Unternehmen sollten sich deshalb schon jetzt damit beschäftigen, wie sie die Daten erheben und die technischen sowie organisatorischen Voraussetzungen dafür schaffen. Die E-Bilanz wirkt sich aber nicht nur auf das interne Rechnungswesen aus, sondern stellt auch den steuerlichen Berater vor neue Aufgaben, wobei die Rolle des Steuerberaters in erster Linie von der Größe des Unternehmens abhängig ist.
Klein- und Kleinstunternehmen
Bei Kleinbetrieben werden die Buchhaltung und die Steuererklärung i. d. R. aus einer Hand durch den Steuerberater erledigt, sodass dieser über alle notwendigen Informationen (z. B. Abweichungen zwischen Handels- und Steuerbilanz oder angewandte Bilanzpolitik) verfügt. Die Aufgabenstellung des steuerlichen Beraters ist in diesen Fällen eindeutig: Analyse der bisherigen Buchungspraxis und Anpassung an die neuen Anforderungen der E-Bilanz. Ferner muss der Berater sicherstellen, dass sein Buchhaltungssystem den IT-technischen Ansprüchen gerecht wird und die Mitarbeiter entsprechend geschult werden. Ob bereits für das Jahr 2012 E-Bilanzen erstellt werden sollen bzw. können, dürfte in diesen Fällen vom Steuerberater selbst abhängen: Ist das Buchhaltungssystem, mit dem die Buchhaltungen seiner Mandanten erstellt werden, bereits "fit" für die E-Bilanz bzw. verfügt der Berater bereits über die notwendige Softwarelösung? Sind die verwendeten Kontenrahmen schon an die relevanten Taxonomien angepasst und/oder das Buchungsverhalten darauf abgestimmt? Bislang war zu beobachten, dass aufgrund der bestehenden Unsicherheit, ob die E-Bilanz nun tatsächlich kommt oder nicht, seitens der Unternehmen kein allzu hoher "Umstellungsdruck" vorhanden war, sodass es letztlich dem Steuerberater obliegen dürfte, ob 2012 als "Testlauf" genutzt wird oder nicht.
Mittelgroße Unternehmen
Bei mittelgroßen Unternehmen erfolgt die Buchhaltung meist durch das interne Rechnungswesen, während der Steuerberater darauf aufbauend die Steuerdeklaration einschließlich Überleitungsrechnung Handelsbilanz-Steuerbilanz vornimmt. Bei diesen Unternehmen ist es wichtig, dass der steuerliche Berater das E-Bilanz-Umsetzungsprojekt aktiv betreut und mitgestaltet. Da viele Unternehmen zunächst die Veröffentlichung der endgültigen Taxonomie abgewartet haben, wurde das Projekt E-Bilanz in den meisten Unternehmen zurückgestellt. Ob entsprechende Projekte noch aktiv in 2012 angegangen werden, hängt nun vom Einzelfall ab. Die Unternehmen sind jedoch gut beraten, das Jahr 2012 als "Testlauf" zu nutzen. Ist eine Umsetzung des E-Bilanz-Projektes bis Jahresende nicht mehr möglich, sollten sie zusammen mit dem Steuerberater/IT-Berater einen konkreten Zeitplan für 2013 erarbeiten. Aufgrund der Komplexität des Projekts sollte der Projektstart so früh wie möglich erfolgen.
Groß- und Konzernunternehmen
Auch für Groß- und Konzernunternehmen, die ggf. über eine eigene Steuerabteilung verfügen, ist es wichtig, dass eine enge Verzahnung zwischen externem Steuerberater und den Abteilungen Rechnungswesen, Steuern und IT besteht, da die Komplexität des Projektes nur durch eine gemeinsame, abgestimmte Vorgehensweise effizient bewältigt werden kann. Es geht um Fragen der Ausgestaltung des Finanzwesens (Management-Reportings, Konsolidierungskreise, zentrale Bilanzierungsrichtlinien, globale vs. regionale Kontenpläne etc.) und stärkere Einbindung der Steuerabteilung.
Wichtig: Unabhängig von der Unternehmensgröße ist für eine reibungslose Umsetzung in erster Linie eine Analyse, ob und welche Konten in der Buchhaltung neu eingerichtet werden müssen, unabdingbar, da das Buchhaltungssystem schlussendlich eine differenzierte Buchung aller Sachverhalte gem. der Taxanomie gewährleisten muss. Im Klartext: Die Unternehmen müssen die Finanz- und Steuerbuchführung überdenken und falls nötig, den Kontenplan erweitern oder die Zuordnung der Geschäftsvorfälle zu FiBu-Konten neu gestalten. Größere Unternehmen müssen in diesen Bereichen ihre Prozesse anpassen, um weiter effizientes Arbeiten zu gewährleisten.
Und hierin ist auch eine Chance zu sehen: Die Vorbereitung auf die E-Bilanz bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre bisherigen Prozesse für die Ermittlung der Steuerpositionen im Jahres- und Konzernabschluss und zur Steuerberechnung aufzunehmen und neu zu konzipieren, um zielgerichtet neue Prozesse aufzusetzen, die die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, aber auch die Zahl manueller Arbeitsschritte reduzieren. Damit kann die E-Bilanz auch zur Effizienzsteigerung im Zusammenspiel zwischen Rechnungswesen und Steuerabteilung/externem Steuerberater beitragen und somit Ressourcen für andere gestalterische Aufgaben schaffen.
Aber auch in der IT sind Veränderungen notwendig: Unternehmen müssen aus ihrer Buchhaltung Daten im neuen Standard XBRL gewinnen.
Sequenzielle und pragmatische Vorgehensweise zur Umsetzung in 3 Phasen
In Phase 1 werden die vorhandenen Daten gesammelt und eine Erstzuordnung zur Taxonomie vorgenommen (Mapping). Nach Abschluss der 1. Phase besteht Klarheit über die Anforderungen und über die Herkunft der Daten. Auf dieser Basis werden notwendiger Handlungsbedarf identifiziert und Lösungsansätze erarbeitet.
In Phase 2 folgt dann die IT- und Prozessanalyse, in der es um die prozessuale und technische Umsetzung geht, z. B.
wie stellt sich der Meldeprozess dar?
Ist die vorhandene IT ausreichend?
Welche IT-Lösungen müssen noch umgesetzt werden?
Welche (zusätzliche) Software ist notwendig?
In Phase 3 wird die E-Bilanz schließlich generiert und an das Finanzamt übermittelt. Hierzu ist insbesondere die Schulung der betroffenen Mitarbeiter von hoher Bedeutung. Des Weiteren ist eine regelmäßige Überprüfung notwendig, um noch bestehende Schwachpunkte zu beseitigen.
