Elektronische Kontoauszüge werden als Buchungsbeleg anerkannt

Wie bereits berichtet (News vom 23.7.2014), hat sich das Bayerische Landesamt für Steuern mit Verfügung vom 19.5.2014 ausführlich zu den steuerlichen Anforderungen geäußert, die an die Aufbewahrung von elektronischen Kontoauszügen gestellt werden. Demnach reicht der bloße Ausdruck von elektronischen Auszügen bei Bankkunden mit Gewinneinkünften nicht aus, da dieser Ausdruck beweisrechtlich nicht den originären Papierkontoauszügen gleichgestellt ist, sondern lediglich eine Kopie des elektronischen Kontoauszugs darstellt. Nach der Weisung muss auch das originär digitale Dokument aufbewahrt werden. Das genutzte Datenverarbeitungsverfahren muss dabei sicherstellen, dass alle erfassten Datenbestände nicht nachträglich unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können. Bei originär digitalen Dokumenten muss der Unternehmer gewährleisten, dass eine Bearbeitung während des Übertragungsvorgangs ausgeschlossen ist. Sofern Kontoumsatzdaten in auswertbaren Formaten (z.B. als xls- oder csv-Datei) übermittelt werden, muss sichergestellt sein, dass die empfangenden Daten durchgängig unveränderbar sind. Eine Aufbewahrung von xls- oder csv-Dateien genügt daher häufig nicht den steuerlichen Anforderungen.

Eingabe der Deutschen Kreditwirtschaft

Unter maßgeblicher Initiative des Bankenverbands hat sich in der Vergangenheit die Deutsche Kreditwirtschaft (DK) stark für die steuerliche Anerkennung des elektronischen Kontoauszugs eingesetzt. In einer Eingabe vom 1.4.2014 an das BMF hatte sich die DK für die steuerliche Anerkennung von elektronischen Kontoauszügen im PDF-Format ausgesprochen. Die Deutsche Kreditwirtschaft argumentiert dabei insbesondere mit folgender bestehender Diskrepanz:

• Kontoauszüge, die eine Rechnung i. S. d. § 14 UStG sind: Kreditinstitute rechnen bestimmte Leistungen gegenüber ihren Kunden regelmäßig durch die Ausstellung von Kontoauszügen ab. Diese Rechnungsstellung wird von der Finanzverwaltung bereits anerkannt (vgl. Abschn. 14.1 Abs. 1 Satz 5 UStAE), zudem ist es mittlerweile rechtssicher möglich, über umsatzsteuerpflichtige Leistungen via elektronischem Kontoauszug abzurechnen, da die steuerlichen Anforderungen an die Übermittlung elektronischer Rechnungen deutlich herabgesetzt wurden (vgl. Steuervereinfachungsgesetz 2011 und BMF-Schreiben vom 2.7.2012).
• Kontoauszüge, die keine Rechnung sind: Die Deutsche Kreditwirtschaft kritisiert, dass elektronische Kontoauszüge, die keine Rechnung sind und lediglich die laufende Geschäftsbeziehung abbilden, momentan noch höhere steuerliche Anforderungen erfüllen müssen als Rechnungen. Es sei kein Grund ersichtlich, warum ein elektronisch übermittelter Kontoauszug strenger gehandhabt wird als eine elektronisch übermittelte Rechnung. Daher müssten Kontoauszüge auch im PDF-Format versandt und archiviert werden dürfen.

Öffnung des BMF

Mit Antwort vom 24.7.2014 führt das BMF aus, dass die obersten Finanzbehörden des Bundes und der Länder beschlossen haben, ab sofort auch elektronische Kontoauszüge als Buchungsbeleg anzuerkennen, wenn

• der Auszug beim Eingang vom Unternehmer auf seine Richtigkeit geprüft wird und
• er dieses Vorgehen dokumentiert/protokolliert.

Explizit zu Kontoauszügen im PDF-Format äußert sich das Ministerium jedoch nicht.

Das BMF weist aber darauf hin, dass die obersten Finanzbehörden anregen, dass Kreditinstitute ihren Bankkunden für einen Zeitraum von 10 Jahren kostenlos eine Zweitschrift ihrer Kontoauszüge bereitstellen, sodass im Rahmen von Betriebsprüfungen zu keinem Zeitpunkt die Gefahr besteht, dass fehlende Auszüge nicht nachgeliefert oder verdächtige Buchungsbelege nicht durch die Zweitschrift entkräftet werden können.

Fazit

Die gelockerten Anforderungen an die Aufbewahrung von elektronischen Kontoauszügen sind zu begrüßen und durchaus zeitgemäß. Allerdings bleiben in der Sache noch viele Fragen offen, sodass zu hoffen bleibt, dass die Finanzverwaltung das Thema zeitnah mit weiteren erläuternden Weisungen erhellen wird. Der Bankenverband weist darauf hin, dass sich die Deutsche Kreditwirtschaft in Kürze zur geforderten Protokollierung beraten und dann ggf. ein erläuterndes Schreiben veröffentlichen wird.

Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung: BMF, Schreiben v. 2.7.2012, IV D 2 – S 7287 a/09/10004 :003, BStBl 2012 I S. 726; Aufbewahrung und Archivierung von elektronischen Kontoauszügen: LfSt, Verfügung v. 19.5.2014, S 0317.1.1-3/3 St42; Stellungnahme der Deutschen Kreditwirtschaft: Eingabe v. 1.4.2014, verfügbar unter bankenverband.de; Antwort des BMF: Schreiben v. 24.7.2014, IV A 4 - S 0316/11/10005, veröffentlicht u.a. in Verfügung der OFD Karlsruhe v. 25.7.2014, S 0317 - St 322