Home Office in der Steuerberatung: Technik und Organisation | Steuern

Haufe Online Redaktion

Home Office in der Steuerberatung: Technik und Organisation — Bild: mauritius images / Westend61 / Retales Botijero

Durch die mit dem Coronavirus verbundenen Maßnahmen ist das Arbeiten von zuhause spätestens jetzt in jeder Steuerkanzlei ein Thema. Hierfür haben wir Ihnen einige Hilfen zusammengestellt.

Im Folgenden finden Sie eine Checkliste zu den technischen Aspekten, eine Mustervereinbarung für Kanzleimitarbeiter und weitere Informationen rund um das Thema Home Office in Steuerkanzleien:

Checkliste zu technischen Aspekten

Mit einer Checkliste lässt sich abprüfen, auf welche technischen Voraussetzungen eine Steuerkanzlei achten sollte:

Check-Point	Erläuterung	Check
Ist im Home Office eine schnelle Breitband-Internetverbindung verfügbar?	Da die Anwendungen bei einem Cloud-Szenario nicht auf den Laptops ihrer Mitarbeiter ausgeführt werden, ist eine möglichst schnelle Internetverbindung hilfreich – auch um Online-Meetings oder Video-Calls durchzuführen.
Steht dem Mitarbeiter geeignete Hardware zur Verfügung?	Es empfiehlt sich die Ausgabe von Firmen-Laptops. Sie können sowohl im Home Office als auch im Büro genutzt werden. Durch ihre Konfiguration kann die berufliche Nutzung sichergestellt werden.
Kann eine sichere Datenverbindung zum Home Office hergestellt werden?	Der Zugriff auf das Firmennetzwerk sollte nur verschlüsselt erfolgen. Wird Software in der Cloud angeboten, z. B. als ASP-Lösung, sind darin meist VPN-Funktionen enthalten. Sie ermöglichen eine verschlüsselte Verbindung zwischen dem Anwender und dem Server mit der darauf installierten Kanzleisoftware.
Ist sichergestellt, dass nur berechtigte Nutzer Zugang zum System erhalten?	Authentifizierungssysteme erhöhen den Datenschutz zusätzlich. Hier empfiehlt sich eine Zwei-Faktor-Identifizierung, bei der z. B. ein zweites Gerät für die Feststellung der Identität eines Nutzers herangezogen wird.
Ist die IT der Heimarbeiter technisch geschützt?	Virenscanner und Firewall sollten selbstverständlich sein, ebenso tragen regelmäßige Updates relevanter Systeme zur Sicherheit bei.
Sind die gespeicherten Daten sicher?	Home-Office-Worker sollten Daten keinesfalls lokal abspeichern, sondern nur zentral auf dem Server und dafür eine verschlüsselte Verbindung nutzen. Der Cloud-Anbieter sollte die Anwendungen DSGVO-konform in Deutschland hosten, entsprechende Zertifikate vorweisen können und bei Problemen gut erreichbar sein.
Ist gewährleistet, dass der Mitarbeiter auf seine beruflichen E-Mails zugreifen kann?	Berufliche E-Mails dürfen nicht auf private Postfächer im Home Office umgeleitet werden.
Benötigt der Mitarbeiter weitere Hardware oder bestimmte Tools, um seine Arbeit zu erfüllen?	Muss neben der Online-Erreichbarkeit auch eine telefonische Erreichbarkeit sichergestellt werden, wäre ein Firmenhandy und eine entsprechende Rufumleitung aus dem Büro ratsam. Für Meetings und Konferenzen kann ein Headset die Arbeit erleichtern.
Ist sichergestellt, dass die zur Verfügung gestellten IT-Ausstattung nicht für private Zwecke genutzt wird?	Es sollten entsprechende Vereinbarungen mit dem Mitarbeiter getroffen werden, die eine private Nutzung untersagen.
Ist sichergestellt, dass keine private Hard- und Software für das Mobile Arbeiten eingesetzt wird?	Die Zugangssoftware sollte ausschließlich auf dem beruflich genutzten Gerät installiert sein. Treffen Sie zusätzlich Vereinbarungen mit dem Mitarbeiter, die eine berufliche Nutzung von privater Hard- und Software untersagen.

Organisations- und Führungsaufgaben im Home Office

Die wichtigste Grundvoraussetzung für Home Office ist Vertrauen. Wenn Sie nicht davon überzeugt sind, dass der betreffende Mitarbeiter loyal und verschwiegen ist, wird diese Lösung nicht funktionieren.

Die zweite wichtige Voraussetzung ist eine klare, schriftliche Vereinbarung darüber, wie die Arbeit ausgestaltet werden soll. Ein entsprechendes Muster mit Erläuterungen finden Sie hier zum Download.

Dabei spielen die Kontaktpunkte zwischen Kanzlei und Mitarbeiter eine wichtige Rolle. Geregelt werden sollten die Kontaktpunkte zwischen Mitarbeiter und Kanzlei sowie zwischen Mitarbeiter und Mandant. In unserem Beitrag "Mitarbeiter im Home Office" stellen wir den Bearbeitungsprozess vor und schauen uns die wichtigsten Kontaktpunkte an.

Interview: Aktuelle Herausforderungen durch Corona

Steuerberater Florian Gößmann-Schmitt erzählt auf unserem Portal haufe.de/taxulting von den Herausforderungen seiner Kanzlei durch Corona, wie seine 48 Mitarbeiter im Home Office arbeiten und was die Mandanten jetzt wissen wollen (Beitrag "Steuerberater und Corona-Krise: Wir müssen zum Problemlöser werden").

Video-Tipp: Die Bundeszentrale für gesundheitliche Aufklärung erläutert anlässlich der Corona-Krise einem Video, wie Sie effizient im Home Office arbeiten, und was Sie dabei beachten sollten.

Aktuelle steuerliche Aspekte

Aufgrund der Coronavirus-Krise müssen viele Arbeitnehmer von zu Hause arbeiten. Ein anderer Arbeitsplatz steht aus Gründen des Infektionsschutzes nicht zur Verfügung. Wir gehen der Frage nach, ob sie deshalb automatisch ein häusliches Arbeitszimmer begründen, für das die Aufwendungen unbegrenzt abziehbar sind?

Tipp: Video "Homeoffice zur (Neu-)Organisation Ihrer Kanzlei nutzen"

Durch die mit dem Coronavirus verbundenen Maßnahmen ist das Arbeiten von zuhause spätestens jetzt in jeder Steuerkanzlei ein Thema. Hierfür erhalten Sie in einer Video-Aufzeichnung eines Online-Seminars praktische Tipps und Empfehlungen für einfache Tools.