Fahrtenbuch bei einem Berufsgeheimnisträger

Die private Nutzung eines Kraftfahrzeugs, das zu mehr als 50% betrieblich genutzt wird, ist für jeden Kalendermonat mit 1% des inländischen Listenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich der Kosten für Sonderausstattung einschließlich Umsatzsteuer anzusetzen.

Die private Nutzung kann aber hiervon abweichend mit den auf die Privatfahrten entfallenden Aufwendungen angesetzt werden, wenn die für das Kraftfahrzeug insgesamt entstehenden Aufwendungen durch Belege und das Verhältnis der privaten zu den übrigen Fahrten durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen werden (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 und 3 EStG).

Anforderungen an ein Fahrtenbuch

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch liegt nach ständiger Rechtsprechung nur dann vor, wenn die Aufzeichnungen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sind. Die Aufzeichnungen müssen daher zu den geschäftlichen Reisen Angaben enthalten, anhand derer sich die berufliche Veranlassung der Fahrten plausibel nachvollziehen und gegebenenfalls auch nachprüfen lässt. 

In dem Fahrtenbuch sind neben dem Datum und den Fahrtzielen grundsätzlich auch aufgesuchten Geschäftspartner oder – wenn solche nicht vorhanden sind – der konkrete Gegenstand der beruflichen Verrichtung aufzuführen. Bloße Ortsangaben im Fahrtenbuch genügen allenfalls dann, wenn sich der aufgesuchte Geschäftspartner aus der Ortsangabe zweifelsfrei ergibt oder wenn sich der Name auf einfache Weise unter Zuhilfenahme von Unterlagen ermitteln lässt, die ihrerseits nicht mehr ergänzungsbedürftig sind.

FG Hamburg zur Verschwiegenheitspflicht bei Berufsgeheimnisträgern 

Im Rahmen eines Klageverfahrens vor dem FG Hamburg legte der Kläger (Rechtsanwalt) zur Berechnung der privaten Nutzung ein Fahrtenbuch vor, welches sehr umfangreiche Schwärzungen der Spalten "Fahrtstrecke" sowie "Grund der Fahrt/besuchte Person" zu allen beruflichen Fahrten enthielt.

Bezüglich der Schwärzungen führte er an, er müsse als Berufsgeheimnisträger nach § 43a Abs. 2 BRAO und § 203 StGB die Identität seiner Mandantinnen und Mandanten schützen.

Das Finanzamt ging wegen der umfangreichen Schwärzungen von einem nicht ordnungsgemäßen Fahrtenbuch aus und berechnete den Wert der privaten Nutzung im Einkommensteuerbescheid stattdessen nach der sog. 1 %-Methode.

FG Hamburg hält Schwärzungen für zu umfangreich

Das FG Hamburg hat dem Finanzamt recht (Urteil v. 13.11.2024, 3 K 111/21) gegeben. Zwar sieht auch das FG in diesem Zusammenhang das Problem aufgrund der Verschwiegenheitspflicht eines Rechtsanwalts, welche sich auch auf die Identität des Mandanten und die Tatsache seiner Beratung erstreckt.

Das FG kommt aber zu dem Ergebnis, dass es der Kläger mit seinen Schwärzungen übertrieben hat. Berufsgeheimnisträger dürften das Fahrtenbuch zwar teilweise schwärzen, soweit diese erforderlich sind, um die Identitäten von Mandanten zu schützen. Doch die Schwärzungen müssen dabei auf das erforderliche Maß beschränkt bleiben, um Rückschlüsse auf die Identitäten zu vermeiden.

Die Schwärzungen dürften sich aber nicht auf Daten erstrecken, die nicht der Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Hierzu gehören die Ortsnamen, Fahrten in die eigene Kanzlei oder Fahrten zu Behörden, wenn zu diesen kein Mandatsverhältnis bestehe und die Bezeichnung des Gerichts bei Gerichtsterminen. 

Auch wenn der betroffene Mandant auf die Geheimhaltung seiner Identität verzichtet hat, dürften keine Schwärzungen vorgenommen werden. Die Berechtigung, einzelne Einträge zu schwärzen, ändere auch nichts an der grundsätzlichen Beweislastverteilung. Gegebenenfalls muss der Berufsträger substantiiert und nachvollziehbar darlegen, weshalb Schwärzungen in dem erfolgten Umfang erforderlich waren, und die berufliche Veranlassung der betroffenen Fahrten durch ergänzende Angaben darlegen, so das FG.

Revisionsverfahren beim BFH anhängig

Das FG Hamburg hat die Revision zugelassen, da die Frage, ob und gegebenenfalls in welchem Umfang Berufsgeheimnisträger zum Nachweis des Verhältnisses von privaten Fahrten zu beruflich veranlassten Fahrten ein geschwärztes Fahrtenbuch vorlegen können, grundsätzliche Bedeutung habe. Das Revisionsverfahren ist unter dem Az. VIII R 35/24 beim BFH anhängig.