Nach § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG sind die Verpflegungspauschalen zu kürzen, wenn dem Arbeitnehmer beispielsweise auf einer Dienstreise eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt wird. Was gilt aber, wenn der Arbeitnehmer die Mahlzeiten tatsächlich nicht in Anspruch nimmt?
Beispiel: Eintägige Fortbildungsveranstaltung
Arbeitnehmer A nahm an einer eintägigen Fortbildungsveranstaltung von mehr als 8 Stunden teil. Im Rahmen der Fortbildung bestellte und bezahlte sein Arbeitgeber ein Mittagessen. A verzichtete aber auf die Einnahme dieses Essens. Die Reisekosten werden über den Arbeitgeber abgerechnet.
Verpflegungspauschalen: Grundsätzliches
Wird der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig, ist zur Abgeltung der ihm tatsächlich entstandenen, beruflich veranlassten Mehraufwendungen eine Verpflegungspauschale anzusetzen. Diese beträgt 24 EUR für jeden vollen Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer von seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist und jeweils 12 EUR für den An- und Abreisetag, wenn der Arbeitnehmer an diesem, einem anschließenden oder vorhergehenden Tag außerhalb seiner Wohnung übernachtet sowie für den Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer ohne Übernachtung mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist.
Kürzung der Verpflegungspauschalen
Wird dem Arbeitnehmer anlässlich oder während einer Tätigkeit außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, sind die ermittelten Verpflegungspauschalen für Frühstück um 20 % und für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 % der maßgebenden Verpflegungspauschale für einen vollen Kalendertag (24 EUR) zu kürzen. Die Kürzung ist bis maximal 0 EUR vorzunehmen.
Tatsächliche Einnahme ist unbeachtlich
Die Finanzverwaltung (BMF, Schreiben v. 24.10.2014, Haufe Index 7435128, Rz. 75) und auch das FG Baden-Württemberg (Urteil v. 12.12.2017, 5 K 432/17, Haufe Index 11875828) sind sich einig, dass es hinsichtlich der Kürzung unbeachtlich ist, ob die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeit vom Arbeitnehmer tatsächlich eingenommen wird. Nach Auffassung des FG stellt bereits der Wortlaut der Vorschrift auf den Umstand der Bereitstellung einer Mahlzeit ab. Hierfür spricht auch die Gesetzesbegründung, wonach es dem der Neuregelung zugrundeliegenden Vereinfachungs- und Typisierungsgedanken widerspricht, wenn die individuelle Teilnahme an der jeweils zur Verfügung gestellten Mahlzeit zum Zwecke der zutreffenden Besteuerung aufgezeichnet werden müsste. Somit ist hier die Verpflegungspauschale von 12 EUR um 40 % von 24 EUR = 9,60 EUR zu kürzen, sodass der Arbeitgeber noch 2,40 EUR steuerfrei erstatten kann.
Revisionsverfahren anhängig
Da zu dieser Frage aber noch keine höchstrichterliche Rechtsprechung existiert, hat das FG die Revision zugelassen, welche auch eingelegt (Az. des BFH: VI R 16/18) wurde.
Erweiterung des Beispiels
A nimmt stattdessen in einem anderen Restaurant eine Mahlzeit auf eigene Rechnung zum Preis von 20 EUR ein. Nach Belegvorlage erstattet der Arbeitgeber aber nur 10 EUR.
Praxis-Tipp: Alternative Mahlzeitengestellung und Zuzahlung führt zur Kürzung der Kürzung
Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer anstelle einer nicht eingenommenen, von ihm zur Verfügung gestellten Mahlzeit eine weitere gleichartige Mahlzeit zur Verfügung stellen. Für die Annahme einer Mahlzeitengestellung reicht nach den Grundsätzen des BMF-Schreibens vom 24.10.2014 (Haufe Index 7435128, Rz. 64 und 71) die arbeitsrechtliche Erstattung und Belegvorlage beim Arbeitgeber aus. Die nicht eingenommene und die alternative Mahlzeit dürfen aber zusammengerechnet die 60 EUR-Grenze des § 8 Abs. 2 Satz 8 EStG nicht übersteigen. Obwohl der Arbeitgeber in diesem Fall auch die Kosten für die zweite Mahlzeit übernimmt, wird dennoch nur einmal gekürzt (BMF, Schreiben v. 5.11.2015, Haufe Index 8009038).
Hat der Arbeitnehmer für die Mahlzeit ein Entgelt gezahlt, mindert dieser Betrag den Kürzungsbetrag (§ 9 Abs. 4a Satz 10 EStG). Es erfolgt dann eine sogenannte Kürzung der Kürzung. Dies gilt auch dann, wenn lediglich für die weitere gleichwertig gestellte Mahlzeit ein Entgelt bezahlt werden muss. Dies führt hier zu dem Ergebnis, dass die Kürzung von 9,60 EUR um die Zuzahlung i. H. v. (höchstens) 9,60 EUR gemindert wird, sodass A die volle Verpflegungspauschale von 12 EUR zusteht.
Folgende Situation. Ich bin für einen Zeitraum auswärts beruflich abwesend. Die Zahlung der Spesen übernimmt die Firma. Soweit alles in Ordnung. Nun hat es sich ergeben das wir 1 Woche auf Produktion waren und es wurde ein Mittagessen zur Verfügung gestellt. Nur leider konnte ich es nicht essen, da ich Laktoseintolerant bin und keine Alternative gab. Nun wird mir trotzdem der Verpflegungsmehraufwand um das Mittagessen gekürzt. Gibt es da Ausnahmen auf die man sich berufen kann?
gesetzlich geregelt ist dieser Fall nicht. Die Kürzung der Verpflegungspauschalen gilt laut BFH aber auch für Mahlzeiten, die der Steuerpflichtige gar nicht eingenommen hat (BFH, Urteil v. 7.7.2020, VI R 16/18, BStBl 2020 II S. 783). Aus welchen Gründen der Arbeitnehmer eine zur Verfügung gestellte Mahlzeit nicht einnimmt, sei unerheblich.
MfG, Frank Holst, Haufe Online Redaktion