Unterschriftsbeglaubigung durch ausländischen Notar

Hintergrund

Dem Beschluss des Kammergerichts lag folgender Sachverhalt zu Grunde: Die betroffene GmbH hatte vier Gesellschafter. Diese erhöhten im Wege der Beschlussfassung das Stammkapital der Gesellschaft. Dabei waren sie nicht bei der Beschlussfassung anwesend, sondern wurden von einem Mitgesellschafter als vollmachtlosem Vertreter vertreten, der sowohl die Stimmen in der Gesellschafterversammlung als auch Erklärungen zur Übernahme der neu geschaffenen Geschäftsanteile im Namen der anderen drei Gesellschafter abgab. Die drei vertretenen Gesellschafter mussten also sowohl ihre Stimmenabgabe als auch ihre Übernahmeerklärungen genehmigen, und zwar in beglaubigter Form. Während einer der vertretenen Mitgesellschafter seine Erklärungen durch einen deutschen Notar beglaubigen ließ, wandten sich die übrigen zwei Gesellschafter an einen Notar in Luxemburg. Sie unterzeichneten die Genehmigungserklärungen und gaben diese sodann an den luxemburgischen Notar zur Beglaubigung. Bei der Unterzeichnung der Genehmigungserklärungen war der luxemburgische Notar also nicht anwesend. Der luxemburgische Notar beglaubigte die Unterschriften der beiden Gesellschafter in der Weise, dass er diese mit bei ihm hinterlegten Unterschriftsproben verglich.

Das Registergericht nahm diese Art der Beglaubigung zum Anlass, dem Eintragungsantrag im Wege der Zwischenverfügung zunächst nicht stattzugeben. Die Form der Beglaubigung müsse sich nach dem deutschen Recht richten und das verlange eine Unterzeichnung der Genehmigungserklärungen unter Anwesenheit eines Notars. Hiergegen legte die GmbH Beschwerde ein.

Der Beschluss des Kammergerichts vom 3.3.2022, 22 W 92/21

Das Kammergericht wies die Beschwerde zurück. Das Registergericht dürfe und müsse prüfen, ob sämtliche Erklärungen im Zusammenhang mit der Kapitalerhöhung in der richtigen Form abgegeben wurden. Zwar könne ein vollmachtloser Vertreter für die Mitgesellschafter handeln, diese müssten dann aber seine Erklärungen formgerecht genehmigen. Erklärungen zur Übernahme von neu geschaffenen Geschäftsanteilen an einer GmbH bedürfen einer beglaubigten Erklärung (§ 55 Abs. 1 GmbHG). Dies solle gewährleisten, dass die Erklärenden auch diejenigen Personen sind, die zur Übernahme der neuen Anteile zugelassenen wurden. Insbesondere solle sich der Notar nicht lediglich durch telefonische oder schriftliche Nachfrage oder einen Schriftvergleich von der Identität der Unterschriften überzeugen. Das deutsche Recht verlangt für eine solche Beglaubigung eine Unterschriftsleistung in Anwesenheit des Notars (§ 40 Abs. 1 BeurkG).

Zwar hat der luxemburgische Notar vorliegend bestätigt, dass die Unterschriften der Gesellschafter echt sind, die Beglaubigung reiche aber nicht aus, da sie nicht dem entsprechenden Beglaubigungsvorgang nach deutschem Recht gleichwertig sei. Dabei sei es egal, ob die von dem Notar vorgenommene Beglaubigung nach dem Recht des Großherzogtums Luxemburg ordnungsgemäß erfolgt sei, denn es gehe um die Übernahme von Geschäftsanteilen an einer deutschen GmbH, sodass deutsches Recht anzuwenden sei.

Praxishinweis

Der vom Kammergericht entschiedene Fall zeigt deutlich, welche Formalien bei Vorgängen zu beachten sind, die einer notariellen Beglaubigung bedürfen (z.B. einer Kapitalerhöhung oder der Beglaubigung einer Vollmacht für die Gründung einer GmbH). Zwar kann eine Beglaubigung auch im Ausland erfolgen – sie muss aber dem Vorgang nach deutschem Recht gleichwertig sein, damit sie von den deutschen Handelsregistern akzeptiert wird. So reichte auch im Fall des Kammergerichts der einfache Hinweis an die Gesellschafter, dass sie die Übernahmeerklärungen von einem Notar beglaubigen lassen müssen, nicht aus, weil die letztlich erfolgende Beglaubigung nicht den Maßstäben des deutschen Rechts entsprach.

Nochmals spannender sind Fälle, in denen die GmbH eine ausländische Gesellschaft als Gesellschafterin hat, die in keinem Register eingetragen ist (z.B. die US-amerikanische LLC). Zum Erfordernis der ordnungsgemäßen Unterschriftsbeglaubigung kommt dann die Notwendigkeit hinzu, die Vertretungsberechtigungen nachzuweisen. Der für die Gesellschaft handelnde Vertreter (z.B. CEO) muss sämtliche Nachweise über das wirksame Bestehen der Gesellschaft und über seine Vertretungsberechtigung (jeweils in beglaubigter Form) beibringen.