Um die Vollmachtsdatenbank nutzen zu können, muss sich der Steuerberater von seinen Mandanten eine Standard-Vertretungsvollmacht nach dem neuen amtlichen Vordruck erteilen lassen. Die unterschriebene (Papier-)Vollmacht muss er aufbewahren und auf Verlangen des Finanzamts vorweisen (wobei wohl erst ab 2015 mit Stichproben zu rechnen ist).
Hinweis: Die Nutzung der Vollmachtsdatenbank kostet für jede Vollmacht 0,30 EUR pro Jahr, ab 2015 soll der Preis auf 0,60 EUR steigen. Dazu kommen ggf. die Kosten für die erforderliche technische Ausstattung (Karten etc.).
Außerdem muss der Steuerberater die Vollmacht in die elektronische Vollmachtsdatenbank einpflegen. Der Mandant wird hierüber schriftlich informiert und hat dann 14 Tage Zeit, dem Abruf zu widersprechen. Nach Ablauf dieser Frist kann der Steuerberater die Daten abrufen. Dieses Verfahren soll künftig (ab 2015) entfallen, wenn die Finanzverwaltung den "Grundinformationsdienst Steuer (GINSTER)" in Betrieb nimmt.
Hinweis: Bei einem Mandatswechsel muss der bisherige Steuerberater die Vollmacht löschen. Der neue Berater muss dann eine neue Vollmacht in die Vollmachtsdatenbank einpflegen.
Für die Nutzung der Vollmachtsdatenbank ist zu unterscheiden, ob der Steuerberater DATEV-Nutzer ist oder nicht:
Steuerberater nutzt DATEV
DATEV-Nutzer können die Vollmachtsdatenbank mit der „DATEV SmartCard für Berufsträger“ oder mit einem „mIDentity-Stick für Berufsträger“ nutzen, um die für ihre Mandanten von der Finanzverwaltung bereitgestellten Daten zur Weiterverarbeitung abzurufen. Mit der Karte kann zudem die Steuerkontenabfrage erfolgen.
Hinweis: Die SmartCard für Berufsträger unterscheidet sich von der normalen Karte dadurch, dass sie über das sog. Berufsattribut verfügt, das von der Steuerberaterkammer bestätigt werden muss. Ansonsten lässt die Finanzverwaltung keinen Datenabruf zu.
Die Karte muss außerdem bei der Steuerberaterkammer registriert werden. Danach können auch Untervollmachten an Kanzleimitarbeiter vergeben werden, die zum Datenabruf berechtigt sein sollen.
Steuerberater nutzt kein DATEV
Steuerberater, die keine DATEV-Nutzer sind, können stattdessen bei ihrer Kammer eine Zugangskarte für die Vollmachtsdatenbank bestellen. Diese berechtigt ebenfalls zum Abruf der Mandantendaten für die Vorausgefüllte Steuererklärung. Für die Abfrage des Steuerkontos ist jedoch eine zusätzliche Autorisierung im ElsterOnline-Portal notwendig.
Die Zugangskarte kostet 30 EUR. Zur Nutzung benötigt man ein handelsübliches Lesegerät. Um Untervollmachten an Kanzleimitarbeiter zu erteilen, muss man mittels der Zugangskarte die sog. „mIDentity-Sticks“ der Mitarbeiter in der Vollmachtsdatenbank freischalten. Die „mIdentity-Sticks“ sind bei der DATEV erhältlich.
Hinweis: Die „Zugangskarte Vollmachtsdatenbank“ kann auch für die sichere E-Mail-Kommunikation (elektronisches Signieren und Verschlüsseln) mit Mandanten oder Dritten genutzt werden.
Karten müssen zusätzlich identifiziert und registriert werden
Sowohl die DATEV SmartCard für Berufsträger (falls noch nicht geschehen) als auch die Zugangskarte der Steuerberaterkammer müssen aus Sicherheitsgründen bei der DATEV identifiziert werden.
Außerdem müssen die Karten bei der Steuerberaterkammer registriert werden.
Hinweis: Die für die Identifizierung und Registrierung erforderlichen Formulare werden i. d. R. auf den Internetseiten der Steuerberaterkammern zur Verfügung gestellt.
