Sie müssen ggf. notwendige Unterlagen vorlegen (§ 28o SGB IV). Dies gilt bei Mehrfachbeschäftigten gegenüber allen beteiligten Arbeitgebern.
Arbeitgeber sollten die entsprechenden Informationen schriftlich abfragen und zu den Entgeltunterlagen nehmen. So ist zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit die erforderliche Beweisführung möglich.
Mitwirkungspflicht der Arbeitnehmer
Arbeitnehmer handeln ordnungswidrig, wenn sie vorsätzlich oder leichtfertig eine Auskunft nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig erteilen. Das kann von der zuständigen Krankenkasse mit einem Bußgeld von bis zu 5.000 EUR belegt werden. Arbeitnehmer sind umfangreich zur Mitwirkung verpflichtet. Trotzdem ist in der Praxis für viele Entgeltabrechner immer wieder problematisch, alle nötigen Informationen zu beschaffen.
Kennzeichen im Meldeverfahren
Im DEÜV-Meldeverfahren sind Mehrfachbeschäftigte gesondert zu kennzeichnen. Dazu ist das Feld „Kennzeichen Mehrfachbeschäftigung“ in der Software auf „ja“ zu setzen.
Im Zusammenhang mit dem Sozialausgleich für Zusatzbeiträge ist ab 2012 eine Änderung zu beachten: Arbeitgeber müssen für Mehrfachbeschäftigte eine monatliche Meldung an die zuständige Einzugsstelle abgeben. Die GKV-Monatsmeldung wird mit dem Datensatz Meldung (DSME) mit dem Datenbaustein Krankenversicherung (DBKV) gemeldet. Zertifizierte Entgeltabrechnungsprogramme organisieren dies automatisch.
Meldeverfahren ist abhängig von korrekter Kennzeichnung
Damit die Monatsmeldung tatsächlich abgegeben wird, ist in den Stammdaten des jeweiligen Arbeitnehmers unbedingt auf die Kennzeichnung als Mehrfachbeschäftigter zu achten. Entfällt die Eigenschaft als Mehrfachbeschäftigter, ist das Kennzeichen entsprechend zu entfernen. Die GKV-Monatsmeldung ist erstmalig abzugeben mit der Entgeltabrechnung, die auf den Beginn einer Mehrfachbeschäftigung erfolgt.
GKV-Monatsmeldung durch alle Arbeitgeber des Mehrfachbeschäftigen
Die Meldepflicht gilt dabei für alle Arbeitgeber des mehrfach beschäftigten Arbeitnehmers. Tritt zu einer bestehenden Hauptbeschäftigung eine weitere versicherungspflichtige Beschäftigung hinzu, muss auch der Arbeitgeber in der Hauptbeschäftigung vom ersten Abrechnungszeitraum der Mehrfachbeschäftigung an die GKV-Monatsmeldung abgeben.
Krankenkasse prüft den Sozialausgleich
Alle beteiligten Arbeitgeber müssen die Monatsmeldung für jeden Monat erneut abgeben. Die Meldepflicht endet erst, wenn der Arbeitnehmer nicht mehr mehrfach beschäftigt ist. Mit der Monatsmeldung wird das in der gesetzlichen Rentenversicherung beitragspflichtige Arbeitsentgelt in EUR übermittelt. Diese Angaben sind für die Durchführung des Sozialausgleichs erforderlich, denn bei Mehrfachbeschäftigten prüft die Krankenkasse anstelle des Arbeitgebers, ob ein Sozialausgleich vorzunehmen ist.
