Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass

Abzug von Bewirtungskosten

Werden Personen aus geschäftlichem Anlass bewirtet, sind die dabei anfallenden (angemessenen) Kosten nur zu 70 Prozent steuerlich abziehbar; die übrigen 30 Prozent sind vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen (§ 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG). Mit dieser Beschränkung trägt der Steuergesetzgeber dem Umstand Rechnung, dass die Bewirtungen auch die private Lebensführung der bewirteten Personen berühren.

Neues Anwendungsschreiben

Mit Schreiben vom 30.6.2021 hat sich das Bundesministerium der Finanzen (BMF) nun ausführlich zur Abzugsbeschränkung für Bewirtungskosten geäußert. Die Aussagen der Finanzverwaltung im Überblick:

Bewirtungsbeleg

Der (anteilige) Abzug von Bewirtungskosten erfordert einen schriftlichen Nachweis über Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen (§ 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 S. 2 EStG). Nach der höchstrichterlichen Rechtsprechung muss dieser Nachweis zeitnah erstellt werden. Ein formloser Bewirtungsbeleg genügt, muss aber vom Steuerpflichtigen unterschrieben werden. Erfolgt die Bewirtung in einem Gastronomiebetrieb, muss dem Bewirtungsbeleg die Rechnung beigefügt werden; in diesem Fall genügen auf dem Bewirtungsbeleg dann Angaben zum Anlass und zu den Teilnehmern der Bewirtung.

Anforderung an Bewirtungsrechnung

Grundsätzlich muss die Bewirtungsrechnung den umsatzsteuerlichen Anforderungen des § 14 UStG entsprechen. Zu den Muss-Inhalten zählen demnach unter anderem die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Gastronomiebetriebs, das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer und eine Leistungsbeschreibung. Das BMF stellt die konkreten Anforderungen an den Rechnungsinhalt in Rz. 2 bis 9 seines Schreibens dar.

Erleichterungen für Kleinbetragsrechnungen

Rechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro (sog. Kleinbetragsrechnungen) müssen geringere Anforderungen erfüllen - aus ihnen muss lediglich Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (Gastronomiebetrieb), das Ausstellungsdatum, die Menge und die Art der Bewirtung, das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag samt Steuersatz hervorgehen (Mindestanforderungen des § 33 UStDV).

Rechnungserstellung

Sofern der besuchte Gastronomiebetrieb ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion (i. S. des § 146a Abs.  1 AO i.V.m. § 1 KassenSichV) verwendet, dürfen Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass nur steuerlich abgezogen werden, wenn maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und mit Hilfe einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesicherte Rechnungen vorliegen.

Das BMF weist darauf hin, dass der bewirtende Steuerpflichtige im Allgemeinen darauf vertrauen kann, dass die ihm erteilte Rechnung ordnungsgemäß ist, sofern der Beleg eine Transaktionsnummer, der Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder der Seriennummer des Sicherheitsmoduls versehen ist. Diese Angaben können auch in Form eines QR Codes aufgedruckt sein.

Hinweis: Fällt beim Gastwirt die TSE aus, darf er sein elektronisches System weiter betreiben, wenn der Ausfall auf dem Beleg beispielsweise durch eine fehlende Transaktionsnummer oder eine sonstige eindeutige Kennzeichnung ersichtlich ist. Auch diese Belege erkennen die Finanzämter für den Betriebsausgabenabzug grundsätzlich an.

Bewirtungen bei größeren Veranstaltungen

Sofern eine Bewirtung nicht direkt "am Tisch" abgerechnet wird, sondern Rechnungsstellung und unbare Bezahlung erst nach dem Tag der Bewirtung erfolgen (z.B. bei größeren Veranstaltungen), muss für den Abzug von Bewirtungskosten kein Beleg eines elektronischen Aufzeichnungssystems mit Kassenfunktion vorgelegt werden. In diesem Fall genügt die Rechnung samt Zahlungsbeleg.

Sonderfall Verzehrgutscheine

Sofern ein Unternehmen Verzehrgutscheine an seine Gäste ausgibt, gegen deren Vorlage die Besucher dann (auf Rechnung des Unternehmens) in einem Bewirtungsbetrieb bewirtet werden, genügt für den Betriebsausgabenabzug die Abrechnung über die Verzehrgutscheine.

Digitale oder digitalisierte Bewirtungsbelege

Die Nachweiserfordernisse zum Abzug von Bewirtungskosten können auch in elektronischer Form erfüllt werden (durch digitale oder digitalisierte Eigenbelege und Rechnungen). Das BMF führt aus, dass die steuerlichen Abzugsvoraussetzungen als erfüllt anzusehen sind, wenn

• der Steuerpflichtige zeitnah einen elektronischen Eigenbeleg mit den gesetzlich erforderlichen Angaben erstellt oder die gesetzlich erforderlichen Angaben zeitnah auf der digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnung elektronisch ergänzt,
• der Zeitpunkt der Erstellung oder Ergänzung im Dokument elektronisch aufgezeichnet wird,
• das erstellte Dokument oder die Ergänzung der Bewirtungsrechnung vom Steuerpflichtigen digital signiert oder genehmigt wird,
• der Zeitpunkt der Signierung oder Genehmigung elektronisch aufgezeichnet wird,
• das erstellte Dokument bei einer Bewirtung in einem Gastronomiebetrieb zusammen mit der digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnung (z. B. durch einen gegenseitigen Verweis) oder die ergänzte Bewirtungsrechnung elektronisch aufbewahrt wird und
• bei den genannten Vorgängen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff erfüllt und die jeweils angewandten Verfahren in der Verfahrensdokumentation beschrieben werden.

Bewirtungen im Ausland

Bei Bewirtungen im Ausland gelten die gleichen Grundsätze wie bei Bewirtungen im Inland. Wird dem Finanzamt jedoch glaubhaft gemacht, dass im Ausland keine detaillierte, maschinell erstellte und elektronische Rechnung zu erhalten war, kann ein vorgelegtes Rechnungsdokument auch bei entsprechenden Mängeln anerkannt werden. Handschriftliche Rechnungen aus dem Ausland werden vom Finanzamt nur anerkannt, wenn der Steuerpflichtige glaubhaft machen kann, dass im jeweiligen Staat keine Verpflichtung besteht, Belege maschinell zu erstellen.

Anwendung der Verwaltungsaussagen

Das BMF weist darauf hin, dass die neuen Verwaltungsaussagen das BMF-Schreiben vom 21.11.1994 ersetzen und in allen offenen Fällen anzuwenden sind. Die im jeweiligen Veranlagungszeitraum geltenden Betragsgrenzen für Kleinbetragsrechnungen müssen dabei aber berücksichtigt werden. Belege, die bis zum 31.12.2022 ausgestellt werden, müssen noch nicht zwingend die in der KassenSichV geforderten Angaben enthalten.

Führen die Regelungen des neuen Schreibens über die nach der KassenSichV geforderten Angaben hinaus im Vergleich zu den Regelungen im Schreiben vom 21.11.1994 zu erhöhten Anforderungen an die Nachweisführung, sind diese verpflichtend erst für Bewirtungsaufwendungen nach dem 1.7.2021 vorauszusetzen.

BMF, Schreiben v. 30.6.2021, IV C 6 - S 2145/19/10003 :003