Was Arbeitgeber bei der Nutzungsüberlassung eines PC an Mitarbeiter beachten sollten

Arbeitnehmer eines größeren Unternehmens erhielten - gegen Reduzierung ihres Barlohns - einen sogenannten Mitarbeiter-PC zur privaten Nutzung. Die Computer selbst wurden vom Arbeitgeber über einen Zeitraum von 24 Monaten geleast. Nach einer Außenprüfung bewertete das Finanzamt den Sachbezug als steuerpflichtigen Lohnbestandteil und forderte insgesamt über 240.000 Euro an Lohnsteuer nach.

Überlassung Mitarbeiter-PC: Arbeitgeber muss Eigentümer bleiben

Das Finanzamt begründete seine Entscheidung damit, dass die überlassenen PC nicht im (wirtschaftlichen) Eigentum des Arbeitgebers standen und damit die Voraussetzungen für die steuerfreie Überlassung nach § 3 Nummer 45 EStG nicht vorliegen.

Das Finanzgericht Sachsen wies die Klage ab, hob den Nachforderungsbescheid zur weiteren Sachverhaltsaufklärung auf und verwies die Sache zurück ans Finanzamt. Für eine rechtmäßige Entscheidung fehlten grundsätzlich wesentliche, nicht aufgeklärte Tastsachen. In der Urteilsbegründung finden sich aber interessante Aspekte.

Überlassung Mitarbeiter-PC: Kein Betriebsvermögen, keine Steuerfreiheit

Das Finanzgericht stimmte dem Finanzamt zu, dass die Steuerbefreiungsvorschrift des § 3 Nummer 45 EStG ohne wirtschaftliches Eigentum des Arbeitgebers an den Mitarbeiter-PCs nicht anwendbar ist. In den Nutzungs­vereinbarungen waren sämtliche Leasing­pflichten der Arbeitgeberin an die Mitarbeiter abgetreten worden. Zudem konnten Arbeitnehmer den PC nach Ablauf der zweijährigen Leasingzeit unter Wert kaufen - nämlich zum Preis von drei Prozent des ursprünglichen Nettoanschaffungswertes zuzüglich Umsatzsteuer. 

Mangels Dispositionsbefugnis hatte der Arbeitgeber daher kein wirtschaftliches Eigentum; die Computer waren steuerlich den Arbeitnehmern zuzurechnen.

Pauschaler Steuersatz von 25 Prozent für PC-Übereignung?

Andererseits waren in das "Mitarbeiter-PC-Programm" auch Vertriebsmitarbeiter eingebunden. Diese wandelten "Vertriebspunkte", die sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erworben hatten, in den Sachbezug "Geräteüberlassung" um. Das Finanzgericht Sachsen ließ offen, ob eine pauschale Versteuerung dieser Sachbezüge mit 25 Prozent zulässig sei. 

Eine Lohnsteuerpauschalierung mit 25 Prozent ist zulässig, wenn der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn Datenverarbeitungsgeräte unentgeltlich oder verbilligt übereignet (vergleiche § 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 5 EStG).

Quelle: Finanzgericht Sachsen, Urteil vom 2. November 2017, Aktenzeichen 8 K 870/17.

Pkw-Überlassung: Zurechnungsproblematik auch beim Firmenwagen

Das Zurechnungsproblem taucht im vorstehenden Fall erstmals bei Mitarbeiter-PCs auf. Zuvor wurde die Problematik auch schon im Zusammenhang mit der Anwendung der Ein-Prozent-Regelung beim Firmenwagen diskutiert. Die Finanzverwaltung geht von einer Nutzungsüberlassung durch den Arbeitgeber aus, wenn der Anspruch auf die Kraftfahrzeug­überlassung resultiert

• aus dem Arbeitsvertrag oder 
• aus einer anderen arbeitsrechtlichen Rechtsgrundlage.

Das ist der Fall im Rahmen einer steuerlich anzuerkennenden Gehaltsumwandlung. Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer - unter Änderung des Arbeitsvertrags - auf einen Teil seines Barlohns verzichtet und der Arbeitgeber stattdessen Sachlohn in Form eines Nutzungsrechts an einem betrieblichen Kraftfahrzeug des Arbeitgebers gewährt.

Oder wenn die Nutzungsüberlassung durch den Arbeitgeber arbeitsvertraglicher Vergütungsbestandteil ist. Davon ist insbesondere auszugehen, wenn von vornherein - bei Abschluss des Arbeitsvertrags - eine solche Vereinbarung getroffen wurde oder wenn die Beförderung in eine höhere Gehaltsklasse mit der Überlassung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs des Arbeitgebers verbunden ist.

In Leasingfällen setzt das Vorliegen eines betrieblichen Kraftfahrzeugs des Arbeitgebers zudem voraus, dass der Arbeitgeber und nicht der Arbeitnehmer gegenüber der Leasinggesellschaft zivilrechtlich Leasingnehmer ist.

Vergleiche Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 15. Dezember 2016 zur Dienstwagenbesteuerung in Leasingfällen.

Besonderheiten gelten auch für Dienstrad-Leasing

Least der Arbeitgeber ein (Elektro-)Fahrrad und überlässt es dem Arbeitnehmer auch zur privaten Nutzung, gelten nach Verwaltungsauffassung die gleichen Voraussetzungen.