Schon früh den digitalen Weg beschritten
Permanente Veränderung gesund zu leben sei, so Tischler, schon immer der strategische Ansatz der Geschäftsführung gewesen. So habe die ECOVIS RTS in Baden als eine der ersten Steuerkanzleien die Nutzung eines Kontoauszugsmanagers vollumfänglich umgesetzt. Die Einbindung eines Kontoauszugsmanagers gilt als ein erster Schritt in die Digitalisierung. Rasch sind aber auch die weiteren Schritte gefolgt. So befasst sich die Kanzlei seit 2006 mit Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) und auch bei der DATEV-Lösung "Arbeitspapiere für die Wirtschaftsprüfung", in der Abschlussprüfungsdokumente und Arbeitspapiere digital abgelegt werden können, war man frühzeitig mit an Bord.
Inzwischen wurde der Wirtschaftsprüfungsprozess auf volldigitales Arbeiten umgestellt: Arbeitspapiere und Prüfungsnachweise werden digital verknüpft inklusive einer Referenzierung, die nicht mehr handschriftlich gemacht werden muss. D. h. Dokumente und Informationen zum Nachweis des Werts einer Bilanzposition zum Stichtag werden direkt hinterlegt und können einfach per Mausklick aufgerufen werden – Blättern und Suchen in Ordnern entfällt. Über den neuen digitalen Bestätigungsvermerk, der mit Hilfe einer elektronischen Signaturkarte erteilt werden kann, wird der Prüfungsprozess mit einem digitalen Siegel abgeschlossen.
Zeitersparnis und höhere Transparenz durch den einfacheren Zugriff auf prüfungsrelevante Informationen, die weiterführende Rückschlüsse zur Entwicklung des internen Kontrollsystems oder für das Management ermöglicht, ist für alle Beteiligten von großem Vorteil.
Aktuelle Herausforderung: Volle Digitalisierung
Nächster Meilenstein der Kanzlei-Strategie, der 2019 umgesetzt wird, ist der Prozess der Umsetzung der volldigitalen Buchhaltung, der jetzt durch den Einsatz der "Scannerbox" zusätzlich beflügelt werden soll. Es handelt sich hierbei um eine Smart-Scan-Lösung zum einfachen Digitalisieren von Belegen, die an DATEV Unternehmen online, DATEV DMS oder eigene Ablagestrukturen übermittelt werden.
Die Scannerbox setzt die Kanzlei als Zusatzservice v. a. für Mandanten ein, die selbst ihre Belege nicht einscannen wollen.
Wer als Mandant nichts am althergebrachten Umgang mit Belegen ändern möchte, gibt seine Belege bei uns ab. Und während er einen Kaffee oder Tee trinkt, werden die Belege im Sekretariat mittels Scannerbox in der Kanzlei eingescannt.
Vorteil für diese Mandanten: Eine zusätzliche Anfahrt zum Abholen der Belege entfällt, da diese direkt nach dem Scannen wieder mitgenommen werden können.
Vorteil für die Kanzlei: Auch für weniger digital affine Mandanten ist für die Fachmitarbeiter gewährleistet, dass sie immer (sofort digital) auf alle Belege für den Jahresabschluss oder die Betriebsprüfung Zugriff haben.
Durch die interne voll digitale Arbeitsweise der Kanzlei genießen somit auch nicht digital affine Mandanten perspektivisch den Vorteil, dass die künftige Nutzung künstlicher Intelligenz (Buchungsautomat 2019) auf die digitalen Buchhaltungsinformationen auch schon für aktuelle Monate zurückgreifen wird, was dann zu besserer Belegerkennung und Buchungsautomatisierung führt. "Das ist die praktikable Lösung für Mandanten, die selbst weiterhin wie gewohnt mit Papierbelegen arbeiten wollen", so Tischler.
Kanzlei-Profil: Die ECOVIS RTS in Baden GmbH & Co. KG beschäftigt in Rastatt 38 Mitarbeiter. Die Kanzlei ist spezialisiert in der digitalen Buchführung, der digitalen Wirtschaftsprüfung und der digitalen Bearbeitung von Personaldienstleistungen. |
Beim internen Know-how Aufbau eng am Ball bleiben
Möglichst alle Mitarbeiter sollen mitgenommen werden, wenn es um strategisch relevante Veränderungen geht. So beschreibt Tischler, dass bei der Einführung des DMS die Geschäftsführung sämtlichen Mitarbeitern beim Arbeiten über die Schulter geschaut und gefragt habe: "Wie funktioniert es? Wo hakt es? Was müssen Sie noch wissen, um mit dem DMS effektiv arbeiten zu können?" Nur so habe man erreichen können, dass nach dem Einführungsprozess alle sagten: "Dieses System geben wir nicht mehr her, die Vorteile für die Arbeit damit liegen klar auf der Hand – ich möchte nicht mehr anders arbeiten."
