ELStAM-Verfahren auf dem praktischen Prüfstein

Mitteilung des DStV (Deutscher Steuerberaterverband e.V.):

Sowohl während der Sitzung des AWV-Arbeitskreises "Pilotphase ELStAM" am 19.2.2013 als auch im Rahmen der Informationsveranstaltung beim Bundesministerium der Finanzen (BMF) am 26.2.2013 kam es zwischen den Teilnehmern zu einem regen und konstruktiven Erfahrungsaustausch. Zwischen den Vertretern der an der Pilotphase beteiligten Arbeitgeberschaft, denen der Verbände sowie denen der Finanzverwaltung besteht Einigkeit, dass das Verfahren in der Praxis gut angenommen wird. Die Einführung verläuft zwar bisher in überwiegend erwarteten Bahnen. Dennoch geschieht noch nicht alles reibungslos.

Aktueller Verfahrensstand

Den ersten Datenerhebungen zufolge sind bereits rund 8.000.000 Arbeitnehmer zum Verfahren angemeldet, was bei insgesamt 42.000.000 Arbeitsverhältnissen deutschlandweit etwa 19 % ausmacht (Stand: 25.2.2013). Vorreiter sind derzeit angesichts ihres Anteils an der Arbeitnehmerschaft die Flächenstaaten Bayern sowie Nordrhein-Westfalen. Mit einem erheblichen Anstieg der Anmeldungen wird zudem nicht erst am Ende des Jahres, sondern bereits im 2. Quartal 2013 gerechnet.

Die Finanzverwaltung hebt in ihren Berichten positiv hervor, dass die Steuerberaterschaft bereits in großem Umfang mit ihren Mandanten eingestiegen ist. So sollen inzwischen 40 % der Arbeitgeber, deren Lohnbuchhaltung von Steuerberatern betreut wird, am Verfahren teilnehmen.

Ausbau der Kommunikationswege

Den anfänglichen Defiziten der Hotline zur Einführung der elektronischen Lohnsteuerkarte begegnet die Projektgruppe derzeit mit erneuten umfangreichen fachlichen Fortbildungen sowie Kommunikationsschulungen der Ansprechpartner. Zur besseren Erreichbarkeit wird die Anzahl der Mitarbeiter deutlich erhöht. Zwar gilt weiterhin, dass die Hotline mangels Zugriff auf die ELStAM-Datenbank nur allgemeine Hilfestellungen geben kann. Ziel der aktuellen Maßnahmen ist es aber unter anderem, dass die Kontaktpersonen im Einzelfall konkrete Auskünfte über die zuständigen Stellen geben oder sich intern mit der Finanzverwaltung zur Klärung in Kontakt setzen.

Neben der Erweiterung dieses Kommunikationswegs unterstützt die jüngste Aktualisierung der Internetseite "Elster" den Informationsfluss. Ab sofort gibt die Seite an exponierter Stelle " Aktuelle Informationen" zum Verfahren. Gegenwärtige technische Probleme (wie beispielsweise temporäre Verzögerungen bei der Abholung der Anmelde- oder Monatslisten) oder andere akute Verfahrensfragen werden dort schnellstmöglich erläutert.

Technische Anlaufschwierigkeiten werden behoben

Trotz der Pilotphase hat die Projektgruppe der Finanzverwaltung technische Problemfelder in der Praxis ausgemacht und wirkt auf zeitnahe Lösungen hin. In der Praxis sind insbesondere Sachverhalte rund um die Meldedaten von Bedeutung:

Aktuell kommt es noch vermehrt zur Auslieferung inhaltsgleicher ELStAM-Monatslisten an die Arbeitgeber. Dies ist darin begründet, dass jede Änderung der Meldedaten des Arbeitnehmers (beispielsweise Umzug) unabhängig von ihrer steuerlichen Auswirkung die Mitteilung einer Änderungsliste anstößt. Da für den Arbeitgeber aus datenschutzrechtlichen Gründen in der Liste nur die für die lohnsteuerlichen Abzugsmerkmale relevanten Änderungen sichtbar sind, kommt bei ihm eine inhaltsgleiche Liste an. Die Finanzverwaltung sorgt für eine Reduzierung der entsprechenden Auslieferungen.

