Fachbeiträge & Kommentare zu Lohnkonto

Der Großbuchstabe S ist im Lohnkonto einzutragen, wenn der Arbeitgeber die Lohnsteuer von einem sonstigen Bezug in einem ersten Dienstverhältnis ohne Berücksichtigung der tatsächlichen Lohnbezüge aus einem früheren Dienstverhältnis des Kalenderjahres berechnet hat.[1] Wichtig Pflichtveranlagung bei Eintragung des Großbuchstabens S Wenn beim Arbeitgeberwechsel der Lohnsteuerabz...mehr

Zahlt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer einen Zuschuss für die arbeitstägliche Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit dem privaten Pkw, kann dieser Fahrtkostenzuschuss pauschal mit 15 % oder 25 % besteuert werden. Gleiches gilt, wenn die geldwerten Vorteile für die Überlassung eines Dienstwagens für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte pausc...mehr

In das Lohnkonto müssen sämtliche Daten übernommen werden, die vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) als ELStAM-Daten des Arbeitnehmers übermittelt werden.[1] Seit 1.1.2020 gilt dies auch für beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer, die in das ELStAM-Verfahren einbezogen worden sind.[2] Sämtliche Daten der vom Betriebsstättenfinanzamt ausgestellten Papierbescheinigung für ...mehr

Der Großbuchstabe U muss im Lohnkonto als Kennzeichen für Unterbrechungszeiträume eingetragen werden, in denen der Anspruch des Arbeitnehmers auf Arbeitslohn für mindestens 5 aufeinanderfolgende Arbeitstage im Wesentlichen weggefallen ist. Zu erfassen sind Zeiten ohne Entgeltersatzleistungen und solche Leistungen, die nicht bereits gesondert im Lohnkonto aufzuzeichnen sind, ...mehr

1 Entgeltunterlagen Der Arbeitgeber hat für jeden Beschäftigten, getrennt nach Kalenderjahren, Entgeltunterlagen in deutscher Sprache elektronisch zu führen. Entgeltunterlagen sind auch für geringfügig Beschäftigte zu führen. Das Lohn- bzw. Gehaltskonto ist Teil der Entgeltunterlagen. Der Inhalt der Entgeltunterlagen ergibt sich aus § 8 BVV. Die dort aufgeführten inhaltlichen...mehr

1.3.1 Aufzeichnungs-/Dokumentationspflicht In § 17 Abs. 1 MiLoG sind erweiterte Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten geregelt. Diese gelten neben den bereits bisher tarifvertraglichen bzw. arbeitsrechtlichen Aufzeichnungsvorschriften des Arbeitgebers auch für die Sozialversicherung, soweit die zutreffende Ermittlung des Arbeitsentgelts nachgewiesen werden muss. 1.3.2 Ver...mehr

Eine Sonderform des Lohnkontos stellt das Sammellohnkonto dar, das für bestimmte pauschal besteuerte Leistungen geführt werden kann.[1] Dabei werden für alle oder mehrere Arbeitnehmer die Gesamtbeträge von pauschal besteuerten Bezügen und der pauschalen Lohnsteuer aufgezeichnet. Zulässig ist ein Sammellohnkonto in folgenden Fällen: wenn die Lohnsteuer pauschal für eine größere...mehr

Die Entgeltunterlagen sind bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung des Rentenversicherungsträgers folgenden Kalenderjahres[1] geordnet aufzubewahren.[2] Wichtig Auskunftspflichten gegenüber den Krankenkassen Die Arbeitgeber haben der Einzugsstelle über alle Tatsachen Auskunft zu geben, die für die Erhebung der Beiträge notwendig sind.[3] Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die ...mehr

Aus den jeweiligen Entgeltabrechnungen müssen im Lohnkonto folgende Daten eingetragen werden: der Tag der jeweiligen Zahlung sowie der Entgeltzahlungszeitraum, z. B. 31.3., Entgeltabrechnung März, der steuerpflichtige Bruttoarbeitslohn. Hierbei muss beachtet werden, dass der Barlohn und eventuelle Sachbezüge, also z. B. aus Dienstwagenüberlassung, Mahlzeiten oder der Gewährung ...mehr

