Ehrenamtsfreibetrag und Satzungsänderung: Weitere Fristverlängerung?

Es geht hier im Wesentlichen um zwei Zielgruppen, die über ihre nebenberufliche ehrenamtliche Betätigung hinaus eine Entschädigung/kleinere Vergütung erhalten sollen:

• Eine Aufwandsentschädigung für  gewählte ehrenamtliche Vorstände,
• jegliche sonstige nebenberufliche Tätigkeiten, die für den steuerbegünstigten Bereich für eine gemeinnützige Körperschaft (Verein/Verband) von Vereinshelfern, Führungskräften erbracht werden.

Die ertragsteuerliche Seite ist bei Einhaltung der Vorgaben nach § 3 Nr. 26a EStG relativ klar: Entweder wird der Freibetrag vonseiten des Vorstands bei seinen sonstigen Einkünften nach § 22 Nr. 3 EStG berücksichtigt. Oder aber, etwa bei Zahlung an nebenberuflich tätige Vereinshelfer, kommt der Freibetrag bei der Auszahlung der Vergütung durch den Verein/Verband als Arbeitgeber zur Anwendung.

Das Problem:

Die Zahlung von pauschalen Aufwandsentschädigungen, Sitzungsgelder an die Vereinsführungskräfte im Ehrenamt!

Die Vorgabe:

Wenn bereits Vorstände/Präsidiumsmitglieder, also eben diejenigen ehrenamtlichen Führungskräfte, die nach der Satzung dem manchmal durchaus großen Bereich des erweiterten Vorstands/der Vorstandschaft/dem Präsidium zugerechnet werden, eine pauschale Aufwandsentschädigung für die ehrenamtliche Tätigkeit erhalten sollen, muss unbedingt wegen der gemeinnützigkeitsrechtlichen Konsequenzen (Mittelbindungsgrundsatz nach § 55 AO) auf Folgendes geachtet werden:

a) Nach dem neuen BMF-Schreiben v. 22.4.2009 besteht die strikte Vorgabe, dass die denkbare Zahlung einer Aufwandsentschädigung auf jeden Fall in der Satzung verankert werden muss.

b) Enthält die Satzung noch den Hinweis, dass Vorstandstätigkeiten ehrenamtlich ausgeführt werden, muss zunächst fristgebunden diese Passage aus der Satzung herausgenommen werden. Aber selbst dann, wenn sich kein Hinweis zum Ehrenamtsprinzip für die Vorstandstätigkeit in der bisherigen Satzung befindet, muss dann in der Satzung zumindest der kurze Hinweis aufgenommen werden, dass an Vorstandsmitglieder ein pauschaler Aufwandsersatz gezahlt werden kann.

c) Vorsicht: Es reicht keinesfalls aus, dass der Vorstand/das Präsidium dies selbst beschließt. Es reicht nicht einmal aus, dass hierfür – ohne Berücksichtigung dieser Vorgabe in der Satzung – ein Beschluss der Mitgliederversammlung herbeigeführt wird. Dies ergibt sich zumindest aus dem zuletzt veröffentlichten BMF-Schreiben v. 22.4.2009.

d) Es muss somit im ersten Schritt auch auf Vorstandsebene nicht nur geklärt werden, ob überhaupt eine pauschale Aufwandsentschädigung, ein Sitzungsgeld u. Ä. an die ehrenamtlichen Führungskräfte gezahlt wird. Es muss über die Satzung dann auch erkennbar werden, wer hierüber entscheidet. Also entweder die Vorstandschaft selbst, dies aufgrund der Satzungsermächtigung, oder aber die Mitgliederversammlung/die Delegiertenversammlung.

e) Die Satzung muss zeitnah geändert werden. Ausgehend von dem weiteren BMF-Schreiben v. 22.4.2009 wurde die Frist zur notwendigen Satzungsänderung bereits bis zum 31.12.2009 verbindlich festgelegt.

Aktuell: Es ist zu erwarten, dass über den Jahreswechsel 2009/2010 die Frist jetzt nochmals verlängert wird, dies dann wohl vorläufig bis zum 30.6.2010.

