Es wird elektronisch geprüft, ob formal alle Mussfelder in den übermittelten Datensätzen enthalten sind. Sofern sich ein Mussfeld nicht mit Werten füllen lässt, z. B. weil aufgrund der Rechtsform des Unternehmens kein dem Mussfeld entsprechendes Buchungskonto geführt wird oder weil sich die benötigte Information aus der ordnungsgemäßen individuellen Buchführung nicht ableiten lässt, muss für eine erfolgreiche Übermittlung des Datensatzes die entsprechende Position "leer" bzw. mit einem "NIL"-Wert befüllt werden. "NIL" ist ein technischer Begriff aus der Computersprache und bedeutet "Not in List".
Wichtig: Nach Auffassung der Finanzverwaltung ist ein Wert aus der Buchführung grundsätzlich dann ableitbar, wenn er sich aus den Buchführungsunterlagen i. S. d. § 140 AO ergibt. Die Ableitbarkeit erfasst die Buchführung als Ganzes (Hauptbuch, Nebenbüchern (z. B. Beteiligungsverzeichnis) oder durch maschinelle Auswertungen von Buchungsschlüsseln). In der Einführungszeit der E-Bilanz wird es ausreichen, die Ableitung der Werte aus dem Hauptbuch, d.h. die Werte, wie sie sich aus den im Unternehmen geführten Kontensalden des Hauptbuchs ermitteln lassen, vorzunehmen. Dabei ist das individuelle Buchungsverhalten des jeweiligen Unternehmens maßgeblich. Ein Standardkontenrahmen, der dem Unternehmen lediglich die Möglichkeit gibt, aus einer Vielzahl von angebotenen Konten auszuwählen, ist hier nicht maßgeblich (vgl. E-Bilanz-FAQ, Rz. 4g, Stand: 15.6.2012).
Mussfeld, Kontennachweis erwünscht
Für die als "Mussfeld, Kontennachweis erwünscht" gekennzeichneten Positionen in der Taxonomie gelten die gleichen Grundsätze wie bei "einfachen" Mussfeldern. Bei diesen Feldern erwünscht sich die Finanzverwaltung fakultative Angaben aus der Summen- und Saldenliste zu Kontonummer, Kontobezeichnung und Saldo zum Stichtag.
Summenmussfeld
Daneben gibt es auch noch sog. Summenmussfelder, die für eine rechnerische Überprüfung ebenfalls befüllt werden müssen. Positionen, die auf der gleichen Ebene wie rechnerisch verknüpfte Mussfelder stehen, sind in der Taxonomie als "Rechnerisch notwendig, soweit vorhanden" gekennzeichnet. Diese Positionen sind dann zwingend mit Werten zu übermitteln, wenn ohne diese Übermittlung die Summe der Positionen auf der gleichen Ebene nicht dem Wert der Oberposition entspricht, mit dem diese Positionen rechnerisch verknüpft sind. Oberpositionen, die über rechnerisch verknüpften Mussfeldern stehen, sind als Summenmussfelder gekennzeichnet. Werden z. B. im Datenschema rechnerisch in eine Oberposition verknüpfte Positionen übermittelt, ist auch die zugehörige Oberposition mit zu übermitteln.
Auffangpositionen
Um Eingriffe in das Buchungsverhalten zu vermeiden, aber dennoch einen möglichst hohen Grad an Standardisierung zu erreichen, sind darüber hinaus im Datenschema der Taxonomie sog. Auffangpositionen vorgesehen. Unternehmen, die eine durch Mussfelder vorgegebene Differenzierung nicht aus der Buchführung ableiten können, können zur Sicherstellung der rechnerischen Richtigkeit für die Übermittlung der Daten diese Auffangpositionen nutzen.
Eine wichtige Auffangposition findet sich z. B. im Bereich der Umsatzerlöse: Da aus Sicht der Finanzverwaltung eine Aufgliederung der Umsatzerlöse nach umsatzsteuerlichen Sachverhalten sinnvoll ist (z.B. um einen unmittelbaren Abgleich mit der Umsatzsteuererklärung durchführen zu können), sieht die Taxanomie eine entsprechende Differenzierung nach umsatzsteuerlichen Tatbeständen vor. In der Finanzbuchhaltung wird eine solche Gliederung regelmäßig nicht vorgenommen, sodass eine Aufteilung gem. der Taxonomie nicht ohne Weiteres möglich ist. In diesen Fällen kann die Auffangposition "Umsatzerlöse ohne Zuordnung nach Umsatzsteuertatbeständen" genutzt werden.
Hinweis: Die zur Zeit vorhandenen Auffangpositionen, die Eingriffe in das Buchungsverhalten vermeiden und einen Einstieg in die E-Bilanz erleichtern sollen, werden - wie die gesamte Taxonomie - stetig evaluiert. Auch wenn davon auszugehen ist, dass ihre Notwendigkeit mit der Zeit abnehmen wird, werden sie künftig gebraucht werden, um im Fluss einer dynamischen Rechtsentwicklung weiche Übergänge auf neue Rechtssituationen zu schaffen. In den Prozess, die Operationalität der Taxonomie kontinuierlich zu verbessern, werden interessierte Vertreter der Kammern, Verbände und Unternehmen weiterhin eingebunden (vgl. E-Bilanz-FAQ, Rz. 4g, Stand: 15.6.2012).