Der Arbeitgeber hat für jeden Beschäftigten, getrennt nach Kalenderjahren, Entgeltunterlagen in deutscher Sprache elektronisch zu führen. Entgeltunterlagen sind auch für geringfügig Beschäftigte zu führen. Das Lohn- bzw. Gehaltskonto ist Teil der Entgeltunterlagen. Der Inhalt der Entgeltunterlagen ergibt sich aus § 8 BVV. Die dort aufgeführten inhaltlichen Anforderungen[1] s...mehr

Die Daten der Entgeltunterlagen und die der Beitragsabrechnung sind in der Aufbewahrungsfrist[1] jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar vorzuhalten. Besonderheiten gelten für Unterlagen, für die eine Schriftform verlangt wird. Es handelt sich dabei um Erklärungen des Altersvollrentners über den Verzicht auf die Rentenversicherungsfreiheit nach § 5 Abs. 4 Satz 2 SGB VI, Er...mehr

Die soeben genannten Entgeltunterlagen müssen, soweit sie nicht elektronisch aus der Abrechnung des Arbeitgebers entnommen werden können, dem Arbeitgeber von den zuständigen Stellen oder dem Beschäftigten seit dem 1.1.2022 in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden. Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung haben in Gemeinsamen Grundsätzen[1] die Rahmenbeding...mehr

Der Arbeitgeber hat in den Entgeltunterlagen u. a. folgende Angaben über den Beschäftigten aufzunehmen:[1] den Familien- und Vornamen und ggf. das betriebliche Ordnungsmerkmal, das Geburtsdatum, bei Ausländern aus Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums die Staatsangehörigkeit und den Aufenthaltstitel, die Anschrift, den Beginn und das Ende der Beschäftigung, den Begin...mehr

Nicht ausdrücklich geregelt ist, dass Mitteilungen der Sozialleistungsträger über die Höhe der Sozialleistungen zu den Entgeltunterlagen zu nehmen sind. Die Prüfer der Rentenversicherungsträger werden bei einer Betriebsprüfung jedoch das Fehlen derartiger Mitteilungen beanstanden. Dies unter anderem deshalb, weil nur dadurch festgestellt werden kann, ob die während des Bezug...mehr

Verschärfte Aufzeichnungspflichten gelten für 2 Fallgruppen: für geringfügig entlohnt und kurzfristig Beschäftigte, unabhängig von der Branche des Arbeitgebers sowie für Arbeitgeber in Wirtschaftszweigen/Wirtschaftsbereichen nach § 2a SchwarzArbG. In diesen Fällen müssen Aufzeichnungen über Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit geführt und bereitgehalten werden. Diese An...mehr

Bis zum 31.12.2026 kann sich der Arbeitgeber von der Führung elektronischer Unterlagen auf Antrag bei dem für ihn zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung befreien lassen. Die Befreiung erfolgt formlos unter Angabe der Betriebsnummer. Die Befreiung ist für Zeiträume bis 31.12.2026 möglich. Der Antrag kann auch von einer Abrechnungsstelle für mehrere Arbeitgebe...mehr

1 Aufzeichnungspflicht Der Arbeitgeber muss für jeden Arbeitnehmer und jedes Kalenderjahr ein Lohnkonto führen.[1] Dabei spielt es keine Rolle, ob der Arbeitnehmer beschränkt oder unbeschränkt einkommensteuerpflichtig ist. Der Begriff "Lohnkonto" ist irreführend: Darunter ist nicht das buchhalterische Konto "Löhne" zu verstehen, sondern mit diesem Begriff werden vielmehr insge...mehr

In § 17 Abs. 1 MiLoG sind erweiterte Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten geregelt. Diese gelten neben den bereits bisher tarifvertraglichen bzw. arbeitsrechtlichen Aufzeichnungsvorschriften des Arbeitgebers auch für die Sozialversicherung, soweit die zutreffende Ermittlung des Arbeitsentgelts nachgewiesen werden muss.mehr

In einigen Fällen wurden Ausnahmeregelungen bezüglich der Aufzeichnungspflichten geschaffen. Diese werden in der Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung und in der Mindestlohnaufzeichnungsverordnung näher beschrieben.mehr

Die genannten Entgeltunterlagen werden überwiegend elektronisch geführt. Bei den die Entgeltabrechnung begleitenden oder erläuternden nachfolgend aufgeführten Unterlagen besteht seit dem 1.1.2022 die Verpflichtung, diese elektronisch zu führen. Dies bedeutet, dass nicht erst der Arbeitgeber in der Pflicht ist, diese Unterlagen elektronisch aufzubewahren. Bereits derjenige, d...mehr

