßig einzuhaltenden Kündigungsfrist. Die Bezugsberechtigung eines Mitarbeiters für Kurzarbeitergeld endet daher bereits mit dem Ausspruch einer Kündigung oder dem Abschluss eines Aufhebungsvertrags. 

3. Keine Weiterbildungsmaßnahmen mit Leistung der BA

Keinen Anspruch auf Kurzarbeitergeld haben Arbeitnehmer während der Teilnahme an einer beruflichen Weiterbildungsmaßnahme mit Bezug von Arbeitslosengeld bei beruflicher Weiterbildung oder Übergangsgeld, wenn diese Leistung nicht für eine neben der Beschäftigung durchgeführte Teilzeitmaßnahme gezahlt wird.

Kurzarbeit entsprechend der betrieblichen Situation gestalten

Es existieren verschiedene Möglichkeiten, die Reduzierung der Arbeitszeit im Rahmen der Kurzarbeit zu gestalten. Welche das Unternehmen wählt, je nach wirtschaftlicher und betrieblicher Situation, ist entscheidend für die Berechnung des Kurzarbeitergeldes. Denkbar ist die tägliche Reduzierung der Arbeitszeit ebenso wie die Freistellung an vollständigen Tagen. Wird die Arbeitszeit auf diese Weise insgesamt um 50 Prozent gekürzt, zahlt das Unternehmen einen Kurzlohn von 50 Prozent weiter. Den Verdientsausfall der übrigen 50 Prozent fängt die BA durch das Kurzarbeitgergeld zu einem großen Teil ab. 

Arbeitgeber berechnen das Kurzarbeitergeld selbst

Nicht die Arbeitsagentur berechnet das Kurzarbeitergeld, sondern das Unternehmen, dessen Mitarbeiter die Leistung beziehen. Je nachdem, ob ein Mitarbeiter Kinder hat oder nicht, erhält er entweder 67 Prozent der Nettoentgeltdifferenz (erhöhter Leistungssatz = Leistungssatz für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die mindestens ein Kind i. S. d. § 32 Abs. 1, 3–5 Einkommensteuergesetz (EStG) – haben) oder 60 Prozent (allgemeiner Leistungssatz = Leistungssatz 2 für die übrigen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer). 

Das Kurzarbeitergeld wird anhand von zwei Größen ermittelt:

1. Dem Soll-Entgelt: Dabei handelt es sich um das Bruttoarbeitsentgelt, das der Arbeitnehmer ohne den Arbeitsausfall im Kalendermonat bei Vollarbeit erzielt hätte, soweit dieser Verdienst beitragspflichtige Einnahme und als Entgelt im Sinne der Sozialversicherung anzusehen ist (§§ 342 ff. Sozialgesetzbuch Drittes Buch (SGB III)). Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt und Entgelt für Mehrarbeit bleiben unberücksichtigt. 
2. Dem Ist-Entgelt: Hierbei handelt es sich um das im Anspruchszeitraum tatsächlich erzielte verringerte Brutto-Entgelt (wiederum ohne Einmalzahlungen).

Sowohl für das Soll- als auch für das Ist-Entgelt kann der Arbeitgeber anschließend – je nach Leistungssatz und Steuerklasse – das pauschalierte Netto-Entgelt aus einer amtlichen Tabelle der BA ablesen. Der Unterschiedsbetrag zwischen den aus dieser Tabelle abgelesenen Leistungssätzen ergibt das Kurzarbeitergeld für den jeweiligen Kalendermonat.

Sozialversicherungsbeiträge aus Kurzlohn und Kurzarbeitergeld

Während der Kurzarbeit bleiben die betroffenen Mitarbeiter in allen Zweigen der Sozialversicherung als Arbeitnehmer versichert. Soweit Arbeitnehmer Kurzlohn (für die tatsächlich geleistete Arbeit) erhalten, tragen der betroffene Mitarbeiter und der Arbeitgeber die Sozialversicherungsbeiträge, die sich aus diesem Entgelt ergeben, je zur Hälfte. Den Zuschlag zur Pflegeversicherung für Kinderlose trägt der Arbeitnehmer auch während der Kurzarbeit allein. 

Aus dem Kurzarbeitergeld fallen keine Arbeitnehmerbeiträge zur Arbeitslosenversicherung und kein Beitragszuschlag zur Pflegeversicherung für Kinderlose an. Die Beiträge hat der Arbeitgeber allein zu tragen. Die alleinige Beitragspflicht des Arbeitgebers bei Bezug von Kurzarbeitergeld umfasst den gesamten aus dem fiktiven Arbeitsentgelt ermittelten Beitrag, das heißt auch den von den Mitgliedern der gesetzlichen Krankenversicherung allein zu tragenden individuellen Zusatzbeitrag. 

Bemessungsgrundlage für die Beiträge zur Kranken-, Pflege-, und Rentenversicherung ist ein fiktives Arbeitsentgelt. Es beträgt 80 Prozent des Bruttounterschiedsbetrages zwischen Soll-Entgelt und Ist-Entgelt nach § 232a SGB V und § 163 Abs. 6 SGB VI. Das Soll-Entgelt ist nur bis zur Beitragsbemessungsgrenze zu berücksichtigen. 

