Neue Spielregeln zur Ausstellung von Arbeitsbescheinigungen

Es sieht tatsächlich so aus, als würde es zu einer deutlichen Arbeitsentlastung für Arbeitgeber kommen. Und auch der Versicherungsträger profitiert davon: Die geplanten Regelungen zur elektronischen Übermittlung von Bescheinigungen können bei der Bundesagentur für Arbeit (BA) zu einer erheblichen Reduzierung des Arbeitsaufwands beitragen, denn sie ermöglichen eine medienbruchfreie elektronische Weiterverarbeitung der vom Arbeitgeber abgeschickten Daten in den IT-Verfahren des Arbeitslosengeldes.

Bescheinigung nur noch auf Verlangen

Derzeit müssen Arbeitgeber noch bei jeder Beendigung eines sozialversicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnisses eine Arbeitsbescheinigung ausstellen. Das ist bei jährlich insgesamt rund 7,8 Mio. beendeten versicherungspflichtigen Beschäftigungen eine Menge Papier. Mit der neuen Regelung wird die Pflicht zur Ausstellung bei Beendigung einer Beschäftigung auf Sachverhalte beschränkt, in denen vom Arbeitnehmer oder der BA dies ausdrücklich verlangt wird. Verzichtbar ist die Bescheinigung in der Praxis in der Regel immer dann, wenn der Arbeitnehmer direkt in ein anschließendes Beschäftigungsverhältnis einsteigt oder aus anderen Gründen Arbeitslosengeld nicht beantragt wird. Arbeitnehmer können allerdings weiterhin unabhängig vom Eintritt der Arbeitslosigkeit oder eines Antrags auf Arbeitslosengeld die Ausstellung einer Arbeitsbescheinigung beanspruchen, um diese für einen eventuell späteren Eintritt des Versicherungsfalls vorhalten zu können. Die BA wird nur im konkreten Leistungsfall eine Arbeitsbescheinigung einfordern.

Elektronische Meldung als Option

Künftig sollen Arbeitgeber dann auch die Option haben, die Arbeitsbescheinigungen und die Nebeneinkommensbescheinigungen an die Arbeitsämter elektronisch zu übermitteln. Es soll keine Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung geben, sondern die Wahl zwischen Papier und Computer. Der Aufwand für Rückfragen und Korrekturen wird allerdings bei der Nutzung des elektronischen Verfahrens auch dadurch sinken, dass im Rahmen der automatisierten Übertragung nur vollständige und logische Daten zur Arbeitsbescheinigung übermittelt werden können. Die BA hat bei elektronischer Übermittlung einer Bescheinigung dem betroffenen Arbeitnehmer unverzüglich einen Ausdruck der übermittelten Daten zuzuleiten. Damit würde diese Aufgabe für die Arbeitgeber entfallen.

Nutzung vorhandener Strukturen

Für die Datenübermittlung wird auf die im Meldeverfahren der Sozialversicherung vorhandenen Strukturen zurückgegriffen. Vorgeschrieben wird als Übermittlungsstandard der eXtra-Standard, der auch für alle anderen Arbeitgeberverfahren bis 2016 verbindlich eingeführt wird. Größere Umstellungen in der Entgeltabrechnung werden daher nicht erforderlich sein.

Gesetzentwurf auf dem parlamentarischen Weg

Die Regelungen sind enthalten im Entwurf eines Gesetzes zur Neuorganisation der bundesunmittelbaren Unfallkassen, zur Änderung des Sozialgerichtsgesetzes und zur Änderung anderer Gesetze (BUK-NOG). Die Regelung zur Ausstellung auf Verlangen soll bereits am Tag nach Inkrafttreten des Gesetzes gelten. Wegen der erforderlichen Vorlaufzeit zur Umstellung kann die elektronische Übermittlung als Option erst ab 1.1.2014 in Kraft treten. Das Gesetz ist noch auf dem parlamentarischen Weg, ein Zeitpunkt zur Verabschiedung ist derzeit noch nicht absehbar.