§ 10 Recht der Kapitalgesellschaften / m) Sitzungen des Aufsichtsrates, Protokollierung

Rz. 983

§ 110 Abs. 3 AktG sieht ein zweimaliges Zusammentreffen des Aufsichtsrates im Kalenderhalbjahr vor. Nur bei nicht börsennotierten Gesellschaften kann der Aufsichtsrat beschließen, dass eine Sitzung pro Kalenderhalbjahr genügt (§ 110 Abs. 3 Satz 2 AktG).

Rz. 984

Die Einberufung erfolgt durch den Aufsichtsratsvorsitzenden (§ 110 Abs. 1 AktG). Erfolgt keine Einberufung, kann diese durch den Vorstand oder durch ein anderes Aufsichtsratsmitglied erfolgen (§ 110 Abs. 2 AktG). Weitere Vorgaben zur Einberufung enthält das Gesetz nicht. Satzungsregelungen über die Form der Einberufung und die Einberufungsfrist sind empfehlenswert.^[2930]

Rz. 985

Die Sitzungen des Aufsichtsrates müssen nicht als Präsenzsitzungen durchgeführt werden. Zulässig sind grds. auch Telefon- und/oder Videokonferenzen bzw. Internetkonferenzen. Str. ist, ob hier § 108 Abs. 4 AktG gilt mit der Folge, dass diese Form der Aufsichtsratssitzung nur zulässig ist, wenn es dafür entweder eine Regelung in der Satzung oder Geschäftsordnung gibt oder wenn kein Mitglied widerspricht.^[2931] Da § 110 Abs. 3 AktG bei den Pflichtsitzungen des Aufsichtsrats nur noch von "abhalten" und nicht mehr von "zusammentreten" spricht, erfordern Pflichtsitzungen keine persönliche Anwesenheit mehr.^[2932] Dies spricht dafür, dass jedenfalls Videokonferenzen und Internetkonferenzen (nicht Telefonkonferenzen) einer Präsenzsitzung des Aufsichtsrats gleichgestellt sind, ein Widerspruchsrecht nach § 108 Abs. 4 AktG also bei fehlender Regelung in der Satzung oder Geschäftsordnung nicht besteht (str,).^[2933] Ratsam ist eine entsprechende Satzungsregelung aber gleichwohl.^[2934]

Rz. 986

Auch eine gemischte Beschlussfassung ist zulässig, bei der ein Teil der Stimmen in der Sitzung, ein Teil schriftlich oder in vergleichbarer Weise abgegeben wird. Sofern die Satzung oder Geschäftsordnung hierzu nichts regelt, gilt auch hier § 108 Abs. 4 AktG, Diese Form der Beschlussfassung ist daher nur zulässig, wenn kein Aufsichtsratsmitglied widerspricht.^[2935]

Rz. 987

Teilnahmeberechtigt an den Aufsichtsratssitzungen und seiner Ausschüsse sind nur die Aufsichtsratsmitglieder(§ 109 Abs. 1 AktG). Dritte haben kein Teilnahmerecht. Ersatzmitglieder des Aufsichtsrates sind bis zu ihrem Einrücken in den Aufsichtsrat wie Dritte zu behandeln. Vorstandsmitglieder haben kein originäres Teilnahmerecht. Es kann ihnen aber von der Satzung unter dem Vorbehalt eingeräumt werden, dass sie der Aufsichtsratsvorsitzende oder der Aufsichtsrat als Organ von der Teilnahme im Einzelfall ausschließen kann.^[2936] Die ständige Teilnahme eines Dritten, z.B eines Ehrenmitglieds oder des Hauptaktionärs verstößt gegen diese Grundsätze. Ein etwaiger Entlastungsbeschluss ist nichtig.^[2937] Die Zuziehung von Sachverständigen und Auskunftspersonen ist zulässig (§ 109 Abs. 1 Satz 2 AktG). Nur für an der Teilnahme verhinderte Aufsichtsratsmitglieder kann die Satzung (nicht der Aufsichtsratsvorsitzende) die Teilnahme von besonders hierzu ermächtigten Personen zulassen (§ 109 Abs. 3 AktG). Die Ermächtigung bedarf der Textform (§ 109 Abs. 3 AktG, § 126b BGB). Die ermächtigten Personen haben kein eigenes Rede- und Antragsrecht, sondern können nur Erklärungen und Anträge des verhinderten Aufsichtsratsmitglieds vortragen.^[2938] Eine Stellvertretung ist unzulässig (§§ 108 Abs. 3 Satz 1, 111 Abs. 5 AktG).

Rz. 988

Nach § 107 Abs. 2 AktG ist über die Sitzungen des Aufsichtsrates ein Protokoll zu fertigen. Es muss vom Aufsichtsratsvorsitzenden unterschrieben werden. Externe Protokollführer können hinzugezogen werden, wenn kein Aufsichtsratsmitglied widerspricht.^[2939] Der Inhalt richtet sich nach § 107 Abs. 2 Satz 2 AktG. Entscheidend ist die exakte Angabe der Beschlüsse, ggf. unter Angabe der Ja- und Nein-Stimmen. Weiter ist der Beratungsablauf seinem wesentlichen Inhalt nach anzugeben. Über eine etwaige Berichtigung des Protokolls entscheidet allein der Vorsitzende.^[2940]

Das Protokoll hat bloße Beweisfunktion, jedoch keine konstitutive Wirkung für die Beschlussfassung. Jeder Aufsichtsrat hat einen klagbaren Anspruch auf Erteilung einer Abschrift analog § 90 Abs. 5 AktG. Streitig ist, ob die Klage gegen die AG^[2941] oder gegen den Aufsichtsratsvorsitzenden zu richten ist.^[2942]

[2930] Koch, AktG, § 110 Rn 3.

[2931] Koch, AktG, § 110 Rn 11; MüKo-AktG/Habersack, § 107 Rn 211.

[2932] Koch, AktG, § 108 Rn. 22; Grigoleit/Tomasic, AktG, § 110 Rn 8; MüKo-AktG/Habersack, § 110 Rn 45; a.A. aber Kupfer/Nahrgang ZIP 2021, 678, 679 ff.

[2933] Backhaus/Tielmann Aufsichtsrat/Kruchen, AktG § 108 Rn 97; Koch, AktG, § 108 Rn 22; KK-AktG/Mertens/Cahn, § 108 Rn 20 f.; Hölters/Weber/Groß-Bölting/Rabe, AktG, § 108 Rn 10 und Rn 58; a.A. NastraG, Begr. RegE, BT-Drucks 14/4051, 12; MüKo-AktG/Habersack, § 108 Rn 16; Spindler/Stilz, AktG, § 108 Rn 65.

[2934] Spindler/Stilz, AktG, § 108 Rn 65.

[2935] Koch, § 108 Rn 23; K. Schmidt/Lutter/Drygala, AktG, § 108 Rn 29.

[2936] Lutter/Krieger, Rechte und Pflichten des Aufsichtsrates, § 11 Rn 701; Koch, AktG, § 109 Rn 3.

[2937] OLG...