Der Arbeitgeber hat zur Prüfung der Vollständigkeit der Entgeltabrechnung für jeden Abrechnungszeitraum ein Verzeichnis aller Beschäftigten in der Sortierfolge der Entgeltunterlagen mit den folgenden Angaben und nach Einzugsstellen (= Krankenkassen) getrennt elektronisch zu erfassen und lesbar zur Verfügung zu stellen; für die Beitragsgrundlage der Unfallversicherung erfolgt...mehr

Für die steuerliche Anerkennung einer doppelten Haushaltsführung müssen die folgenden 3 Kriterien erfüllt sein: Unterhalten eines eigenen Hausstands, zusätzliche Wohnung am auswärtigen Beschäftigungsort, berufliche Veranlassung der doppelten Haushaltsführung. Die steuerliche Anerkennung einer beruflichen doppelten Haushaltsführung ist davon abhängig, dass der Ort des eigenen Hau...mehr

Die Nachweispflicht für die Einkommensteuer gilt nicht für das Lohnsteuerverfahren. Der Arbeitgeber kann für Inlands- und Auslandsreisen weiterhin zwischen dem Kostennachweis und den Übernachtungspauschalen wählen. Übernachtungskosten im Inland darf der Arbeitgeber mit einem Pauschbetrag von 20 EUR [1] pro Übernachtung steuerfrei ersetzen, wenn die tatsächliche Übernachtung f...mehr

Überblick Bei Einstellung eines Mitarbeiters hat der Arbeitgeber zahlreiche lohnsteuerrechtliche Pflichten zu erfüllen. Anders verhält es sich dagegen bei selbstständigen Mitarbeitern, die als Honorarkräfte eingesetzt werden. Soweit die Arbeitnehmereigenschaft bejaht wird, muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer bei der Finanzverwaltung anmelden, dort die elektronischen Lohnst...mehr

Für Personenhandelsgesellschaften (und Partnerschaftsgesellschaften) ist das Gesetz zur Modernisierung des Körperschaftsteuerrechts (KöMoG) v. 25.6.2021 zu beachten. Mit § 1a KStG wird Personenhandelsgesellschaften (Kommanditgesellschaften, offene Handelsgesellschaften sowie vergleichbare ausländische Gesellschaften) und Partnerschaftsgesellschaften und ihren Gesellschaftern ...mehr

Rz. 15 Das FG Münster[1] hatte die Frage zu entscheiden, ob ein Steuerpflichtiger anlässlich einer Lohnsteuer-Außenprüfung verpflichtet ist, neben der Lohnbuchhaltung die gesamte Finanzbuchhaltung in Form eines Datenträgers für Zwecke des Datenzugriffs zur Verfügung zu stellen. Nach Ansicht des FG Münster gehören zu den steuerrelevanten Daten einer Lohnsteuer-Außenprüfung ni...mehr

Rz. 12 Den Außenprüfungsdiensten ist der Datenzugriff gem. § 147 Abs. 6 AO nur auf nach außensteuerlichen und steuerlichen Vorschriften aufzeichnungspflichtigen und i. S. v. § 147 Abs. 1 Nrn. 1-5 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen eröffnet. Das Recht auf Datenzugriff ist auf den Rahmen der jeweiligen Außenprüfung beschränkt. Der Datenzugriff erstreckt sich ohne Einschränk...mehr

Wesentlich höhere Beträge kann der Steuerberater seit 1.7.2020 aufgrund der StBVV für die Lohnbuchführung verlangen (§ 34 StBVV). Für die erstmalige Einrichtung von Lohnkonten und die Aufnahme der Stammdaten erhält der Steuerberater eine Gebühr von 5 EUR bis 18 EUR je Arbeitnehmer. Für die Führung von Lohnkonten und die Anfertigung der Lohnabrechnung erhält der Steuerberater...mehr

Die obersten Finanzbehörden der Länder geben eigene Erlasse bei regional auftretenden Naturkatastrophen heraus, die u. a. die steuerliche Behandlung von Unterstützungen an Arbeitnehmer festlegen. Regelmäßig wird bei Arbeitnehmern, die von einem Unwetter oder Hochwasser betroffen sind, davon ausgegangen, dass ein besonderer Notfall vorliegt, sodass Arbeitgeberleistungen auch ...mehr

