Im Fokus stand dabei die Frage, wie sowohl Innovation grundlegend umgesetzt werden kann und auch die fachliche und beraterische Arbeit auf hohem Niveau weiterentwickelt wird. Ein wichtiger Aspekt war und ist dabei auch das eigens entwickelte KanzleiThinking®, wie Dennis Gebhard (Kanzleimanagement, Marketing, M.A. Business Communication Management) erläutert.
Am Anfang stand die Entscheidung für Wachstum – und ein professionelles Kanzleimanagementteam
Die Erkenntnis für eine dramatische Veränderungsnotwendigkeit hatten die Partner der Kanzlei bereits im Jahr 2007. Es war klar, dass das damalige 13-köpfige Team den künftigen Herausforderungen der Branche nicht gewachsen sein wird und man setzte daher das Ziel, innerhalb von fünf Jahren auf 30 Köpfe anzuwachsen. Damit sollte sichergestellt werden, dass die Kanzleistruktur zum einen das Tagesgeschäft auf hohem Niveau sowie eine Spezialisierung in Richtung Beratung von Arztpraxen, Unternehmensnachfolge und privatem Vermögensaufbau gewährleistet.
Klar war allerdings auch, dass diese strategischen Entwicklungen von der Kanzleiführung nur unter erheblichen Zeiteinsatz und der Verminderung der eigenen Arbeitskapazität für Mandantenprojekte machbar sind. Deshalb entschied man sich in den folgenden Jahren, die Kanzleiführung auf zwei Personen außerhalb der Partnerebene auszuweiten – einem langjährigen angestellten Bilanzbuchhalter in der Kanzlei sowie einem neu eingestellten, branchenfremden Marketingfachmann und Design Thinking Spezialisten.
Und so etablierte Schröder & Partner, bei einer damaligen Teamgröße von gerade einmal 13 Mann, bereits eine Struktur mit professionellem Management, die andere deutlich größere Kanzleien heute noch nicht einmal einziehen und schaffte damit die Voraussetzung für die weitere innovative Entwicklung.
| Kanzlei-Profil: Schröder & Partner ist eine Kanzlei in Berlin mit klarem Fokus auf Innovation. Das 30 Köpfe starke Team wird von einer Kanzleiführung geleitet, die sich sowohl aus Berufsträgern und professionellen Managern zusammensetzt. Im Fokus der Beratung stehen mittelgroße Unternehmen und Arztpraxen, sowie Mandant*innen mit umfassenden Vermögen, die passgenaue individuelle und nutzenstiftende Beratung erhalten. |
KanzleiThinking® – mit Intelligenz und viel Zeiteinsatz von Kanzleiführung und Personal zum nachhaltigen Umsetzungserfolg
Der Ansatz des KanzleiThinking® übersetzt das "Design Thinking" als Innovationsmethode von Start-Ups und Konzernen auf die Kanzleistrukturen.
Für den Weg in die Zukunft haben wir 2010 mit der neuen Kanzleiführung auch einen Startschuss im gesamten Team gesetzt und unsere interne Entwicklung mit "Kanzlei-Thinking" auf ein völlig neues Niveau gehoben.
Dazu gehörte, dass die Mitarbeiter zunächst in einem Workshop gemeinsam Leitsätze für die Kanzlei und Ideen für die künftige Entwicklung erarbeitet haben. So hatten alle im Team, vom Azubi, über die Sekretärin, die Einkommensteuerbearbeiter bis hin zur Buchführungsbearbeiterin die Möglichkeit, sich außerhalb der gewohnten Bahnen einen Blick auf die eigene Arbeit in der Kanzlei zu erarbeiten.
Die Kapazitäten in der Kanzleiführung waren dabei in jeder Umsetzungsphase wichtig. Immer am Ball bleiben, Probleme und Fragen der Mitarbeiter – insbesondere auf der technischen Ebene – kurzfristig bearbeiten und gemeinsam lösen. Das war nötig für das Gefühl "wir kommen voran" wie auch dafür, dass belastbare Ergebnisse erzielt wurden. Oliver Büttner, Partner der Kanzlei:
Das gemeinsame Nachdenken hat uns nicht nur mehr Dynamik, sondern auch mehr Sicherheit verliehen. Wir haben jetzt mehr Klarheit: Wer sind wir, wo wollen wir hin, welche Mitarbeiter passen zu uns und welche Mandanten.