Hinweise hierzu:

• Bei dem Umgang mit dem neuen Ehrenamts-Freibetrag muss man die begünstigten Personen natürlich zunächst einmal unterscheiden. Ohne gemeinnützigkeitsrechtliche Besonderheiten, ohne Satzungsänderungen, obliegt es der Geschäftsführung des Vereins, also dem hierfür handelnden Vorstand, ob er bei Beachtung der sonstigen Vorgaben für die nebenberufliche, ehrenamtliche Betätigung an Personen eine angemessene Vergütung zahlt.
• Die strikten gemeinnützigkeitsrechtlichen Vorgaben mit dem möglichen Handlungsbedarf für eine notwendige Satzungsänderung sind daher nur für die Fälle zu beachten, dass man seit dem 10.10.2007 oder auch künftig die ehrenamtliche Betätigung der Vorstandsmitglieder durch eine angemessene Aufwandsentschädigung/Aufwandspauschale unterstützen will. Dies also abgegrenzt für den nach der Satzung vorgegebenen kleineren oder größeren Kreis der gesamten Vorstandschaft. Ob 1. Vorstand oder Beisitzer – immer dann, wenn ein pauschaler Aufwandsersatz, ein Sitzungsgeld o. Ä. gezahlt werden sollen, müssen unabhängig von der einkommensteuerlichen Betrachtungsweise für die gezahlte Vergütung die gemeinnützigkeitsrechtlichen Vorgaben beachtet werden.

Beispiel:

Wie auch die anderen Vorstandskollegen erhält die Schriftführerin ein Sitzungsgeld, das auf der Empfängerseite bis zu 500 EUR pro Jahr steuerfrei bleiben kann.

Folge:

Gemeinnützigkeitsrechtliche Satzungsvorgabe erforderlich!

Beispiel:

Darüber hinaus soll der Kassenprüfer eine pauschale Aufwandsentschädigung erhalten. Auch die Abteilungsleiter, die nach der Satzung nicht im Vorstand vertreten sind.

Folge:

Dies fällt unter die Geschäftsführungsbefugnis, also keine Ermächtigung über die Vereins- oder Verbandssatzung erforderlich!

Geht es um die pauschale Zahlung eines Aufwandsersatzes für die ehrenamtliche Vorstandstätigkeit, muss die Satzungsgrundlage erarbeitet werden. Auch die Festlegung, wer hierüber entscheidet.

Geht es um das nebenberufliche Engagement weiterer Personen, angefangen vom Kassenprüfer bis hin zu nebenberuflichen Vereinsmithelfern im steuerbegünstigten Bereich, auch für weitere ehrenamtlich tätige Führungskräfte außerhalb der Vorstandschaft, fällt dies noch in die Entscheidungsbefugnis des Vorstands als Geschäftsführungsorgan. Soweit eine angemessene pauschale Entschädigung gewährt wird, hat dies auf die Satzungsvorgaben/das Gemeinnützigkeitsrecht direkt keine Auswirkung.

Weiterer Hinweis zur Mitglieder- oder Delegiertenversammlung: 

Lässt man einmal die Kritik an der mehrfachen Fristverlängerung außer Betracht, entschärft dies den Handlungsbedarf für viele gemeinnützige Vereine/Verbände. Denn wurden bereits pauschale Aufwandsentschädigungen seit dem 10.10.2007 an Vorstandsmitglieder gezahlt, lässt sich hierdurch der nicht einfache Weg in eine außerordentliche Mitgliederversammlung vermeiden. Wird die Frist tatsächlich nun endgültig bis zum 30.6.2010 verlängert, kann man diese kurze Satzungsänderung durchaus über die ordentliche Mitgliederversammlung im 2. Halbjahr 2009 oder im Frühjahr 2010 herbeiführen.

Tipp 1:

Die Zahlung pauschaler Aufwandsentschädigungen stößt nicht immer auf absolutes Wohlwollen aus dem Kreis der Mitglieder/Delegierten, je nach Struktur der gemeinnützigen Körperschaft. Andererseits zielt ja gerade der neue Ehrenamts-Freibetrag darauf ab, eine angemessene, geringfügige pauschale Aufwandsentschädigung steuerfrei zu stellen, dies zur Abgeltung des für die ehrenamtliche Betätigung häufig anfallenden Eigenaufwands, für den man eben nicht immer nach Belegen abrechnen will etc.

