Kostenbeteiligung eines Arbeitnehmers bei Privatnutzung des Dienstwagens

Arbeitnehmer, die ihren Dienstwagen nicht nur für dienstliche Fahrten, sondern auch für private Fahrten nutzen dürfen, müssen dafür einen geldwerten Vorteil versteuern. Die unentgeltliche oder verbilligte Überlassung eines Dienstwagens durch den Arbeitgeber an den Arbeitnehmer für dessen Privatnutzung begründet einen aus dem Arbeitsverhältnis folgenden Vorteil, führt zu einer Bereicherung des Arbeitnehmers und insoweit zu einem nach § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 EStG bei den Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit zu erfassenden Lohnzufluss. Die Ermittlung dieses steuerpflichtigen Nutzungswerts ist nach 2 Methoden möglich: Entweder nach der 1 %-Methode oder der Fahrtenbuchmethode.

Häufig wird in der Praxis vereinbart, dass sich der Arbeitnehmer an den Pkw-Kosten durch Zuzahlungen beteiligt. Steuerlich werden diese Zuzahlungen unterschiedlich behandelt, je nachdem, nach welcher der beiden Methoden der geldwerte Vorteil aus der Privatnutzung ermittelt wird. Das BMF hat sich in seinem Schreiben v. 19.4.2013 zur steuerlichen Behandlung der Beteiligung eines Arbeitnehmers an den Kosten eines Dienstwagens, der auch privat genutzt werden darf, geäußert.

Privatnutzung Dienstwagen: Zahlung eines Nutzungsentgelts

Zahlt der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber für die private Nutzung des Firmenwagens ein Nutzungsentgelt, vermindert sich der steuerpflichtige Nutzungswert um diesen Betrag. Das gilt sowohl bei der 1 %- Regelung als auch der Fahrtenbuchmethode. Es ist gleichgültig, ob das Nutzungsentgelt pauschal oder nutzungsabhängig, d.h. kilometerbezogen bemessen ist.

Beispiel: Arbeitnehmer A nutzt einen Firmenwagen mit einem Listenpreis von 50.000 EUR auch für Privatfahrten. Der Arbeitgeber zieht vom Nettogehalt des A jeden Monat pauschal 200 EUR Nutzungsentgelt ab. Der Arbeitgeber ermittelt den Nutzungswert für die Privatnutzung des Pkw nach der 1 %-Regelung. Der geldwerte Vorteil des A errechnet sich wie folgt:

Nutzungswert für Privatfahrten (§ 8 Abs. 2 Satz 2 i. V. m. § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG): 1 % von 50.000 EUR x 12 Monate = 6.000 EUR

./. Zuzahlung: 200 EUR x 12 Monate = 2.400 EUR

= Steuerpflichtiger Arbeitslohn im Jahr: 3.600 EUR

Ein Nutzungsentgelt i. d. S. erkennt das Finanzamt in folgenden Fällen an:

• Der Arbeitnehmer zahlt einen nutzungsunabhängigen Pauschalbetrag, z. B. Monatspauschale.
• Er zahlt einen an den gefahrenen Kilometern ausgerichteten Betrag, z. B. Kilometerpauschale.
• Er übernimmt die Leasingraten des Firmenwagens.

Das Nutzungsentgelt muss arbeitsvertraglich oder aufgrund einer anderen arbeits- oder dienstrechtlichen Rechtsgrundlage vereinbart worden sein.

Arbeitnehmer trägt Betriebskosten des Dienstwagens

Kein Nutzungsentgelt stellt die vollständige oder teilweise Übernahme einzelner Pkw-Kosten durch den Arbeitnehmer dar, z. B. Treibstoffkosten, Versicherungsbeiträge oder Wagenwäsche[2]. Bei der 1 %-Methode mindert eine derartige Kostenbeteiligung nicht den geldwerten Vorteil. Dies entspricht auch der Auffassung des BFH. Danach ist der nach der 1 %-Regelung ermittelte private Nutzungswert für die verbilligte Überlassung eines Dienstwagens nicht um vom Arbeitnehmer übernommene Treibstoffkosten zu kürzen. Bei Anwendung der 1 %-Regelung schließt der BFH eine Berücksichtigung der selbst getragenen Kosten im Hinblick auf den mit der Regelung beabsichtigten Vereinfachungseffekt aus.
Anders ist dies bei der Fahrtenbuchmethode. Hier fließen die vom Arbeitnehmer selbst getragenen Treibstoffkosten nicht in die Gesamtkosten des Pkw i. S. d. § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG ein. Anhand der (niedrigeren) Gesamtkosten ist der individuelle Nutzungswert zu ermitteln.

Beispiel: Arbeitnehmer A versteuert den geldwerten Vorteil aus der Privatnutzung seines Dienstwagens nach der Fahrtenbuchmethode (§ 8 Abs. 2 Satz 4 EStG). Die Gesamtkosten für den Pkw betragen im Jahr 12.000 EUR. A trägt die Treibstoffkosten für seine Privatfahrten von 1.200 EUR jährlich selbst. Die weiteren Pkw-Kosten einschließlich AfA von 10.800 EUR trägt sein Arbeitgeber.

Bei der Fahrtenbuchmethode muss der Arbeitnehmer den Teil der Gesamtkosten des Pkw versteuern, der dem Anteil der privaten Fahrten an der Gesamtfahrleistung entspricht. Voraussetzung für diese Methode ist, dass die Gesamtkosten des Pkw durch Belege nachgewiesen werden und ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt wird. Gesamtkosten sind die insgesamt für den Dienstwagen entstehenden Aufwendungen, die der Arbeitgeber getragen hat. Vom Arbeitnehmer selbst getragene Benzinkosten gehören nach Auffassung der Finanzverwaltung von vornherein nicht zu den Gesamtkosten. Im Beispielsfall betragen die Gesamtkosten 10.800 EUR, nicht 12.000 EUR.

Dienstwagen Privatnutzung: Gestaltungsempfehlung

Die vollständige oder teilweise Übernahme einzelner Fahrzeugkosten, z. B. für Treibstoff, ist nicht zu empfehlen. Stattdessen sollte ein Nutzungsentgelt vereinbart werden, z. B. eine Monats- oder Kilometerpauschale. Dann wird der steuerpflichtige Nutzungswert um diese Zahlung gekürzt, gleich welche Methode angewandt wird.