Onboarding von 0 auf 100

Hier gilt es, mindestens genauso viel Energie zu investieren, um sicherzustellen, dass die neuen Mitarbeiter schnell integriert und produktiv einsatzfähig sind. Und als Bonus ist der oder die Neue dann so von Ihnen als neuem Arbeitgeber begeistert, dass sie Kollegen aus der alten Kanzlei davon vorschwärmen und Sie die Chance auf weitere Mitarbeiter haben.

Die ersten 100 Tage sind dabei in der Einarbeitungsphase entscheidend, denn sie bestimmen nicht nur die Grundmotivation, sondern auch die zukünftige Produktivität und das Gefühl der Zugehörigkeit in der neuen Umgebung. Als Faustformel gilt:

• In den ersten 5 Tagen wird die Grundmotivation Ihrer neuen Talente gelegt. Es ist die Phase, in der erste Eindrücke entstehen und die Weichen für die Zugehörigkeit gestellt werden.
• In den ersten 5 Wochen wird die Basis für die Produktivität gelegt. Die neuen Mitarbeiter lernen ihre täglichen Aufgaben kennen, verstehen die internen Prozesse und beginnen, sich aktiv einzubringen.

8 praktische Tipps für ein erfolgreiches Onboarding

Das Onboarding beginnt bereits vor dem ersten Arbeitstag und wird in der Phase vom Bewerbungsgespräch bis zum Arbeitsantritt Pre-Boarding genannt. Bereits in diesen Wochen können Sie den Grundstein legen, um den künftigen Mitarbeiter mit den Menschen und Arbeitsweisen der Kanzlei vertraut zu machen und dadurch den Einstieg zu erleichtern.

Sehen Sie diese Tipps als Blumenstrauß an Chancen und wählen Sie die Anregungen aus, die zu Ihrer Kanzleikultur passen.

Tipp 1: Mitarbeiter-Mitarbeiter-Gespräche beim Bewerbungsverfahren

Ein Mitarbeiter-Mitarbeiter-Gespräch bietet eine hervorragende Gelegenheit, Bewerbern einen authentischen Einblick in das Arbeitsumfeld und die Kultur Ihrer Kanzlei zu geben. Dabei wird nicht nur der potenzielle neue Kollege bewertet, sondern es bietet auch die Chance, zu sehen, wie gut der Bewerber ins Team passt. Empfehlenswert ist dabei die Einbindung mehrerer Teammitglieder: Verschiedene Perspektiven können helfen, ein umfassenderes Bild vom Bewerber zu erhalten. Es ermöglicht auch den Mitarbeitern, sich in den Auswahlprozess einbezogen zu fühlen. Hier einige Anregungen, wie Sie diese Gespräche gestalten können:

Das Gespräch sollte in einer lockeren, aber professionellen Atmosphäre stattfinden, um den Bewerber möglichst authentisch kennenzulernen. Idealerweise kombinieren Sie das Gespräch mit einem Kanzlei-Rundgang, der den Bewerbern ermöglicht, den Arbeitsplatz zu sehen und sich eine Vorstellung von der täglichen Arbeitsumgebung zu machen. Hier einige Tipps für die Gestaltung:

• Start mit einem Kaffee: Beginnen Sie das Treffen in einem entspannten Bereich der Kanzlei, wie z. B. der Kaffeeküche. Dies bricht das Eis und schafft eine freundliche Atmosphäre.
• Rundgang durch die Kanzlei: Führen Sie den Bewerber durch die verschiedenen Bereiche der Kanzlei. Stellen Sie dabei Teammitglieder vor und erlauben Sie kurze, informelle Gespräche mit den zukünftigen Kollegen.
• Abschließendes Sit-down: Nach dem Rundgang sollte ein ruhigerer Raum für tiefere Gespräche zur Verfügung stehen, wo spezifischere Fragen gestellt und diskutiert werden können, frei von den Ablenkungen eines offenen Bürobereichs.

Tipp 2: Danke-Mail nach dem Bewerbungsgespräch

Eine Danke-Mail nach dem Bewerbungsgespräch ist mehr als nur eine Höflichkeitsgeste - es ist eine effektive Strategie, um einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen und sich von anderen Kanzleien abzuheben. In einer Zeit, in der qualifizierte Bewerber oft zwischen mehreren Optionen wählen können, kann solch eine persönliche und prompte Reaktion den Ausschlag geben, dass sich ein Bewerber für Ihre Kanzlei entscheidet.

Das Versenden dieser E-Mail am gleichen Tag des Interviews unterstreicht nicht nur Ihre Professionalität, sondern zeigt auch Ihre Wertschätzung und Ihr ernsthaftes Interesse an dem Bewerber. Dieser Ansatz macht deutlich, dass Ihre Kanzlei auf Details achtet und eine persönliche Note im Umgang mit potenziellen Mitarbeitern pflegt.