Zudem gibt es unzählige ehrenamtliche Vorstandsmitglieder, die nicht einmal ihre Reisekosten abrechnen, soweit sie im Interesse und im Auftrag des Vereins für Fortbildungsmaßnahmen, Verbandstagungen oder ganz einfach für die Erledigung der diversen Vereinsgeschäfte mit dem eigenen Wagen, auf eigene Kosten, bis hin zum eigenen Kommunikationsaufwand sich tatkräftig engagieren.

Soweit bereits ab Oktober 2007 für die jeweiligen Vereins-Steuerjahre pauschale Aufwandsentschädigungen gezahlt wurden, muss diese Frist unbedingt beachtet werden. Gleiches gilt, wenn man erst im Jahr 2010 mit der Rückendeckung einer Satzungsänderung diese Aufwandsentschädigung gewähren will.

Tipp 2:

Neben dem Hinweis auf eine angemessene pauschale Aufwandentschädigung nach steuerrechtlichen Vorgaben könnte ergänzend eine kleine Einschränkung dahingehend aufgenommen werden, dass sich die Zahlung der pauschalen Aufwandsentschädigung nach den haushaltsrechtlichen Möglichkeiten richtet. Also eine Einschränkung nach der finanziellen Leistungsfähigkeit der gemeinnützigen Körperschaft.

Wird übrigens direkt auf den Ehrenamts-Freibetrag nach § 3 Nr. 26a EStG verwiesen, könnte dies theoretisch dahingehend ausgelegt werden, dass sich die angemessene Aufwandsentschädigung tatsächlich nur auf 500 € pro Jahr beschränkt. Je nach Sachlage ist daher das Gesetzeszitat ggf. herauszulassen, stattdessen der Hinweis auf die Zahlung einer angemessenen Aufwandsentschädigung nach steuerrechtlichen Vorgaben.

Tipp 3:

Soweit über eine Mitgliederversammlung eine Satzungsänderung vorbereitet wird, auch daran denken, dass man gleichzeitig dies zum Anlass nimmt, die neuen Vorgaben für die Steuer-Mustersatzung zu berücksichtigen. Denn durch die Anlage 1 zu § 60a AO wurde über das Jahressteuergesetz 2009 festgelegt, dass bei anstehenden Satzungsänderungen diese Mindestvorgaben nach der Steuer-Mustersatzung ab dem Vereinsjahr 2009 berücksichtigt werden müssen. Auch dies kann etwas Argumentationshilfe für die Begründung zur Satzungsänderung bieten! Vielleicht stehen auch sonstige Änderungen bei der Satzung, bei Ordnungen ergänzend mit an, was über die Tagesordnung/Einladung zur Mitgliederversammlung berücksichtigt werden kann.

Tipp 4:

Werden die strengen Vorgaben für Aufwandsspenden eingehalten (§ 10b Abs. 3 EStG), wäre ein freiwilliger Verzicht bei Fälligkeit der Aufwandsentschädigung, ganz oder teilweise, gegen Spendenbescheinigung möglich.

Abschließender Praktiker-Tipp:

Handlungsbedarf besteht natürlich jetzt für diejenigen Vereine/Verbände, die im Hinblick auf den 31.12.2009 nach der bisherigen Regelung sogar über eine außerordentliche Mitgliederversammlung nachdenken. Hier sollte man auch die aktuelle Entwicklung und ggf. die Fristverlängerung mit der Möglichkeit der Einbringung der Satzungsänderung in die normale, ordentliche Mitgliederversammlung bis zur Jahresmitte 2010 im Auge behalten!

Wobei die Alternative hiervon unabhängig weiterhin gilt: Vorständen, Vereinshelfern kann gegen Nachweis/Beleg der tatsächliche Aufwand bei Ausgaben im Vereinsinteresse ersetzt werden.

Zu der Fristverlängerung bis 30.6.2010 wird es voraussichtlich Ende Mai 2009 nochmals ein ergänzendes BMF-Schreiben geben.