Für die Workshops war zunächst auch ein Raum für die kreativen Denkprozesse notwendig. Also verwandelten die Kanzleimitarbeiter das Besprechungszimmer in einen Denkraum um, indem statt der Bilder zwei große Whiteboards an die Wand gehangen, Post-its ausgelegt und die Design Thinking-Regeln auf bunte Karten gemalt wurden. "Und so machten wir KanzleiThinking® zu unserem Prozess, in dem wir gemeinsam mit unseren Mitarbeitern unsere Kanzlei Tag für Tag weiterentwickeln."
Zertifizierung des Qualitätsmanagementsystems erst im zweiten Schritt
Vor dem Anpacken der "Digitalisierung" stand bereits 2010 die Frage im Raum, ob Schröder & Partner das interne Qualitätsmanagement zertifizieren lässt. Dieser Schritt wurde zunächst als weniger relevant priorisiert, denn die Kanzlei wollte erst die Prozesse unter der Beteiligung aller Kanzleimitarbeiter (weiter-)entwickeln. Seit Sommer 2019 kann sich die Kanzlei nun nicht nur über die QM- und DStV-Siegel freuen, sondern auch darüber, dass das QM-System in der Kanzlei gelebt und vom gesamten Team getragen und weiterentwickelt wird und somit eine notwendige Voraussetzung für weitere Digitalisierungsschritte geschaffen wurde.
3 Fragen an Dennis Gebhard1. Haufe: Was ist die Vision Ihrer Kanzlei? Gebhard: Wir sind schon mitten in der Umsetzung unserer Vision. Wir wollen unsere Kanzlei fließend zu einem Beratungsunternehmen transformieren. Das bedeutet für uns im ersten Schritt, Erfassungsprozesse auf einem Niveau zu digitalisieren und standardisieren, dass effektiv im Team mehr Zeit vorhanden ist, um Mandant*innen mehr zu beraten als in der Vergangenheit. Das ist für uns eine klare Voraussetzung. Nur wenn wir volldigital im Standardsteuerberatungsgeschäft unterwegs sind, haben wir genügend Kapazitäten für Beratung. Denn die Basis unserer Beratungsleistungen ist die klassische Steuerberatungskompetenz in Steuerfragen und im Rechnungswesen, die Basis für betriebswirtschaftliche und vermögensberaterische Ansätze sind. Unsere Beratung ist schon jetzt spezialisiert auf Themen wie Unternehmensnachfolge, Controlling und Beratung über das nackte Zahlenwerk hinaus. 2. Was macht Ihre Kanzlei zum idealen Ansprechpartner für Ihre Mandant*innen? Gebhard: Wir sind eine wirklich verlässliche Kanzlei. Durch unser QM und unsere Arbeitsweise stellen wir – beispielsweise mit unserem Vieraugenprinzip – nicht nur eine hohe fachliche Qualität sicher, sondern auch ein reibungsloses Zusammenarbeiten mit Mandantenunternehmen, das nicht durch Kapazitätsengpässe oder Bearbeiterwechsel bei uns spürbar beeinflusst ist. Wir bieten außerdem sehr gute, in der Praxis funktionierende Paketlösungen für unsere Mandant*innen, die beinhalten ein individuell gewünschtes Maß an Beratungsleistung mit dem entsprechenden persönlichen Kontakt. Außerdem haben wir die Idee, Sparringspartner unserer Mandant*innen für Digitalisierung sowie andere unternehmerische Fragen zu sein, umgesetzt. 3. Was macht die DNA Ihrer Kanzlei aus? Gebhard: Vor allem, dass wir unsere DNA mit allen in der Kanzlei entwickeln und leben. 2010 haben wir im Team das erste Mal unsere Leitsätze entwickelt und festgehalten, ein paar Jahre später auf den Prüfstand gestellt und aktualisiert. Wir denken, nur durch dieses gemeinsame Anpacken die PS für die Umsetzung auf die Straße zu bekommen. |
Das Interview führte Ulf Hausmann, Kanzleiberater
Hinweis der Redaktion: Zukunftsthemen in Steuerkanzleien
Sie möchten die Erfahrungen mit dem digitalen Wandel in Ihrer Steuerkanzlei ebenfalls an dieser Stelle teilen? Dann nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf unter steuern@haufe.de
Diesen und weitere Erfahrungsberichte finden Sie auch im neuen Haufe Steuer Office Excellence. Hier werden zum ersten Mal zentrale Zukunftsthemen systematisch in einer Datenbank aufbereitet und mit den steuerlichen Kernthemen der Kanzleien verknüpft. Es geht darum, gemeinsam die Chancen der Digitalisierung zu ergreifen und dabei neue Beratungspotenziale zu nutzen. Da dies großen Einfluss auf das gesamte Kanzleigefüge hat, hilft das Produkt auch dabei, die Kanzlei neu aufzustellen.