In einem kompetitiven Umfeld, in dem Bewerber oft mehrere Angebote vergleichen, kann dieser kleine Unterschied eine große Wirkung haben:

1. Der erste Eindruck wird positiv verstärkt, der Bewerber fühlt sich geschätzt und das Gespräch bleibt in guter Erinnerung.
2. Viele Kanzleien versäumen es, diesen Schritt zu gehen. Eine schnelle und persönliche Nachbereitung kann daher besonders hervorstechen.
3. Diese Art von Aufmerksamkeit kann sogar den Ausschlag geben, dass sich der Bewerber für Ihre Kanzlei entscheidet.

Solche kleinen, aber bedeutsamen Gesten spielen eine entscheidende Rolle im Wettbewerb um die besten Talente und tragen dazu bei, das Bild einer kandidatenfreundlichen und engagierten Arbeitsumgebung zu vermitteln.

Tipp 3: Grußbotschaft des Teams nach Zusage

Eine Grußbotschaft des Teams, nachdem ein Bewerber zugesagt hat, ist eine großartige Möglichkeit, den neuen Mitarbeiter willkommen zu heißen und ihm das Gefühl zu geben, bereits Teil des Teams zu sein. Solch eine Nachricht kann als E-Mail oder sogar als kurzes Video gesendet werden, in dem verschiedene Teammitglieder auftreten.

Eine solche Grußbotschaft stärkt das Gemeinschaftsgefühl und zeigt dem neuen Mitarbeiter, dass er in der Kanzlei geschätzt und erwartet wird. Sie baut erste Brücken und erleichtert die anfängliche Unsicherheit, die oft mit einem Arbeitsplatzwechsel verbunden ist.

Durch den Einbezug des gesamten Teams wird auch das Gefühl der Zugehörigkeit und das Teamgefüge gestärkt, was zu einer höheren Mitarbeiterbindung führt. Dieses kleine Willkommen kann eine große Wirkung auf die Motivation und die erste Bindung des neuen Mitarbeiters zur Kanzlei haben.

Tipp 4: Countdown-Informationen – Kommunikation von der Zusage bis zum ersten Tag

Ein effektives Pre-Boarding ist entscheidend, um neue Mitarbeiter an Bord zu halten und ihre Begeisterung für den neuen Job zu stärken, insbesondere in einer Zeit, in der qualifizierte Bewerber mehrere Angebote erwägen und möglicherweise zu einem anderen Arbeitgeber wechseln, bevor sie überhaupt ihren ersten Tag bei Ihnen haben. Die regelmäßige Kommunikation zwischen der Zusage und dem ersten Arbeitstag spielt hierbei eine wichtige Rolle.

Die regelmäßige Kommunikation hilft, eine Bindung zum neuen Mitarbeiter aufzubauen und fördert das Gefühl, Teil eines Teams zu sein, bevor der erste Arbeitstag überhaupt stattgefunden hat. Dies ist besonders wichtig in einer Zeit, in der Kandidaten mehrere Angebote gleichzeitig prüfen und ihre Entscheidung bis zuletzt offenhalten könnten. Indem Sie von Anfang an eine klare und einladende Kommunikation bieten, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass sich der Mitarbeiter gegen andere Optionen entscheidet und bei Ihrer Kanzlei bleibt.

Diese Art der kontinuierlichen Kommunikation verdeutlicht dass Sie als Arbeitgeber organisiert und proaktiv sind und auch, dass Sie sich um das Wohlbefinden und die erfolgreiche Integration neuer Mitarbeiter kümmern. Dadurch entsteht eine starke positive Wahrnehmung Ihrer Kanzlei, die entscheidend sein kann, um Top-Talente langfristig zu binden.

Tipp 5: Der stimmungsvolle erste Tag

Der erste Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters ist entscheidend für dessen weitere Motivation und Bindung an das Unternehmen. Ein gut strukturierter und herzlicher Empfang kann maßgeblich dazu beitragen, dass sich der neue Mitarbeiter willkommen und wertgeschätzt fühlt. Hier ist ein Vorschlag für einen idealen Tagesablauf, der den ersten Tag zu einem positiven Erlebnis macht:

Ein kleines Willkommensgeschenk, wie z.B. ein Firmenbecher oder ein Notizbuch, kann eine schöne Geste sein, um den ersten Tag abzurunden. Erwägen Sie, einen Paten oder Mentor aus dem Team zuzuweisen, der den neuen Mitarbeiter in den ersten Wochen begleitet und als Ansprechpartner dient.

