Prinzipiell ist in Steuerkanzleien klar, was täglich zu tun ist. Die Abgabetermine der Finanzverwaltung setzen einen klaren äußeren Rahmen für die Arbeit in der Kanzlei. Dieser ist jedoch weiter zu konkretisieren – insbesondere in Bezug auf spezifische Bedürfnisse (z. B. Arbeitsmodalitäten, Termine und Fristen unabhängig von gesetzlichen Vorgaben). Optimalerweise gibt es eine auf einer jährlichen Planung basierende Umsetzung und Abarbeitung der Mandantenaufträge. Diese Planung muss auch die Arbeitskapazitäten je Mitarbeiter und somit der Kanzlei insgesamt im Detail berücksichtigen.
Steven R. Covey hat im Zuge seiner umfangreichen Forschung zu Umsetzung von Zielen eine ernüchternde Bilanz gezogen: Die überwiegende Zahl von Unternehmen erreicht auch in wirtschaftlichen Zeiten selbst gesetzte Ziele größtenteils nicht. Das betrifft auch Unternehmen mit ausgeklügelter Strategie und fähigem Personal.
Die 4 Stolperfallen bei der Umsetzung (nach S. R. Covey)
- Die Mitarbeiter kennen das Ziel nicht.
- Die Mitarbeiter wissen nicht, was sie tun müssen, um das Ziel zu erreichen.
- Die Mitarbeiter haben keine Ahnung, wo sie auf dem Weg zum Ziel stehen.
- Die Mitarbeiter fühlen sich nicht für das Erreichen des Ziels verantwortlich.
Mitarbeiter können noch relativ häufig angeben, dass sie die Ziele des Unternehmens kennen. Aber nur die wenigsten können sagen, wie die angestrebten Resultate wirklich aussehen. Wenn unklar ist, was genau und im Detail erreicht werden soll, ist auch verständlich, warum es mit der Umsetzung hapert.
Konkretisierung der Aufgaben und Rückversicherung
Und auch wenn Ziele bekannt sind, ist ein häufiges Problem, dass Mitarbeiter nicht wissen, was sie zu tun haben, um dieses Ziel oder Ergebnis zu erreichen. Hier ist also Konkretisierung der Aufgaben im Detail seitens der Führungskräfte gefragt, sowie eine Rückversicherung, dass seitens des Personals die Aufgaben auch verstanden worden sind.
Kurskorrekturen im laufenden Tagesgeschäft
Hinzu kommt, dass in den meisten Unternehmen – gerade auch in Steuerkanzleien – viel und fleißig gearbeitet wird. Die Mitarbeiter erledigen die Arbeit. Aber sie kennen die Messlatte nicht, die ihnen anzeigt, wo sie auf Kurs sind. Somit können auch keine Kurskorrekturen im laufenden Tagesgeschäft vorgenommen werden, weil die Orientierung fehlt.
Regelmäßige Kommunikation über die Zielerreichung
Die überwiegende Zahl der Mitarbeiter redet kaum oder gar nicht (regelmäßig, mindestens auf monatlicher Basis) mit den Führungskräften über die Fortschritte auf dem Weg zum Ziel. Was dabei verloren geht, ist das Verständnis für die eigene Verantwortung zur Zielerreichung – wenn z. B. Ziele nur ein- oder zweimal im Jahr im Mitarbeiter-Einzelgespräch thematisiert werden. Das reicht nicht, denn es fehlt die kurzfristige, am besten wöchentliche oder sogar tägliche persönliche Kommunikation über die Zielerreichung – und die eigene Verantwortung für diese.
Für die operative Steuerung der Kanzlei und die Führungsarbeit generell sollten diese 4 Stolperfallen immer im Blick behalten und möglichst vermieden werden. Mit der richtigen und für die Kanzlei individuell passenden Auftrags- und Kapazitätsplanung kann das erreicht werden. Darum geht es im nächsten Teil dieser Serie.