Mandanten wünschen Digitalisierung
Die Kundenwünsche der Mandanten gehen oftmals in die Richtung, dass die Kanzlei mithelfen soll, die Rechnungslegungsprozesse zu digitalisieren, bemerkt Tischler. Dieser Dienstleistungswunsch habe mit der klassischen Steuerberatung nur noch wenig zu tun.
Für die Kanzleimitarbeiter geht es dann darum, die Rechnungslegungs- und Organisationsprozesse des Mandanten sehr genau anzuschauen und im Rahmen eines Projekts mit dem Kunden gemeinschaftlich die Umstellung der Prozesse auf volldigitale Lösungen zu organisieren. Wichtig ist Tischler, dass der Digitalisierungsprozess dabei so strukturiert ist, dass der Mandantschaft bei bestimmten rein technischen Fragestellungen IT-Dienstleister zur Seite stehen. Ausdrücklich vermieden werden soll, dass die Mitarbeiter der Kanzlei die Funktion der IT-Hotline übernehmen müssen, denn das sei nicht deren Job.
3 Fragen an Andreas Tischler1. Haufe: Was halten Sie von der These "In der agilen Welt ist das Mindset der Leute wichtiger als Tools und Methoden"? Tischler: Viel, da in der Zukunft die enge Ausrichtung auf die individuellen Kundenwünsche immer wichtiger wird. Tools und Methoden helfen dabei nur bedingt. Es kommt mehr darauf an, eigenständige Aktivität auch auf Mitarbeiterebene zu erreichen und in der Kanzlei zu leben, dass alle Mitarbeiter unternehmerischer denken und handeln. 2. Eignen sich bestimmte Mandantengruppen/Branchen besonders gut für den Einstieg in die Digitalisierung? Tischler: Ja, nämlich Unternehmen, die selbst bereits fortschrittlich und zukunftsorientiert arbeiten möchten. Nennen möchte ich da insbesondere die Software-Branche sowie alle Unternehmen, die technisch viel entwickeln. Da gibt es mandantenseitig schon ein breites Spektrum von Digitalisierungsinteressierten bis hin zu -verweigerern. 3. Wie stellen Sie sicher, dass Ihre Kanzlei weiterhin veränderungsbereit bleibt und keine neuen Entwicklungen verpasst? Tischler: Wir sind im regelmäßigen Austausch mit Berufskollegen und -kolleginnen in Arbeits- und Benchmarkgruppen und pflegen den Erfahrungsaustausch im eigenen Netzwerk auch durch Workshops. Wir haben eine enge Verbindung zur Entwicklungsabteilung und dem Team von DATEV. In der Kanzlei haben wir sowohl auf Mitarbeiter- als auch Kanzleileitungsebene offene Augen und Ohren für Kundenwünschen aus der aktuellen Arbeit. Zudem beobachten wir in der Geschäftsführung intensiv digitale Entwicklungen und Trends. |
Das Interview führte Ulf Hausmann, Kanzleiberater
Hinweis der Redaktion: Zukunftsthemen in Steuerkanzleien
Sie möchten die Erfahrungen mit dem digitalen Wandel in Ihrer Steuerkanzlei ebenfalls an dieser Stelle teilen? Dann nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf unter steuern@haufe.de
Diesen und weitere Erfahrungsberichte finden Sie auch im neuen Haufe Steuer Office Excellence. Hier werden zum ersten Mal zentrale Zukunftsthemen systematisch in einer Datenbank aufbereitet und mit den steuerlichen Kernthemen der Kanzleien verknüpft. Es geht darum, gemeinsam die Chancen der Digitalisierung zu ergreifen und dabei neue Beratungspotenziale zu nutzen. Da dies großen Einfluss auf das gesamte Kanzleigefüge hat, hilft das Produkt auch dabei, die Kanzlei neu aufzustellen.