Zusätzliche Arbeitgeberzuschüsse zu Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte mit öffentlichen Verkehrsmitteln dürfen nach dem Gesetzeswortlaut max. bis zur Höhe der tatsächlichen Kosten steuerfrei bleiben. Folglich können sich lohnsteuerliche Nachteile ergeben, wenn der Arbeitnehmer das Deutschlandticket erwirbt und vom Arbeitgeber einen höheren Zuschuss bekommt, als das Ticket k...mehr

Der Arbeitgeber muss im Lohnkonto die Zahlung des Sterbegeldes, die einbehaltenen Steuerabzugsbeträge usw. sowie die erforderlichen Angaben für die zutreffende Berechnung des Versorgungsfreibetrags und des Zuschlags zum Versorgungsfreibetrag[1] aufzeichnen und in der elektronisch zu übermittelnden Lohnsteuerbescheinigung angeben.[2]mehr

Für Lohnkonten gilt ein Aufbewahrungszeitraum von 6 Jahren.[1] Für die Fristberechnung ist dabei auf den Beginn des Kalenderjahres abzustellen, das auf die zuletzt eingetragene Entgeltzahlung folgt. Dasselbe gilt für die Sammelkonten, wenn der Arbeitgeber auf die Führung von Einzelkonten verzichtet, weil der Arbeitslohn pauschal versteuert wird. Die Lohnbuchhaltung für das J...mehr

Die Auslegung des Begriffs "Sachbezug" macht detaillierte Aufzeichnungen im Lohnkonto erforderlich. Für die Anwendung der Sachbezugsfreigrenze muss der Arbeitgeber jeden einzeln gewährten Sachbezug im Lohnkonto des Arbeitnehmers unter Angabe des Werts und des Zuflusszeitpunkts festhalten.[1]mehr

Damit das Finanzamt den Progressionsvorbehalt berücksichtigen kann, hat der Arbeitgeber zusätzliche Aufzeichnungs- und Bescheinigungspflichten zu erfüllen: Eintragung im Lohnkonto: Arbeitgeber, die (konjunkturelles) Kurzarbeitergeld (einschließlich Saison-Kurzarbeitergeld), Aufstockungsbeträge, Verdienstausfallentschädigung nach dem IfSG oder Zuschüsse zum Mutterschaftsgeld a...mehr

Bei arbeitnehmereigenen Telefonanschlüssen kann – anders als bei betrieblichen Telekommunikationsgeräten – durch die Privatnutzung des Arbeitnehmers kein geldwerter Vorteil entstehen. In bestimmtem Umfang kann der Arbeitgeber für die vom häuslichen Telefon des Arbeitnehmers geführten beruflich veranlassten Gespräche steuerfreien Auslagenersatz gewähren.[1] Hierunter fallen ne...mehr

Entgeltunterlagen sind seit dem 1.1.2022 grundsätzlich in elektronischer Form zu führen. Die Spitzenorganisationen haben bundeseinheitlich die Rahmenbedingungen für die Art und den Umfang der Speicherung bestimmt.[1] Arbeitgeber können sich auf ihren Antrag hin von der Führung elektronischer Entgeltunterlagen bis zum 31.12.2026 befreien lassen.mehr

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Die Energiepreispauschale I musste im Lohnkonto aufgezeichnet werden[1], sodass sie bei einer künftigen Lohnsteuer-Außenprüfung als solche zu erkennen ist und die Rechtsgrundlage für die Zahlung bei Bedarf geprüft werden kann. Darüber hinaus ist die ausgezahlte Energiepreispauschale I in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung [2] mit dem Großbuchstaben E auszuweisen.[3] Ha...mehr

Beschäftigte müssen dem Arbeitgeber alle zur Durchführung des Meldeverfahrens und der Beitragszahlung erforderlichen Angaben machen. Sie haben ihrem Arbeitgeber zusätzlich anzugeben, ob sie neben dem Arbeitsentgelt aus der Beschäftigung weitere beitragspflichtige Einnahmen erhalten. Die Art und die Höhe der Einnahmen muss nicht angegeben werden. Beschäftigte haben ggf. auch U...mehr

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Die Anzeige über den unzutreffenden Lohnsteuereinbehalt muss schriftlich erfolgen und folgende Angaben enthalten[1]: den Namen und die Anschrift des Arbeitnehmers, die abgerufenen ELStAM oder die auf der Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug eingetragenen Besteuerungs- bzw. Lohnsteuerabzugsmerkmale (Geburtsdatum, Steuerklasse, Zahl der Kinderfreibeträge, Kirchensteuermerkmal un...mehr

