Fahrtkostenerstattung: Aufzeichnungspflichten erfüllen

Zu den beruflich veranlassten Reisekosten gehören unter anderem auch Fahrtkosten in tatsächlicher Höhe. Statt der nachgewiesenen tatsächlichen Aufwendungen kann - aus Vereinfachungsgründen - je nach Art des benutzten Verkehrsmittels auch ein pauschaler Kilometersatz für jeden gefahrenen Kilometer angesetzt werden (§ 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 4a Satz 2 EStG). Das sind bei Benutzung eines Pkw 0,30 Euro/km, für jedes andere motorbetriebene Fahrzeug 0,20 Euro/km.
Notwendige Aufzeichnungen im Lohnkonto
Im aktuellen Urteilsfall hatte der Lohnsteueraußenprüfer festgestellt, dass die den erklärten "Fahrtkostenerstattungen" zugrundeliegenden Unterlagen vom Arbeitgeber selbst erstellt und Fahrtkosten nicht in dem ausgewiesenen Umfang an die Arbeitnehmer ausgezahlt worden waren. Der Prüfer sah die Voraussetzungen für eine Steuerfreiheit der erstatteten Fahrtkosten nicht als gegeben an, da die Nachweise nicht den steuerlichen Vorgaben entsprochen hätten.
Steuerfreie Reisekosten müssen im Lohnkonto aufgezeichnet und durch entsprechende Unterlagen nachgewiesen werden (§ 4 Absatz 2 Nr. 4 LStDV).
Nachvollziehbarkeit der Angaben im Lohnkonto
Nach dem Urteil des Finanzgerichts bleiben Fahrtkostenerstattungen nur dann steuerfrei, wenn der Arbeitgeber (zeitnah) Unterlagen erstellt und aufbewahrt hat, anhand derer die Überprüfung der Steuerfreiheit des ausgezahlten Fahrtkostenersatzes nachgeprüft werden kann. Dies gilt auch dann, wenn Arbeitnehmer und Arbeitgeber übereinstimmend bestätigen, dass Fahrtkosten im Wege der Einzelabrechnung und unterhalb der gesetzlich zulässigen Pauschbeträge erstattet wurden.
Es ist zwar gestattet, steuerfrei ausgezahlte Beträge im Lohnkonto in einer Summe auszuweisen. Dabei muss sich aber aus den neben dem Lohnkonto zu führenden Unterlagen zweifelsfrei ergeben, für welche konkrete Dienstreise und in welcher Höhe jeweils Aufwendungen für Fahrt- und Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen oder sonstige Nebenkosten erstattet wurden.
Schätzung der steuerfreien Reisekosten unzulässig
Die Besonderheiten des Lohnsteuerabzugsverfahrens schließen eine Schätzung des Anteils des steuerfrei ausgezahlten Fahrtkostenersatzes selbst dann aus, wenn den Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin unstreitig Reisekostenaufwand entstanden ist und die hierfür geleisteten Zahlungen offensichtlich unterhalb der gesetzlich zulässigen Kilometerpauschalen lagen.
Quelle: Finanzgericht des Saarlandes, Urteil vom 24. Mai 2017, Aktenzeichen 2 K 1082/14
Tipp: Im Fachbeitrag Reisekostenerstattung durch den Arbeitgeber finden Sie alle Informationen, die Sie für eine rechtssichere Reisekostenabrechung benötigen.
-
Neue Grenzen bei Minijobs und Midijobs zum 1. Januar 2025
15.848
-
Änderungen bei Lohnsteuertabellen und Programmablaufplänen für 2025
12.4062
-
Geschenke an Mitarbeitende und Geschäftsfreunde
8.6541
-
Für Betriebsveranstaltungen gilt ein Freibetrag von 110 Euro
8.651
-
Steuerliche Förderung bei Elektro- und Hybridfahrzeugen
7.758
-
Sachbezugswerte für Mahlzeiten im Jahr 2025 und mehr
7.439
-
Midijob: Neue Formeln ab 1. Januar 2025
7.355
-
Kind krank? Gesetzliche Regelungen zu Freistellung und Entgeltfortzahlung
6.941
-
Aufmerksamkeiten an Arbeitnehmende bis zu 60 Euro steuerfrei
6.795
-
Elektrodienstwagen: Aufladen im Betrieb und zuhause
6.76140
-
Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigungen für 2024 und 2025
20.02.2025
-
Studenten als Minijobber, Werkstudent oder Arbeitnehmer beschäftigen?
17.02.2025
-
Der schmale Grat zwischen Gefälligkeitsdienst und Schwarzarbeit
13.02.2025
-
Steuerrechtliche Regelungen zur betrieblichen Altersversorgung
12.02.2025
-
Entgeltabrechnung: Was bei einer nachträglichen Korrektur zu beachten ist
06.02.2025
-
Schwerbehindertenanzeige: Frist bis Ende März
05.02.2025
-
Stolperfallen bei Minijobs und Arbeit auf Abruf
03.02.2025
-
Aktualisierte Regeln 2025 zu den ELStAM
29.01.2025
-
Geldwerter Vorteil bei unentgeltlichen oder verbilligten Flügen
27.01.2025
-
Steuerbefreiung von Jobtickets und Deutschland-Ticket
27.01.2025