Tipp 6: Gänseblümchen-Methode für laufendes Feedback

Die "Gänseblümchen-Methode" ist eine effektive und sanfte Herangehensweise an das Feedback, die besonders nützlich ist, um neuen Mitarbeitern die Spielregeln der Kanzlei, Arbeitskultur und Tipps für effizientere Arbeitsweisen zu vermitteln. Der Kern dieser Methode liegt darin, regelmäßig, in kleinen Schritten und auf nicht konfrontative Weise Rückmeldung zu geben. Wöchentliche Feedback-Gespräche sind dabei eine wichtige Komponente, um sicherzustellen, dass der Mitarbeiter kontinuierlich lernt und sich anpasst.

Ein effektives Feedback-Gespräch sollte strukturiert und zielgerichtet sein. Hier ein Vorschlag für den Ablauf:

1. Positive Eröffnung: Beginnen Sie das Gespräch mit positiven Beobachtungen. Dies baut eine unterstützende Atmosphäre auf und macht den Mitarbeiter offener für konstruktive Kritik.
2. Feedback zur vergangenen Woche: Besprechen Sie spezifische Situationen oder Aufgaben der vergangenen Woche und geben Sie sowohl positives Feedback als auch Verbesserungsvorschläge.
3. Dialog fördern: Ermutigen Sie den Mitarbeiter, eigene Gedanken und Empfindungen zu den angesprochenen Punkten zu äußern.
4. Gemeinsame Zielsetzung: Entwickeln Sie gemeinsam Ziele für die kommende Woche, basierend auf den Feedbackpunkten.
5. Abschluss mit einer positiven Note: Beenden Sie das Gespräch mit einer Ermutigung oder einem Dank für die Offenheit und die Beteiligung des Mitarbeiters.

Durch die regelmäßige Anwendung der Gänseblümchen-Methode und die Durchführung wöchentlicher Feedback-Gespräche schaffen Sie eine Kultur der Offenheit und des kontinuierlichen Lernens. Dies hilft neuen Mitarbeitern nicht nur, sich schneller und effektiver in die Kanzlei zu integrieren, sondern fördert auch eine Umgebung, in der sie sich wertgeschätzt und unterstützt fühlen.

Tipp 7: Abstimmung der Arbeitsqualität

Die frühzeitige Abstimmung und Überprüfung der Arbeitsqualität neuer Mitarbeiter ist essenziell, um sicherzustellen, dass die während des Einstellungsgesprächs dargestellten Fähigkeiten und Qualifikationen tatsächlich der Realität entsprechen. Dies ist besonders wichtig in Bereichen wie der Steuerberatung, wo Genauigkeit und Zuverlässigkeit von entscheidender Bedeutung sind. Durch frühes und regelmäßiges Feedback können Missverständnisse und Qualifikationslücken schnell identifiziert und adressiert werden, bevor sie zu ernsthaften Problemen führen.

Durch die Implementierung eines Prozesses zur frühzeitigen Erkennung und Korrektur können Sie sicherstellen, dass nur Mitarbeiter, die den Anforderungen tatsächlich gewachsen sind, über die Probezeit hinaus in Ihrer Kanzlei beschäftigt bleiben. Dies schützt die Kanzlei vor möglichen finanziellen und reputativen Schäden durch fehlerhafte Arbeit und stellt gleichzeitig sicher, dass alle Mitarbeiter die notwendige Unterstützung und Schulung erhalten, um erfolgreich zu sein.

Tipp 8: Rede zur 100-Tage-Feier oder zum Ende der Probezeit

Die 100-Tage-Feier eines neuen Mitarbeiters ist ein wichtiger Meilenstein, der nicht nur den erfolgreichen Abschluss der Einarbeitungsphase markiert, sondern auch die vollständige Integration in das Team feiert. Eine solche Feier kann die Bindung des Mitarbeiters an das Unternehmen stärken und ein positives Signal an das gesamte Team senden, dass jeder neue Mitarbeiter wertgeschätzt wird.

Wenn Ihnen das als "Zu viel des Guten" erscheint, dann passen Sie es entsprechend an. Entscheidend ist es, diesen Moment zu würdigen und den Neuen bewusst im Team willkommen zu heißen. So zeigen Sie, dass Ihnen die Entwicklung und das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter am Herzen liegen, was zu einer stärkeren Bindung und einem positiven Arbeitsumfeld führt.

Fazit: Schnellere Produktivität und stärkere Bindung

Mit einem gut strukturierten Onboarding-Prozess erreichen Sie nicht nur schneller die volle Produktivität Ihrer neuen Mitarbeiter, sondern stärken auch deren Bindung zur Kanzlei. Und vergessen Sie nicht: Ein glücklicher Mitarbeiter ist der beste Botschafter für Ihre Kanzlei. Er wird seine positiven Erfahrungen teilen und kann so indirekt dabei helfen, weitere Talente zu gewinnen.

Investieren Sie in diese ersten 100 Tage - es lohnt sich für alle Beteiligten!