In Einzelfällen ist die von Ehegatten noch zu Zeiten des Papierverfahrens beantragte Steuerklassenkombination III / V nicht mehr in den ELStAM vorgesehen. Bei der Schaffung der technischen Voraussetzungen für das Verfahren in 2010 kam es aufgrund von Softwareproblemen bei den Meldebehörden zu fehlerhaften Übertragungen von Ehegattenverknüpfungen. Nur in Bezug auf die Steuerklassenwahl konnten diese Informationen von der Finanzverwaltung nicht nachgepflegt werden, so dass in der Datenbank die gesetzlich vorgesehene Steuerklassenkombination IV / IV gespeichert ist. Bei entsprechenden Abweichungen sollte der Arbeitgeber auf die Anwendung der abgerufenen ELStAM mit Zustimmung des Arbeitnehmers zunächst verzichten. Innerhalb der sechsmonatigen Kulanzfrist kann der Lohnsteuerabzug dann auf Basis der bisher vorliegenden Papierbescheinigungen durchgeführt werden. Die betroffenen Ehegatten sollten schnellstmöglich einen neuen Antrag beim Finanzamt stellen. In der nächsten ELStAM-Monatsliste werden die zutreffenden Merkmale rückwirkend übermittelt.

Verstirbt ein Arbeitnehmer, wendet die Abrechnungssoftware aufgrund ihrer Programmierung automatisch ab dieser Mitteilung der Meldedaten derzeit noch die Steuerklasse VI an. Die grundsätzlich anzuwendenden Besteuerungsmerkmale des Erben werden beim Arbeitslohn, der nach dem Tod des Arbeitnehmers gezahlt wird, nicht berücksichtigt. Ebenso kommt die Vereinfachungsregelung, wonach der Steuerabzug im Sterbemonat noch nach den Besteuerungsmerkmalen des Verstorbenen vorgenommen werden darf (R 19.9 Abs. 1 S. 2 LStR 2011), ebenfalls nicht zur Anwendung. Den Grund für die softwarebedingte Umstellung auf die Steuerklasse VI erfährt der Arbeitgeber aus datenschutzrechtlichen Gründen jedoch nicht. Bis dieser Fall von den Softwareherstellern berücksichtigt wird, empfiehlt es sich für den Arbeitgeber, diese Abweichung aufzuklären und die Steuerklasse durch manuelle Einstellung in der Software zu ändern.

Weitere Erörterungen

Gemeinsam mit weiteren Dachverbänden hat der Deutsche Steuerberaterverband e. V. (DStV) vor der Informationsveranstaltung des BMF eine Liste mit praxisrelevanten Themen an die Finanzverwaltung gerichtet. Diese ergaben sich unter anderem aus den Erörterungen im Rahmen des AWV-Arbeitskreises und konnten im Wesentlichen im Sinne der obigen Ausführungen bei der Veranstaltung des BMF geklärt werden. Für den DStV nahm an den Veranstaltungen Frau RAin/StBin Sylvia Mein teil.

Um weiterhin einen reibungslosen Einstieg in das elektronische Verfahren durch einen engen Austausch zwischen Finanzverwaltung und Praxis zu gewährleisten sowie mögliche praktische Baustellen zeitnah zu beseitigen, sind weitere Sitzungen des AWV-Arbeitskreises sowie Veranstaltungen beim BMF geplant.

Der AWV-Arbeitskreis

Der von dem Verein "Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung" (AWV, gefördert durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie) organisierte Arbeitskreis wurde zur Begleitung der Pilotphase gegründet. Er setzt sich aus Vertretern von Großunternehmen sowie von Spitzenverbänden und aus Mitarbeitern des BMF sowie der Projektgruppe des federführend beauftragten Finanzministeriums Nordrhein-Westfalen zusammen.