Kurzarbeitergeld ist lohnsteuerfrei

Während der Kurzlohn nach den üblichen Regeln dem Lohnsteuerabzug zu unterwerfen ist, bleibt das Kurzarbeitergeld nach § 3 Nr. 2 Einkommensteuergesetz (EStG) lohnsteuerfrei. Es unterliegt aber dem Progressionsvorbehalt. (Lesen Sie dazu: "Coronavirus: Steuerliche Behandlung von Lohnersatzleistungen".) Bei der Einkommensteuerveranlagung des betreffenden Arbeitnehmers wird der Steuersatz für die gesamten steuerpflichtigen Einkünfte einschließlich Kurzarbeitergeld ermittelt. Wegen der Berücksichtigung des Kurzarbeitergelds beim Progressionsvorbehalt ist der Arbeitgeber verpflichtet, den lohnsteuerfrei gezahlten Betrag im Lohnkonto aufzuzeichnen und in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung gesondert einzutragen. Sobald Kurzarbeitergeld ausgezahlt wurde, kann das Unternehmen im betreffenden Jahr keinen Lohnsteuerjahresausgleich mehr durchführen.

Antrag auf Kurzarbeit: Antragsstellung obliegt Arbeitgeber oder Betriebsrat

Erachtet es ein Unternehmen für notwendig, Kurzarbeit einzuführen, muss es im ersten Schritt eine Anzeige der Kurzarbeit bei der BA erstatten. Nach Berechnung und Auszahlung des Kurzarbeitergeldes sind sämtliche Unterlagen, die zur Entscheidung über den Antrag auf Kurzarbeitergeld nötig sind, zusammen mit dem Antrag an die BA zu schicken. Anzeige und Antrag können nur vom Arbeitgeber oder vom Betriebsrat eingereicht werden. Keinesfalls ist der betreffende Mitarbeiter selbst hierzu berechtigt. Die von Kurzarbeit betroffenen Beschäftigten sind zwar Inhaber des Anspruches auf Kurzarbeitergeld, aber nicht legitimiert, den Anspruch gegenüber der BA oder im sozialgerichtlichen Verfahren geltend zu machen.

Antrag und Anzeige der Kurzarbeit: Rechtzeitig sowie richtig 

Für die zunächst einzureichende Anzeige über den Arbeitsausfall sowie auch für den Antrag auf Kurzarbeitergeld sind die Vordrucke der BA zu verwenden. Eine telefonische oder persönlich mündlich abgegebene Anzeige erfüllt die gesetzlich vorgeschriebene Form nicht.

Der Zeitpunkt der Anzeige ist wichtig. Die BA erstattet das Kurzarbeitergeld frühestens von dem Kalendermonat an, in dem die Anzeige über den Arbeitsausfall dort eingegangen ist (§ 99 Abs. 2 SGB III). Das gilt auch dann, wenn Kurzarbeit aus einem entschuldbaren Grund nicht rechtzeitig angezeigt wurde. 

Zudem gilt eine Ausschlussfrist von drei Monaten. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalendermonats, für den das Kurzarbeitergeld beantragt wird. Geht der Antrag nicht innerhalb der Ausschlussfrist bei der Agentur für Arbeit ein, können Leistungen ohne Rücksicht auf die Gründe der Fristversäumnis nicht mehr gewährt werden.

Kurzarbeit: Arbeitsrechtliche Voraussetzungen

Unabhängig von den leistungsrechtlichen Fragestellungen zum Kurzarbeitergeld sind die arbeitsrechtlichen Voraussetzungen für die Einführung von Kurzarbeit im Betrieb zu beachten. Arbeitgeber können Kurzarbeit nicht einseitig anordnen. Die Einführung ist damit nur zulässig, wenn dies in einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung vereinbart ist oder der Arbeitnehmer zustimmt. In Betrieben mit Betriebsvertretung ist die Einführung von Kurzarbeit mit dem Betriebsrat schriftlich zu vereinbaren.

Kurzarbeit und Überstunden?

Die Anordnung von Überstunden während Kurzarbeit ist grundsätzlich unzulässig. Werden während der Kurzarbeit Überstunden angeordnet, kann dies Indiz für die Vermeidbarkeit des Arbeitsausfalls sein. Wenn ein Arbeitsausfall vermeidbar ist, besteht kein Anspruch auf Kurzarbeitergeld.

Urlaub oder Krankheit während Kurzarbeit?

Urlaub kann auch während der Kurzarbeit genommen werden. Das Urlaubsentgelt ist vom Arbeitgeber in der üblichen Höhe zu gewähren. Bei Feiertagen oder Krankheit während des Zeitraums der Kurzarbeitszeit hat der Arbeitnehmer grundsätzlich Anspruch auf Entgeltfortzahlung in Höhe des "Kurzlohns".
 

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