Soweit als Ersatz für die elektronische Lohnsteuerkarte ein Papierverfahren[1] vorgesehen ist (z. B. für Arbeitnehmer mit falschem ELStAM-Datensatz oder übergangsweise noch für Steuerpflichtige mit Auslandsbezug), gelten die hierfür verfassten Regelungen.[2] Aufbewahrungsfrist nur bis zum Ende des Kalenderjahres bzw. bis zum Austritt Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Beson...mehr

Bei einem dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber leihweise überlassenen Computer mit Internetanschluss ist nicht nur die berufliche, sondern auch die private Nutzung steuerfrei.[1] Die Steuerbefreiung wurde auf Datenverarbeitungsgeräte ausgedehnt.[2] Hierdurch ist die private Nutzung dienstlicher Geräte (z. B. Laptop, Smartphone, Tablet) steuerfrei. Wendet der Arbeitgeber dem Arbei...mehr

Die Energiepreispauschale I von 300 EUR konnte nur für das erste Dienstverhältnis ausgezahlt werden. Folglich konnte die Energiepreispauschale I nicht für jedes weitere Dienstverhältnis ausgezahlt werden. Der Arbeitnehmer musste insoweit in eine der Steuerklassen I bis V eingereiht sein. Energiepreispauschale I für Minijobber Auch eine geringfügig entlohnte Beschäftigung (Mini...mehr

Die Energiepreispauschale II war im Lohnkonto aufzuzeichnen[1], sodass sie bei einer künftigen Lohnsteuer-Außenprüfung als solche zu erkennen war und die Rechtsgrundlage für die Zahlung bei Bedarf geprüft werden konnte. Darüber hinaus war die ausgezahlte Energiepreispauschale II in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung auszuweisen. Eine gesonderte Bescheinigung der ausg...mehr

Begriff Unternehmen unterliegen in verschiedensten Bereichen Aufzeichnungspflichten. Wer sie verletzt, macht sich u. U. strafbar oder muss im Besteuerungsverfahren mit (überhöhten) Schätzungen oder Bußgeldern rechnen. Steuerpflichtige verletzen ihre Aufbewahrungspflichten insbesondere, wenn sie Buchführungs- und andere Aufzeichnungsunterlagen vor Ablauf der Aufbewahrungsfris...mehr

Bei Abgabe eines Warengutscheins, der bei einem Dritten einzulösen ist, fließt der Arbeitslohn dem Arbeitnehmer mit der Gutscheinhingabe zu, weil der Arbeitnehmer ab diesem Zeitpunkt einen nicht entziehbaren Rechtsanspruch gegenüber dem Dritten erwirbt.[1] Die Bewertung des Gutscheins ist ebenfalls nach den Verhältnissen zu diesem Zeitpunkt vorzunehmen. Wie sich die Wertverhä...mehr

Schüler, die in den Ferien arbeiten, stehen als Aushilfskräfte in einem Arbeitsverhältnis. Anders verhält es sich, wenn Schüler in Firmen für 1–2 Wochen eine sog. Schnupperlehre machen, etwa im Rahmen des Projektes "Berufsorientierung am Gymnasium". Regelmäßig wird für berufsorientierende Praktika ohnehin kein Entgelt bezahlt. Aber auch dann, wenn der Schüler eine geringe Ve...mehr

Die ganz oder teilweise steuerfreie Überlassung einer BahnCard ist im Lohnkonto aufzuzeichnen[1] und in der Lohnsteuerbescheinigung auszuweisen.[2] Im Falle eines Zuschusses sollte sich der Arbeitgeber die zweckentsprechende Verwendung nachweisen lassen und diesen Nachweis als Beleg zum Lohnkonto nehmen. Sofern die steuerfreie Überlassung aufgrund einer Prognoseberechnung er...mehr

Für den Lohnsteuerabzug sind die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) maßgebend. Im elektronischen Lohnsteuerverfahren meldet der Arbeitgeber seinen neuen Mitarbeiter mit den erforderlichen Angaben bei der ELStAM-Datenbank an, die ihm die maßgebende Steuerklasse und die übrigen Steuerabzugsmerkmale zum elektronischen Abruf zur Verfügung stellt. Der Arbeitgeber erh...mehr